Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Kluczborku

z dnia 24 września 2013 r.

w sprawie wprowadzenia:

1. Instrukcji w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu

2.Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu

Na podstawie art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz.330 z późn. zm.) oraz § 13 ust.2 pkt.2.lit.a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku uchwalonego uchwałą Nr XXVIII/163/2008 z dnia 19 grudnia 2008 r. Rady Powiatu w Kluczborku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku z poźn. zm. zarządzam, co następuje:

§1. Wprowadzić „Instrukcję w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego Starostwa Powiatowego w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu” stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2. Wprowadzić „Instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu” stanowiącą załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

§3. Traci moc Zarządzenie Nr 18/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 11 marca 2011 r.
w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Kluczborku: 1. Instrukcji w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego, 2. Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych.

§4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 37/2013

Starosty Kluczborskiego

z dnia 24 września 2013 r.

INSTRUKCJA

w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego Starostwa Powiatowego w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego
nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu

Instrukcja ustala jednolite zasady dotyczące sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu i sporządzona jest w oparciu o:

- przepisy Rozdziału 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013r.

poz.330 z późn. zm.);

- przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012r. poz.361 z późn. zm.);

- przepisy ustawy z 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. Nr 74 z 2011r. poz.397 z poźn. zm.);

- przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. (Dz.U. z 2013r. poz.885 z późn. zm.);

- przepisy Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974r. (Dz.U. Nr 21 z 1998r. poz.94 z późn. zm.);

- przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie Klasyfikacji

Środków Trwałych (Dz.U. Nr 242, poz.1622).

I. Definicje

§1. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) jednostce – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Kluczborku;

2) majątku – należy przez to rozumieć stanowiące własność Starostwa Powiatowego
w Kluczborku i Powiatu Kluczborskiego rzeczowe składniki majątku:

a) środki trwałe,

b) wartości niematerialne i prawne,

c) wyposażenie

3) dysponencie składników majątku – należy przez to rozumieć Starostę Kluczborskiego, a w odniesieniu do majątku Powiatu - Zarząd Powiatu

4) głównych użytkownikach – należy przez to rozumieć bezpośrednich przełożonych pracowników, którym powierzono do użytkowania składniki majątku.

5) bezpośrednich użytkownikach – należy przez to rozumieć poszczególne osoby, którym powierzono do użytkowania składniki majątku.

6) czasowych użytkownikach – należy przez to rozumieć osoby, którym powierzone zostaną składniki majątku na czas przejściowy.

7) pracownikach – należy przez to rozumieć pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku na podstawie umów o pracę, umów zlecenia, umów
o wolontariacie oraz stażystów.

8) księdze inwentarzowej ewidencji ilościowej – należy przez to rozumieć księgę, która powinna zawierać: numer inwentarzowy środka trwałego, nazwę i charakterystykę przedmiotu, datę nabycia, miejsce użytkowania, datę likwidacji przedmiotu.

9) księdze inwentarzowej ewidencji ilościowo-wartościowej – należy przez to rozumieć księgę inwentarzową ewidencji ilościowo-wartościowej, która powinna zawierać: numer inwentarzowy środka trwałego, nazwę, jego wartość początkową oraz jej zmiany.

10) oświadczeniu – należy przez to rozumieć oświadczenie osoby przyjmującej do użytkowania poszczególne składniki majątku.

II Postanowienia ogólne

§2. Środki trwałe o wartości początkowej wyższej od kwoty 3 500zł podlegają amortyzacji w czasie.

§3.Wartości niematerialne i prawne są to nabyte prawa majątkowe
o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż jeden rok nadające się do gospodarczego wykorzystania. Zalicza się do nich w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do programów komputerowych, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów i własności intelektualnej.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od kwoty 3 500zł amortyzowane są w czasie, zaś o niskiej wartości jednostkowej nie przekraczającej 3 500zł ujmowane są jednorazowo w koszty amortyzacji w miesiącu oddania ich do użytkowania.

