Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Kluczborku

Uchwała Nr 108/286/2013

Zarządu Powiatu w Kluczborku

z dnia 12 września 2013r.

w sprawie przyjęcia zasad przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski.

Na podstawie art. 32, ust 2 pkt 2 Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. 2013.595 j.t. z póź.zm.) oraz art. 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U.  2013.885 j.t. z późn.zm.), a także na podstawie Uchwały

Nr XXXIII/262/2013 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 29 sierpnia 2013 roku w sprawie uchwalenia Rocznego programu współpracy powiatu kluczborskiego z organizacjami pozarządowymi na 2014 rok, Zarząd Powiatu w Kluczborku uchwala, co następuje:

§ 1. Przyjmuje się zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski.

§ 2. Treść ww. zasad zawiera załącznik do niniejszej uchwały.

§ 3. Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Powiatu w Kluczborku.

§ 4. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

                                                                                   Zarząd Powiatu:

1. Przewodniczący    ……………………………………………

(Piotr Pośpiech) 

2. Członek              ………………………………………….

                   (Mieczysław Czapliński)

3. Członek               .………………………………………….

                     (Maciej Tomaszczyk)

4. Członek              .………………………………………….

                                                                                                          (Artur Nowak)

Załącznik do Uchwały Nr 108/286/2013.

Zarządu Powiatu w  Kluczborku z dnia 12 września 2013r..

Zasady przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski

Składanie ofert

1. Podmiotami uprawnionymi do złożenia oferty są organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r.  o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.) prowadzące działalność statutową na rzecz obszarów, których dotyczy konkurs.
2. Warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty zgodnie z określonymi założeniami zawartymi w ogłoszeniu i zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25). Nie dopuszcza się nanoszenia zmian w formularzu oferty.
3. W przypadku ofert składanych przez oddziały terenowe organizacji pozarządowych wymagane jest dołączenie pełnomocnictwa/upoważnienia od jednostki centralnej.
4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę do każdego obszaru ogłoszonego  konkursu. W przypadku złożenia większej liczby ofert w danym obszarze, wszystkie zostaną odrzucone z przyczyn formalnych.
5. Oferty wraz z dokumentami nie będą zwracane podmiotowi.
6. Oferty wraz z załącznikami należy złożyć w wyznaczonym terminie  w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Kluczborku, ul. Katowicka 1, 46-200 Kluczbork. W przypadku przesłania oferty pocztą, o zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Starostwa Powiatowego w Kluczborku.
7. Złożenie oferty nie jest jednoznaczne z przyznaniem dotacji.
8. Podmioty składające ofertę do konkursu zobowiązane są do przedstawienia wkładu finansowego własnego w wysokości co najmniej 10% wartości całego projektu.
9. Do oferty trzeba dołączyć aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji. Załącznik jeśli nie jest oryginałem to dla swojej ważności musi być opatrzony datą, pieczęcią za zgodność z oryginałem, pieczęcią oferenta oraz podpisem uprawnionej statutowo bądź upoważnionej w tym celu osoby (w przypadku braku pieczęci imiennej wymagany jest czytelny podpis). Ponadto w przypadku wskazania w ofercie partnera należy dołączyć kopię umowy partnerskiej zawartej z partnerem wymienionym w części III pkt 8 oferty zgodnie z Załącznikiem nr 4.
10. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zamieszcza się: na stronie internetowej powiatu kluczborskiego - www.powiatkluczborski.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku.
11. Po upływie terminu składania ofert na stronie internetowej powiatu kluczborskiego - www.powiatkluczborski.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku zostanie umieszczony wykaz wszystkich złożonych ofert wraz z informacją o brakach formalnych  i ostatecznym terminem ich uzupełnienia. Nie uzupełnienie ich w terminie powoduje pozostawienie ofert bez rozpatrzenia.
12. Oferty złożone po terminie pozostają bez rozpatrzenia.
13. O wszelkich zaistniałych zmianach dotyczących realizacji zadania publicznego (np. w statucie/rejestrze, zmianach terminów działań, zmianach w kosztorysie itp.)  oferent składający wniosek zobowiązany jest począwszy od momentu złożenia oferty, poprzez cały okres rozpatrywania, realizacji i rozliczenia zadania informować pisemnie zleceniodawcę.
14. Do wydatków nie kwalifikowanych zalicza się:

     - koszty utrzymania biura podmiotów;

- koszty utrzymania konta bankowego;

- koszty inwestycyjne;

- wszystkie koszty poniesione przed terminem podpisania umowy i po terminie realizacji zadania.