§4. Środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości – są to wszelkiego rodzaju meble, sprzęt komputerowy, fax-y, sprzęt biurowy i inne tego typu składniki wyposażenia, których cena zakupu jest niższa niż 3 500zł ale okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok. Dla tych składników majątku prowadzi się ewidencję ilościową
w formie elektronicznej oraz tzw. listy inwentarzowe w formie papierowej, które winny być potwierdzone przez pracowników użytkujących to wyposażenie. Ponadto prowadzi się dla nich ewidencję ilościowo-wartościową w formie elektronicznej.

§5. Wyposażenie - to niskocenne składniki majątku o okresie użyteczności dłuższym niż jeden rok, których jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia jest niższy lub równy 500zł. Podlegają one spisaniu w koszty w pełnej wartości, w momencie wydania ich do użytkowania. Prowadzi się dla nich ewidencję ilościową w formie dokumentu elektronicznego oraz tzw. listy inwentarzowe w formie papierowej, które winny być potwierdzone przez pracowników, którym powierzono to wyposażenie do użytkowania.

§6. Ulepszenie środka trwałego – to poniesienie kosztów zwiększających wartość początkową składnika majątku, polegających na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i powodujących, że wartość użytkowa tego środka trwałego – po zakończeniu ulepszenia – przewyższa posiadaną przy przyjęciu do użytkowania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

§7. Zbędnymi składnikami majątku – są składniki majątku, które nie są i nie będą mogły być wykorzystywane do realizacji zadań związanych z działalnością jednostki lub nie nadają się do dalszego użytku ze względu na zły stan techniczny a ich naprawa byłaby nieopłacalna, lub nie nadają się do współpracy ze sprzętem używanym
w jednostce a ich przystosowanie byłoby technicznie i ekonomicznie nieuzasadnione.

§8. Zużyte składniki majątku – to składniki majątku trwałego posiadające wady lub uszkodzenia nie pozwalające na ich dalszą bezpieczną eksploatację, zagrażają bezpieczeństwu użytkowników najbliższego otoczenia bądź też całkowicie utraciły swoją wartość użytkową.

§9. Składniki majątku znacznej wartości – to składniki majątku, których wartość rynkowa przekracza kwotę 3 500zł w dniu jej określenia.

III Ewidencja majątku

§10. Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialno-prawnych, tzw. księga inwentarzowa ewidencji ilościowej, prowadzona jest w Wydziale Organizacyjnym
w systemie elektronicznym dla składników użytkowanych w Starostwie Powiatowym.
Dla składników majątkowych Powiatu Kluczborskiego księga inwentarzowa prowadzona jest w Biurze Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu. Natomiast ewidencja ilościowo-wartościowa i tabele amortyzacyjne są prowadzone przez Wydział Finansowy w systemie elektronicznym zgodnie z Polityką Rachunkowości oraz obowiązującą klasyfikacją środków trwałych.

§11. Ewidencja ilościowa środków trwałych, składników majątku o niskiej wartości nie zaliczonych do środków trwałych prowadzona jest w formie elektronicznej w Wydziale Organizacyjnym. Ewidencja zawiera: numer inwentarzowy, nazwę przedmiotu, datę nabycia, miejsce użytkowania.

§12. Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych, składników majątku
o niskiej wartości nie zaliczonych do środków trwałych prowadzona jest w formie elektronicznej w Wydziale Finansowym. Ewidencja zawiera: numer inwentarzowy, nazwę przedmiotu, wartość.

§ 13. 1. Ujęcie w ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w Wydziale finansowym środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych o niskiej wartości i wyposażenia mienia Starostwa Powiatowego odbywa się na podstawie następujących dokumentów dostarczonych przez pracownika Wydziału Organizacyjnego:

   1) zakup (faktura wraz z załącznikami)

   2) protokołów nieodpłatnego przekazania

   3) umowy darowizny

   4) innych równoznacznych dokumentów (np. protokołu odbioru robót inwestycyjnych, protokołu przyjęcia składnika majątku

2. Dowodem przyjęcia/zwiększenia wartości środka trwałego jest:

   1) dowód przyjęcia środka trwałego do użytkowania OT,

   2) dowód zwiększenia.