Instrukcja wypełniania oferty

-        Oferta/Oferta wspólna – dokonać właściwego wyboru.

-        Rodzaj zadania publicznego – należy wpisać wybrany rodzaj zadania zgodny z ogłoszeniem.

-        Tytuł zadania publicznego - należy wpisać tytuł zadania rozumiany jako tytuł projektu.

-        W okresie - należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, przy czym termin rozpoczęcia zadania powinien nastąpić nie wcześniej niż od 15 marca i nie później niż do 15 grudnia danego roku, którego dotyczy ogłoszony konkurs.

-        W formie – należy wybrać zgodnie z ogłoszeniem „wspieranie realizacji zadania publicznego”.

-        Organ administracji publicznej – należy wpisać Zarząd Powiatu w Kluczborku.

I. Dane oferenta:

§  1) Nazwa - należy wpisać pełną nazwę oferenta;

§  2) Forma prawna - należy zaznaczyć formę prawną w ramach której działa podmiot składający wniosek. W przypadku, gdy forma prawna jest inna, niż wymienione w polu wyboru, należy wybrać opcję „Inna” i obok wpisać jego formę prawną;

§  3) Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji - jeśli podmiot został zarejestrowany w KRS należy wpisać numer Krajowego Rejestru Sądowego (z zerami). Jeśli podmiot został zarejestrowany w innym rejestrze należy wpisać nazwę rejestru i numer podmiotu w tym rejestrze;

§  4) Data wpisu, rejestracji lub utworzenia - należy wpisać w układzie rok-miesiąc-dzień;

§  5) Numer NIP i REGON - należy wpisać numer NIP i REGON oferenta;

§  6) Adres - należy podać dokładny adres siedziby oferenta – miejscowość, ulica i nr domu, nr lokalu, gmina, powiat, województwo, kod pocztowy, poczta. Pole „dzielnica lub inna jednostka pomocnicza” jest nie obowiązkowe. Należy zwrócić szczególną uwagę na poprawność danych. Adres podany w tych polach zostanie wpisany do umowy w przypadku dofinansowania zadania;

§  7) Dane teleadresowe - w poszczególnych punktach należy wpisać odpowiednie dane: obowiązkowo numer telefonu,  numer faksu, adres e-mailowy i stronę www. W przypadku braku faksu, e-maila, strony www należy wpisać „nie dotyczy”;

§  8) Numer rachunku bankowego i nazwa banku - należy wpisać 26 cyfr składających się na numer rachunku oraz nazwę banku;

§  9) Nazwiska i imiona osób upoważnionych do reprezentowania oferenta - należy wpisać nazwisko i imię osób, które zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym lub innym aktem wewnętrznym są upoważnione do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu Wnioskodawcy;

§  10) Nazwa, adres i telefon kontaktowy jednostki organizacyjnej bezpośrednio wykonującej zadanie publiczne, o którym mowa w ofercie - punkt ten należy wypełnić, jeżeli projekt wykonuje placówka lub jednostka organizacyjna. W innym przypadku należy napisać „nie dotyczy”;

§  11) Osoba upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty - należy wpisać imię i nazwisko oraz telefon kontaktowy (komórkowy) osoby, która jest upoważniona do składania wyjaśnień i uzupełnień dotyczących oferty;

§  12) Przedmiot działalności pożytku publicznego - w podpunktach należy opisać przedmiot nieodpłatnej i/lub odpłatnej działalności pożytku publicznego. Podział musi wynikać ze statutu. Opisanie działalności odpłatnej, jest istotne szczególnie w przypadku, gdy oferent deklaruje pobieranie opłat od adresatów zadania;

§  13) Przedmiot działalności gospodarczej - jeśli oferent nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców należy napisać „nie dotyczy”. Jeśli prowadzi działalność gospodarczą należy w podpunkcie a) wpisać numer wpisu do rejestru, a w podpunkcie b) opisać przedmiot działalności gospodarczej.

II. Informacja o sposobie reprezentacji oferentów wobec organu administracji publicznej wraz z przytoczeniem podstawy prawnej – w przypadku oferty indywidualnej, czyli składanej przez jednego oferenta, w tym polu należy wpisać „nie dotyczy”. Natomiast w przypadku oferty wspólnej należy rubrykę obowiązkowo uzupełnić, określając czy podstawą są zasady określone w statucie, pełnomocnictwie, prokurze czy też innej podstawie.

III. Szczegółowy zakres rzeczowy zadania publicznego proponowanego do realizacji:

§  1. Krótka charakterystyka zadania publicznego -  w tym miejscu powinno znaleźć się streszczenie projektu. Należy opisać co chcemy zrobić w tym zadaniu?, dla kogo? i po co?;

§  2. Opis potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn oraz skutków - należy tutaj opisać problemy i potrzeby, które odnoszą się do danego obszaru, na jakim realizowany będzie projekt, przedstawić diagnozę stanu wyjściowego, można odwoływać się do źródeł wiedzy oferenta o problemie (np. doświadczenia z innych projektów). Na tej podstawie oceniany będzie stopień w jakiej mierze problem, który chcemy rozwiązać został zidentyfikowany;

§  3. Opis grup adresatów zadania publicznego - należy dokonać identyfikacji grupy docelowej oraz wskazać jaką grupę chcemy objąć projektem. Należy również opisać sposób dotarcia do opisanej grupy i sposób rekrutacji oraz w jakim stopniu projekt jest przydatny z punktu widzenia adresatów zadania;

§  4. Uzasadnienie potrzeby – dotyczy tylko wniosków inwestycyjnych, w innym przypadku należy wpisać „nie dotyczy”;

§  5. Informacja, czy w ciągu ostatnich 5 lat oferent/oferenci otrzymał/otrzymali dotację – dotyczy tylko wniosków inwestycyjnych, w innym przypadku należy wpisać „nie dotyczy”;

§  6. Zakładane cele realizacji zadania publicznego oraz sposób ich realizacji – w tym miejscu należy wymienić cele, które są możliwe do osiągnięcia w wyniku realizacji projektu. Cele te powinny się przyczynić do rozwiązania problemów opisanych w części III pkt 2 oferty;

§  7. Miejsce realizacji zadania – w tym punkcie należy podać wszystkie miejsca realizacji zadania;

§   8. Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego – opis działań powinien znaleźć odzwierciedlenie w kosztorysie i harmonogramie. Należy uwzględnić etap przygotowawczy zadania, realizację zadania i etap końcowy zadania. Jeżeli zadanie realizowane jest z partnerem to należy podać nazwę partnera oraz zakres zadań partnera w projekcie zgodnie z umową. W przypadku oferty wspólnej, należy wskazać dokładny podział działań w ramach realizacji zadania publicznego między składającymi ofertę wspólną.

§  9. Harmonogram – w tym miejscu należy podać terminy rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych działań oraz liczbowe określenie skali działań planowanych przy realizacji zadania publicznego (tzn. miar adekwatnych dla danego zadania np. liczba świadczeń udzielonych tygodniowo, miesięcznie, liczba adresatów). Działania zawarte w harmonogramie muszą być zgodne  z kosztorysem;

§  10. Zakładane rezultaty realizacji zadania publicznego – w tym miejscu należy wymienić zakładane rezultaty twarde (ilościowe) oraz miękkie (jakościowe), które będą wynikały z opisanych w części III pkt 9 działań. Należy podać wartość docelową rezultatu np. liczbę osób, które podniosą swoje kwalifikacje, opis zmiany u adresatów zadania np. zmiana postaw, zmiana zachowań. Ponadto należy zaproponować monitorowanie rezultatów (np. poprzez ankietę, wywiad, listę obecności, testy wiedzy, liczbę wydanych certyfikatów). Należy również wyjaśnić w jaki sposób projekt wpływa na społeczność lokalną oraz w jakim stopniu przyczyni się do wzmocnienia potencjału oferenta.