3. Po dokonaniu zakupu środka trwałego i wpłynięciu faktury do Starostwa, pracownik Wydziału Organizacyjnego opisuje fakturę pod względem merytorycznym
a następnie w porozumieniu z pracownikiem Wydziału Finansowego uzgadnia i nadaje numer inwentarzowy i opisaną fakturę przekazuje do Wydziału Finansowego (za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej).

4. Jeżeli wartość środka trwałego jest wyższa niż 3 500zł. a jego okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok prowadzi się dla niego zarówno ewidencje ilościową (Wydział Organizacyjny) jak też ilościowo-wartościową (Wydział Finansowy).

5. Jeżeli wartość środka trwałego jest niższa niż 3 500zł. i jego okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok (środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości) prowadzi się dla niego zarówno ewidencję ilościową (Wydział Organizacyjny) jak też ilościowo-wartościową (Wydział Finansowy).

6. Natomiast jeżeli wartość środka trwałego jest niższa niż 500zł. ale jego okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok (wyposażenie) prowadzi się dla niego ewidencję ilościową w Wydziale Organizacyjnym.

7. Po dokonaniu w/w czynności pracownik Wydziału Organizacyjnego nanosi numer ewidencyjny na zakupiony środek trwały, drukuje zaktualizowaną listę inwentarzową
w dwóch egzemplarzach a następnie przekazuje pracownikom danego pomieszczenia do podpisu z czego jeden egzemplarz pozostaje w danym pomieszczeniu a drugi w Wydziale Organizacyjnym.

8. Środek trwały przekazywany między pomieszczeniami przekazuje się na podstawie protokołu przekazania inwentarza środka trwałego, który musi być podpisany przez obie strony (przekazującą i przyjmującą). W w/w sposób przekazuje się  również środki trwałe, które z powodu zużycia lub uszkodzenia nie nadają się do dalszej eksploatacji.

9. Analogicznie postępuje się ze środkami trwałymi przekazywanymi na podstawie:

   -   protokołów nieodpłatnego przekazania

   -   umowy darowizny

   -   innych równoznacznych dokumentów (np. protokołu odbioru robót inwestycyjnych, protokołu przyjęcia składnika majątku).

10. W przypadku otrzymania (zakupu) składnika majątkowego Powiatu Kluczborskiego pracownik Biura Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu wprowadza go do ewidencji inwentarzowej nadając jednocześnie numer inwentarzowy na nabytym składniku majątkowym nanosząc go jednocześnie na dokumencie potwierdzającym nabycie, który następnie przekazuje do Wydziału Finansowego celem zaewidencjonowania w ewidencji ilościowo-wartościowej. 

IV Postanowienia końcowe

§ 14.1. Do przestrzegania postanowień instrukcji zobowiązani są wszyscy pracownicy.

2. Obowiązkiem kierowników komórek organizacyjnych jest zapoznanie podległych pracowników z postanowieniami niniejszej instrukcji.

3. Środki trwałe i wyposażenie znajdujące się w każdym pomieszczeniu urzędu powinny być na bieżąco monitorowane przez głównego użytkownika. Wszelkie zmiany w zakresie przemieszczania środków trwałych lub wyposażenia objętego ewidencją ilościową
i ilościowo-wartościową, mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie pisemnego protokołu i wymagają zgody głównego użytkownika.

4. Pracownik Wydziału Organizacyjnego na bieżąco dokonuje aktualizacji wersji elektronicznej ewidencji ilościowej, sporządza wydruk listy inwentarza i przekazuje go do podpisu bezpośredniemu użytkownikowi. Lista inwentarza pozostaje na stanowisku pracy.

5. Pracownik Wydziału Organizacyjnego przekazuje nowozatrudnionemu pracownikowi do podpisu druk oświadczenia wraz z listą inwentarza obejmowanego stanowiska pracy, gdzie: lista inwentarza pozostaje na stanowisku pracy a oświadczenie znajduje się
w Wydziale Organizacyjnym. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszej instrukcji.