IV Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego:

§  1. Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów – to wyspecyfikowany szczegółowo budżet projektu, w którym należy wypełnić wszystkie pola związane  z planowanym finansowaniem poszczególnych działań realizowanych w ramach projektu, w szczególności zakup usług, zakup rzeczy itp. Dane w kosztorysie należy wpisywać adekwatnie do opisanych kolumn. Oceniana będzie racjonalność  i spójność kosztów, czy są one niezbędne z perspektywy realizacji projektu, prawidłowość kwalifikacji kosztów oraz adekwatność i realność przyjętych  w kalkulacji stawek jednostkowych;

§  2. Przewidywane źródła finansowania zadania publicznego – należy rozpisać wysokość i procentowy udział dotacji, środków finansowych własnych i środków finansowych z innych źródeł oraz wkładu osobowego, jeżeli taki występuje;

§  3. Finansowe środki z innych źródeł publicznych - należy podać kwoty dotacji otrzymane lub o które organizacja wystąpiła z innych źródeł publicznych. Należy podać nazwy poszczególnych organów i kwoty uzyskanych środków;

§  Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie kosztorysu – należy wpisać informacje, które w opinii oferenta będą miały znaczenie przy ocenie oferty.

V. Inne wybrane informacje dotyczące zadania publicznego

§  1. Zasoby kadrowe przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania publicznego – należy podać informacje o kwalifikacjach  i doświadczeniu osób, które będą zaangażowane przy realizacji zadania publicznego, wraz z określeniem zadań jakie będą realizowały te osoby w ramach projektu. Opisać należy także zaangażowanie i kwalifikacje wolontariuszy - jeżeli występują we wniosku;

§  2. Zasoby rzeczowe organizacji przewidywane do wykorzystania przy realizacji zadania – w tym miejscu należy wymienić zasoby rzeczowe, jakimi dysponuje oferent lub partner, a które będą wykorzystane przy zadaniu np. lokal, sprzęt itp.;

§  3. Dotychczasowe doświadczenia w realizacji zadań publicznych podobnego rodzaju (ze wskazaniem, które z tych zadań realizowane były we współpracy z administracją publiczną) – w tym miejscu należy wymienić zrealizowane projekty (tytuł, rodzaj, skala, wartość itp.);

§  4. Informacja, czy oferent/oferenci przewiduje(-ą) zlecać realizację zadania publicznego w trybie, o którym mowa w art. 16 ust. 7 UoDPPiW – należy wskazać czy oferent planuje zlecić realizację zadania publicznego innym podmiotom wymienionym w ww. Ustawie, które nie są stroną umowy zawartej z organem administracji publicznej. Jeżeli nie zamierza zlecać, wówczas należy wpisać „nie dotyczy”.

-        W oświadczeniach należy zaznaczyć odpowiednią opcję wykreślając niepotrzebne informacje. Szczególną uwagę należy zwrócić na punkt drugi pamiętając, że zadeklarowanie pobierania opłat od adresatów zadania musi być potwierdzone informacjami zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym lub statucie oferenta o prowadzeniu odpłatnej działalności pożytku publicznego. Ponadto w punkcie trzecim data związania oferenta ofertą musi być spójna z datą zakończenia zadania podaną na pierwszej stronie oferty.

-        Ofertę muszą podpisać osoby zgodnie z danymi zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym, w innym rejestrze lub ewidencji, które są upoważnione do reprezentowania oferenta na zewnątrz i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. Każda strona złożonej oferty musi być zaparafowana przez osoby, które podpisały ofertę.

Tryb rozpatrywania ofert

1. Rozpatrzenie ofert nastąpi najpóźniej w ciągu 45 dni licząc od daty określonej jako

         termin składania ofert.

2. Oferty spełniające wszystkie wymogi formalne opiniuje powołana przez Zarząd Powiatu w Kluczborku komisja konkursowa. Tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowej zawarte są w programie współpracy powiatu kluczborskiego z organizacjami pozarządowymi na dany rok.
3. Komisja konkursowa ocenia ofertę w oparciu o Kartę Oceny Oferty stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu.
4. Rekomendacja oferty przez komisję konkursową nie jest równoznaczna z zapewnieniem przyznania dotacji.
5. Ostatecznego rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert dokonuje Zarząd Powiatu w Kluczborku.
6. Odrzucenie oferty w wyniku oceny formalnej lub merytorycznej, a także nie przyznanie dotacji jest ostateczne i  nie podlega procedurom odwoławczym.
7. Lista podmiotów, które otrzymają dotację na realizację zadań zostanie opublikowana na stronie internetowej powiatu kluczborskiego - www.powiatkluczborski.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku.
8. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku wnioskodawca jest zobowiązany złożyć zaktualizowany harmonogram  i zaktualizowany kosztorys realizacji zadania publicznego lub może wycofać ofertę.
9. Do podmiotów, które uzyskały dotacje zostanie wysłana w formie pisemnej informacja o przyznaniu dotacji na realizację zadania. 
10. W przypadku rezygnacji z przyznanej dotacji podmiot zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania w formie pisemnej o tym fakcie Zarządu Powiatu w Kluczborku.