6. Każdy pracownik ma obowiązek dbać o majątek Starostwa Powiatowego
a w szczególności o przydzielone mu do użytkowania środki trwałe i wyposażenie.

7. Wszelkie usterki, uszkodzenia oraz niedobory w przydzielonym sprzęcie pracownik powinien niezwłocznie zgłosić swojemu bezpośredniemu przełożonemu.

8. Nieprzestrzeganie ustalonych zasad gospodarowania składnikami majątku ruchomego w Starostwie Powiatowym, może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych.

9. Wykorzystywanie składników majątku Starostwa Powiatowego do celów prywatnych jest niedozwolone.

10. Użytkowanie składników majątku w celach służbowych poza terenem siedziby Starostwa Powiatowego wymaga pisemnej zgody dysponenta składników majątku.

Załącznik

do Instrukcji w sprawie sposobu

i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego

Starostwa Powiatowego w Kluczborku

OŚWIADCZENIE

O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ

Ja niżej podpisany(a)…………………………………………………………………………..............................,

zatrudniony(a) w Starostwie Powiatowym w Kluczborku,

w charakterze ..................................................................................................... na podstawie umowy o pracę od dnia …………………………………., oświadczam,
co następuje:

Przyjmuję odpowiedzialność materialną za mienie znajdujące się w pomieszczeniu
nr ……………........... należącym do Wydziału …………………………………………………………………………, Starostwa Powiatowego w Kluczborku. Wykaz przyjętego mienia określa lista inwentarzowa znajdująca się w w/w pomieszczeniu.  Od odpowiedzialności tej będę zwolniony(a) jedynie w takim zakresie, w jakim szkoda w Mieniu powstała z przyczyn ode mnie niezależnych.

   ……………………………………………                                      …………………………………………..

           (miejscowość i data)                                                                     (podpis pracownika)

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 37/2013

Starosty Kluczborskiego

z dnia 24 września 2013 r.

INSTRUKCJA

w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych
w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz mienia Powiatu Kluczborskiego nie zaewidencjonowanego w innych jednostkach organizacyjnych Powiatu

            Na podstawie art.4 ust.3 pkt. 3 Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994r (Dz.U. z 2013r.poz.330 z późn. zm.) wprowadza się obowiązek okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów tj. składników majątkowych.

Niniejsza Instrukcja określa sposób przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

Użyte w instrukcji zwroty oznaczają:

Jednostka - to Starostwo Powiatowe w Kluczborku

Instrukcja – to Instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych obowiązująca w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§1. Cel inwentaryzacji

1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie:

a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych;

b) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie;

c) dokonanie oceny gospodarczej, przydatności składników majątku;

d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątkowymi jednostki.

2. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym
w Kluczborku odpowiedzialny jest Starosta Kluczborski.

§2. Przedmiot i metody inwentaryzacji

1. Przedmiotem inwentaryzacji są aktywa pieniężne, rzeczowe składniki aktywów obrotowych oraz środki trwałe znajdujące się w Jednostce.

2. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze:

a) spisu z natury,

b) uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzania sald na dzień inwentaryzacji,

c) weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami.

3. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów:

a) środków trwałych, pozostałych środków trwałych,

b) materiałów.

4. W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzania sald ustala się stan następujących aktywów i pasywów:

a) środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek,

b) pozostałych rozrachunków z odbiorcami i dostawcami.

5. Inwentaryzacją w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się:

a) grunty,

b) wartości niematerialne i prawne,

c) rozrachunki z ZUS-em, Urzędem Skarbowym,

d) inne składniki, jeżeli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

§3. Rodzaje i terminy inwentaryzacji

1. Ustala się następujące rodzaje inwentaryzacji:

1) pełna inwentaryzacja okresowa – polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów,

2) wyrywkowa inwentaryzacja okresowa – polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego części składników aktywów i pasywów objętych spisem.

2. Oprócz sytuacji wymienionych w pkt. 1, inwentaryzację składników majątkowych przeprowadza się w następujących przypadkach:

1) w przypadku zmiany organizacyjnej,

2) na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątkowych (np. pożar, włamanie).

3. Inwentaryzację, o której mowa w niniejszej Instrukcji, sporządza się w następujących terminach:

1) na ostatni dzień roku obrotowego:

   a) środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych w drodze uzgodnienia sald
z kontrahentami wg stanu na 30 listopada każdego roku kalendarzowego

   b) zobowiązania z tytułu dostaw i usług

   c) zobowiązania publicznoprawne

   d) należności z tytułu dostaw i usług

   e) należności publicznoprawne

   f) materiały w drodze spisu z natury.

   g) składniki majątkowe

2) w ostatnim kwartale roku obrotowego co 4 lata

   a) środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym

   b) wartości niematerialne i prawne.

§4. Zadania poszczególnych osób w przygotowaniu i przeprowadzeniu inwentaryzacji

1. Kierownik Jednostki – zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, ponosi pełną odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury.

Do jego zadań należy przede wszystkim podejmowanie ostatecznych decyzji w sprawach związanych z inwentaryzacją:

1) zarządza o przeprowadzeniu i terminach inwentaryzacji,

2) powołuje Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej,

3) powołuje członków Komisji Inwentaryzacyjnej,

4) w razie potrzeby powołuje zespoły spisowe,

5) podejmuje decyzje o zatwierdzeniu wyników i rozliczeniu inwentaryzacji lub też o jego unieważnieniu, w tym także protokołu Komisji Inwentaryzacyjnej.

2. Główny księgowy – jest przede wszystkim odpowiedzialny za rozliczenie inwentaryzacji i wprowadzenie wyników do ksiąg rachunkowych Jednostki.

Do jego zadań należy m.in.:

1) zaproponowanie Kierownikowi Jednostki kandydata na Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej,

2) uzgodnienie stanów ilościowych wykazanych w księgowości oraz w polach spisowych, a także wartości składników,

3) porównanie stanów wynikających z inwentaryzacji ze stanami wynikającymi
z ewidencji księgowej,

4) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych jednostki zgodnie
z zatwierdzonym przez Kierownika Jednostki protokołem.

3. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej – ponosi odpowiedzialność przed Kierownikiem Jednostki za przeprowadzenie inwentaryzacji oraz wyjaśnienie wyników.

Do jego szczegółowych zadań należą:

1) organizacja spisu z natury,

2) przedstawienie Kierownikowi Jednostki propozycji składów zespołów spisowych,

3) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej,

4) zapoznanie osób biorących udział w spisie z Instrukcją ,

5) kontrola poprawności sporządzonych dokumentów inwentaryzacyjnych,

6)przygotowanie sprawozdania na temat przebiegu i rozliczenia prac inwentaryzacyjnych.

4. Komisja Inwentaryzacyjna – jest odpowiedzialna za prace przydzielone przez Przewodniczącego.

5. Zespoły spisowe – odpowiedzialne są za faktyczne przeprowadzenie spisu z natury.

6. Osoby materialnie odpowiedzialne i użytkownicy inwentaryzowanych składników – są odpowiedzialni za powierzone składniki majątkowe, a także za należyte przygotowanie pól spisowych ( pomieszczeń) do spisu.

Do ich szczegółowych obowiązków należy:

1) uczestniczenie w spisie,

2) udzielenie niezbędnych informacji zespołom spisowym,

3) złożenie wyjaśnienia dotyczącego stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych, a także zaproponowanie sposobu ich rozliczenia.

§5. Przygotowanie osób i dokumentacji do inwentaryzacji

1. Przeprowadzenie szkolenia przez Głównego Księgowego i Przewodniczącego Komisji dla osób biorących udział w spisie, zapoznanie ich z Instrukcją oraz sposobem przeprowadzenia inwentaryzacji.

2. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przygotowuje dla każdego zespołu spisowego arkusze spisu z natury, które są oznaczone pieczęcią firmową i kolejno numerowane. Zawierają one oznaczenie pola spisowego, rodzaj spisu (roczny, zdawczo-odbiorczy), imiona i nazwiska osób biorących udział w spisie a także termin spisu. Ilość wydanych i zużytych arkuszy odnotowane jest w księdze druków ścisłego zarachowania.