Zawarcie umowy

1. Szczegółowe warunki realizacji zadania zawiera umowa podpisana pomiędzy Zarządem Powiatu w Kluczborku, a oferentem wybranym w drodze konkursu. Wzór umowy określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania  z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25).
2. Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Umowa nie zostanie podpisana z oferentem, jeżeli:

-        oferent nie rozliczył sprawozdania z realizacji zadania publicznego za lata poprzednie;

-        została wydana decyzja administracyjna w sprawie zwrotu dotacji wydatkowanej w nadmiernej wysokości, niezgodnie z przeznaczeniem oraz pobranej nienależnie;

-        zostało wydane orzeczenie sądu administracyjnego utrzymujące zaskarżoną decyzję administracyjną.

4. Podmiot otrzymujący dotację nie może wykorzystać i przeznaczyć środków na inne cele niż określone w umowie.
5. Podmiot otrzymujący dotację zobowiązany jest do:

-        umieszczania herbu powiatu kluczborskiego oraz napisu o treści: „Zadanie publiczne pod nazwą  [wpisać tytuł zadania]  współfinansowane ze środków powiatu kluczborskiego” na wszystkich materiałach, informacyjnych, promocyjnych,  szkoleniowych i edukacyjnych (plakaty, ulotki, publikacje, zaproszenia itp.), dotyczących realizowanego zadania, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność;

-        informowania, że zadanie jest współfinansowane z budżetu powiatu kluczborskiego w informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących realizowanego zadania.

Sprawozdanie z wykonania zadania

1. Wykonanie zadania podlega szczegółowemu rozliczeniu finansowemu  i rzeczowemu.
2. Termin rozliczenia przyznanej dotacji określony jest w umowie i nie może on przekraczać 30 dni od dnia wykonania zadania, o którym mowa w § 2 ust. 1 umowy.
3. Sprawozdanie należy złożyć na formularzu, którego wzór określa załącznik Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25).
4. Rozliczenie dotacji następuje na podstawie dokumentów księgowych (faktur, rachunków), spełniających wymagania określone dla dowodu księgowego, które zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013.330 j.t. z późn. zm.) są podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej.
5. Wszystkie dokumenty księgowe związane z realizacją zadania zleconego przez Zarząd Powiatu w Kluczborku, powinny być wystawione na Zleceniobiorcę będącego stroną umowy i opisane w sposób trwały na odwrocie dowodu księgowego zgodnie z Załącznikiem nr 2 do niniejszego dokumentu.
6. Rozliczenie wkładu osobowego wolontariuszy musi nastąpić na podstawie pisemnego porozumienia zawartego między stowarzyszeniem/podmiotem a wolontariuszem. Natomiast rozliczenie pracy społecznej członków stowarzyszenia/podmiotu musi być dokumentowane w formie oświadczeń, których wzór stanowi Załącznik nr 3 do niniejszego dokumentu.
7. Do sprawozdania należy dołączyć materiały dokumentujące działania faktycznie podjęte przy realizacji zadania np. listy uczestników projektu, publikacje wydane w ramach projektu, zdjęcia, plakaty itp.
8. Do sprawozdania nie załącza się faktur, rachunków i oświadczeń, które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych kontroli.

Instrukcja wypełniania sprawozdania

-        Sprawozdanie (częściowe/końcowe) – należy wybrać „sprawozdanie końcowe”.

-        Tytuł zadania publicznego - należy wpisać tytuł zadania publicznego zgodnie z  umową.

-        W okresie - należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia zadania zgodnie z umową i ewentualnym aneksem.

-        W umowie nr…. zawartej w dniu… – należy przepisać z umowy i ewentualnego aneksu.

-        Nazwa zleceniodawcy – należy wpisać Zarząd Powiatu w Kluczborku.

-        Nazwa zleceniobiorcy, siedziba, nr Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru lub ewidencji – należy wpisać nazwę i adres oferenta oraz podać nazwę właściwego rejestru lub ewidencji.

-        Data złożenia sprawozdania – wypełnia zleceniodawca.

I. Sprawozdanie merytoryczne:

-        1. Informacja, czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie wskazać dlaczego  – w tym miejscu należy odnieść się do części III pkt 6 oferty i dokładnie opisać, w jaki sposób cele zostały osiągnięte i wyjaśnić ewentualne odstępstwa.

-        2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych, podmiotów, o których mowa w UoDPPioW, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III pkt 9 oferty - opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z ich układem zawartym w części III pkt 8 i 9 oferty, która była podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie wszystkich działań, zakres w jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich zakresu, jak i harmonogramu realizacji.

-        3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych  z realizacją zadania wpłynęło na jego wykonanie – jeżeli oferta nie przewidywała inwestycji wpisać „nie dotyczy”.

-        4. Opis osiągniętych rezultatów – należy odnieść się do części III pkt 10 oferty i opisać, czy zakładane rezultaty twarde i miękkie zostały osiągnięte  i w jakiej skali. Jeśli nie to co zrobiono, aby zminimalizować to zagrożenie. Wszelkie odstępstwa od zakładanej realizacji należy uzasadnić. Należy uzasadnić też zmniejszenie skali osiągniętych rezultatów i wpływ na osiągnięte cele projektu.

-        5. Liczbowe określenie skali działań, zrealizowanych w ramach zadania - należy odnieść się do oferty i wskazać dane liczbowe np. ilość godzin wsparcia, liczbę przeprowadzonych szkoleń, liczbę uczestników, ilość porad itp. Podane informacje należy udokumentować listami obecności, raportami, dokumentacją zdjęciową itp.

I. Sprawozdanie z wykonania wydatków

-        1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów - w części „całość zadania zgodnie z umową” należy przenieść dane z oferty lub zaktualizowanego kosztorysu, które były podstawą do sporządzenia umowy. Natomiast w części „bieżący okres sprawozdawczy” należy wpisać faktycznie poniesione wydatki.

-        2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania - w części „całość zadania zgodnie z umową” należy przenieść dane z oferty lub zaktualizowanego kosztorysu, które były podstawą do sporządzenia umowy. Natomiast w części „bieżący okres sprawozdawczy” należy wpisać faktyczne wydatki i procentowy udział.

-        3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy  i odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym – należy  podać ewentualne przychody oraz wysokość odsetek od dotacji jeżeli takie wystąpiły. Przychody oraz odsetki należy zwrócić na rachunek bankowy Zleceniodawcy podany w umowie. Dopuszczalne jest także wydatkowanie uzyskanych przychodów i odsetek na realizacje zadnia publicznego, jednak wyłącznie na zasadach określonych w umowie i kosztorysie, będącym załącznikiem do umowy.

-        4. Zestawienie faktur (rachunków) – dotyczy wszystkich dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania. Zestawienie powinno być wypełnione zgodnie z tabelą.

          W przypadku, gdy na fakturze są jeszcze inne wydatki nie związane z projektem, należy wpisać tylko kwoty dotyczące projektu.

          W celu czytelnej identyfikacji poniesionych kosztów oraz dowodów potwierdzających ich wydatkowanie, pozycje kosztorysu, zamieszczonego w ofercie powinny być odpowiednio odzwierciedlone w pozycjach kosztorysu,  zawartego w sprawozdaniu oraz analogicznie – w zestawieniu faktur i rachunków.  W ww. zestawieniu nie wpisuje się dokumentów dotyczących wkładu   niefinansowego (wolontariat, praca społeczna).

III.        Dodatkowe informacje (część III sprawozdania) –

w tym miejscu należy wpisać wszelkie informacje, które mogą mieć wpływ na ocenę sprawozdania, a które nie są wpisane w innych punktach sprawozdania np. informacje na temat promocji Zleceniodawcy.

- Sprawozdanie muszą podpisać osoby, które podpisały umowę. Te same osoby muszą zaparafować każdą ze strony sprawozdania.