§6. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury

1. Spis z natury rzeczowych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury. Tą rzeczywistą ilość poprzez przeliczenie ustala zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub osoby przez nią upoważnionej.

2. Wpisane – bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składniki majtku-do arkuszy spisowych, stany inwentarzowych składników majątku, powinny odzwierciedlać stan faktyczny i być potwierdzone podpisami na arkuszach spisowych przez osoby uczestniczące w inwentaryzacji (zespól spisowy oraz osoba odpowiedzialna materialnie lub osoba przez nią upoważniona). Sporządzony w ten sposób spis z natury stanowi podstawę porównania wynikającego z niego stanu składników majątku objętych inwentaryzacją, z ich stanem wynikającym z ksiąg inwentarzowych.

3. Należy pamiętać, że na arkuszach spisu nie można pozostawiać nie wypełnionych wierszy a ewentualne poprawki mogą być dokonywane wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w ustawie o rachunkowości tzn. przez skreślenie błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania.

4. Na odrębnych arkuszach spisowych można wyodrębnić składniki majątku zepsute, uszkodzone, niepełnowartościowe. Każda strona spisu z natury powinna być akceptowana podpisami członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

5. Oryginały arkuszy spisowych pozostają w Jednostce.

§7. Procedury końcowe inwentaryzacji

1. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu
z natury oraz informację o wszelkich stwierdzonych w czasie spisu nieprawidłowościach
w gospodarce składnikami majątku.

2. Wszelkie arkusze spisowe Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej składa pracownikowi księgowości celem wyceny rzeczowych składników majątkowych.

3. Po dokonaniu wyceny składników majątku Główny Księgowy ustala ewentualne różnice inwentaryzacyjne poprzez porównanie stanu faktycznego podanego na arkuszach spisów z natury ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo-wartościowej. O powstałych różnicach Główny Księgowy powiadamia Komisję Inwentaryzacyjną a ta osobę materialnie odpowiedzialną.

4. Protokół końcowy po zakończeniu inwentaryzacji sporządzany jest przez pracownika księgowości.

5. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wskazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na którego przypadał termin inwentaryzacji
(art. 21 ust.2 ustawy o rachunkowości).

6. W przypadku wystąpienia składników majątkowych nie posiadających wartości użytkowej, które zostały wyodrębnione na oddzielnych arkuszach (zgodnie z § 6 pkt. 4), Kierownik Jednostki powołuje Komisję, która sporządza – po dokonaniu oceny przydatności – protokół zniszczenia/zużycia. Zatwierdzony protokół stanowi podstawę do zmian wartości majątku w księgach inwentarzowych i rachunkowych.

§8. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji

1. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji dotyczy niepotwierdzonych sald przez kontrahentów oraz składników majątkowych, której dokonuje się na ostatni dzień roku kalendarzowego.

2. Weryfikacja nie potwierdzonych sald polega na porównani ewidencji księgowej
z dokumentami źródłowymi, na potwierdzenie czego sporządzane jest zestawienie sald, które zatwierdza kierownik jednostki.

3. Weryfikacja składników majątkowych polega na porównaniu ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w Wydziale Finansowym z ewidencją ilościową, dla  składników majątkowych Starostwa Powiatowego prowadzoną w Wydziale Organizacyjnym, natomiast dla składników majątku Powiatu prowadzoną
w Biurze Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu.  Na tą okoliczność sporządza się protokół weryfikacji zatwierdzany przez kierownika jednostki.

§9. Inwentaryzacja  drogą potwierdzenia sald

Inwentaryzacja  drogą potwierdzenia sald polega na uzgodnieniu stanu należności poprzez przesłanie do kontrahentów potwierdzenia sald, których dokonuje się
w czwartym kwartale roku kalendarzowego.

§10. Postanowienia końcowe

1. Dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane przez okres 5 lat w siedzibie Jednostki w oryginalnej postaci i porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

2. Niniejsza Instrukcja ma zastosowanie dla inwentaryzacji przeprowadzanej począwszy od 2013 r.