Kontrola realizacji zadania

1.    Złożone do Starostwa Powiatowego w Kluczborku sprawozdania są poddawane analizie formalnej, merytorycznej i finansowej. W przypadku braku uchybień Zleceniobiorca zostaje pisemnie poinformowany o zaakceptowaniu przez Zarząd Powiatu w Kluczborku danego sprawozdania. Natomiast w przypadku stwierdzenia błędów Zleceniodawca wzywa Zleceniobiorcę do złożenia stosownych korekt  i poprawek w wyznaczonym terminie.

2.    Konsekwencją nieodpowiednio rozliczonej dotacji może być jej zwrot.

3.    Zgodnie z podpisaną umową Zleceniodawca sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania zadania publicznego przez Podmiot. Kontrola obejmuje prawidłowość wykonania zadania oraz prawidłowość wydatkowania przekazanych środków finansowych. Kontrola może być prowadzona zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu realizacji zadania.

Załącznik nr 1

KARTA OCENY OFERTY

Oferta, aby otrzymać pozytywną ocenę, musi uzyskać nie mniej niż 59 punktów.

V. PROPOZYCJA I UZASADNIENIE KOMISJI:

Na posiedzeniu w dniu …………………………..…………………… Komisja Konkursowa proponuje przyznać dotację / nie przyznać dotacji ^*) z budżetu powiatu kluczborskiego w wysokości ………………………….……………… zł

(słownie: ……………………………………………………..……..……………………………………………………………….)

Uzasadnienie - ……………………………………………………………………………………………………………………………………..…

…………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………….…

…………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………..…

……………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………….

VI. DECYZJA ZARZĄDU POWIATU W KLUCZBORKU:

Po zapoznaniu się z propozycją Komisji Konkursowej Zarządu Powiatu w Kluczborku na posiedzeniu w dniu …………………………..…………………… przyznaje dotację / nie przyznaje dotacji ^*) z budżetu powiatu kluczborskiego w wysokości ………………………….……………… zł

(słownie: ……………………………………………………..……..……………………………………………………………….)

-------------------------------------------

Podpis Przewodniczącego Zarządu

^*) niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2

Opis  faktury

/pieczęć organizacji/

Operacja dotyczy realizacji zadania /podać nazwę zadania/…………….................…………………………………....

...........................................................................................................................................................

zgodnie z zawartą umową nr ………………………..…........................................ z dnia …….........………………

i aneksem nr ............................................................................ z dnia ........................................... /dopisać w przypadku aneksu/

Zakup/usługa ...................................................................................................................................

                                               /opisać co, dla kogo i w jakim celu/

została wykonana zgodnie z pozycją kosztorysu nr ...........................................

Kwota …………………......................…………… zł

a) z dotacji Zarządu Powiatu w Kluczborku: …………………...................…… zł

b) ze środków finansowych własnych: ……………..........……………………………... zł

c) ze środków finansowych z innych źródeł:  .....................................  zł

Kwotę na fakturze ………….....……………… zł    zapłacono przelewem/gotówką w dniu ...................

Środki wydatkowane zostały zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.

4.    „Sprawdzono pod względem merytorycznym”:

/data, pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS/

5.    „Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym”:

/data, pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS/

6.    „Zatwierdzono do zapłaty”:

/data, pieczątka imienna i funkcja lub czytelny podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie księgi rachunkowej/

Załącznik nr 3

OŚWIADCZENIE CZŁONKA STOWARZYSZENIA/INNEGO PODMIOTU PRACUJĄCEGO SPOŁECZNIE

Ja niżej podpisany/a oświadczam, że w dniu/dniach .....................................................................................................

wykonałem/am pracę na rzecz Stowarzyszenia/innego podmiotu ...............................................................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................

/nazwa i adres/

następujące działania:

-

-

-

-

-

Działania te były prowadzone w ramach projektu ........................................................................................................

...............................................................................................................................................................................................................

/tytuł zadania/

współfinansowanego przez Zarząd Powiatu w Kluczborku.

Wyliczenie wartości wykonanej pracy:....................................................................................................................................

/ilość jednostek wraz z rodzajem miary x koszt jednostkowy = wycena wykonanej pracy/

Szacowana wartość wykonanej pracy wynosi ........................... zł.

                                             ……...................................................................................................................

                                                 /podpis członka stowarzyszenia/członka innego podmiotu/

Potwierdzenie wykonanej pracy

...............................................................................................................................................................................

 /pieczęć organizacji i pieczątka imienna lub czytelny podpis osoby uprawnionej zgodnie z KRS/

Załącznik Nr 4

UMOWA PARTNERSKA

Przy realizacji Zadania publicznego o nazwie:..................................................................... ...........................................................................................................................,

współfinansowanego ze środków powiatu kluczborskiego, zwanego dalej Zadaniem

zawarta dnia ...................................... w ......................................................................

pomiędzy: ............................................................................................................................

(nazwa, adres, nr KRS, nr REGON)

pełniącym funkcję Partnera Wiodącego (Wnioskodawcy),

reprezentowanym przez ...........................................................................................................................,

zwanym dalej Partnerem Wiodącym,

a ............................................................................................................................

(nazwa, adres, nr KRS, nr NIP, nr REGON)

reprezentowanym przez ............................................................................................................................

§ 1. Zakres/ cel Umowy

1. Przedmiotem niniejszej umowy jest uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków Stron,  w związku z realizacją Zadania. Umowa określa zasady funkcjonowania Partnerstwa - współpracy między Partnerami przy realizacji Zadania, w szczególności zasady współpracy Partnera Wiodącego z pozostałym/pozostałymi Partnerem/ami.

2. Partnerzy stwierdzają zgodnie, że Partnerstwo zawiązane zostało w celu realizacji Zadania.

3. Partnerzy stwierdzają zgodnie, że Partnerstwo zawiązane zostało na okres od ............... do................... .

§ 2. Ogólne warunki umowy muszą być zgodne z Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji  w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski. 

§ 3. Obowiązki i uprawnienia Partnerów

1. Na mocy niniejszej umowy Strony zobowiązują się do współpracy przy realizacji Zadania, w szczególności .......................................................................................................... .

2. Obowiązki Partnerów:

1) obowiązki Partnera Wiodącego – ...........................................................................................................................;

2) obowiązki Partnera –

............................................................................................................................

3. W ramach realizacji Zadania, Partnerzy są zobowiązani do:

1) realizowania Zadania, zgodnie z Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski.

2) zapewnienia promocji Zadania, zgodnie z Zasadami przyznawania i rozliczania dotacji  w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski, przy czym Partner Wiodący dokona wszelkich starań, aby informować Partnera/ów o obowiązkach wynikających z tego dokumentu i zmianach w tym zakresie.

3) poddania się kontroli Zarządu Powiatu w Kluczborku w zakresie prawidłowości wykonywania zadania.

§ 4. Sprawozdawczość

Partner/rzy zobowiązani są do przekazywania Partnerowi Wiodącemu informacji na temat realizacji Zadania niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji zadania, o którym mowa w Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach ogłoszonego otwartego konkursu ofert na dotacje wspierające realizację zadań publicznych przez powiat kluczborski.

§ 5. Monitoring i kontrola

1. Partner Wiodący zobowiązuje się na bieżąco monitorować prawidłowość realizacji Zadania.

2. W sytuacji przeprowadzania przez Zarząd Powiatu w Kluczborku monitoringu lub kontroli strony umożliwią bezzwłocznie pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, związanych z realizacją Zadania.

§ 6. Zmiana umowy

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 7. Rozwiązywanie sporów

Strony będą dążyły do polubownego rozwiązywania sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy.

§ 8. Rozwiązanie umowy

1. Umowa może zostać rozwiązana przed jej zakończeniem w przypadku rozwiązania lub wypowiedzenia Umowy o dofinansowanie realizacji Zadania między Partnerem Wiodącym  a Zarządem Powiatu w Kluczborku.

2. Partner/rzy nie mogą przenosić na inne podmioty praw i obowiązków wynikających  z niniejszej umowy, chyba, ze wyrazi na to zgodę Zarząd Powiatu w Kluczborku.

§ 9. Postanowienia końcowe

1.  Niniejsza umowa wchodzi w życie w dniu podpisania.

2. Niniejsza umowa pozostaje w mocy do dnia upływu okresu obowiązywania Umowy  o dofinansowanie realizacji Zadania między Partnerem Wiodącym a Zarządem Powiatu  w Kluczborku.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego  i innych właściwych przepisów prawa krajowego.

4. Umowa została sporządzona w ............... jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

.............................................                     ....................................................

           Pieczątki i Podpisy                                                              Pieczątki i Podpisy