Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Kluczborku

Starosty Kluczborskiego

z dnia 8 marca 2012r.

w sprawie prowadzenia czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym

w Kluczborku.

Na podstawie art.3 ust.1 ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186 poz. 1100) oraz §1 ust.1 i 2 Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r. poz. 250), §1 ust.3, §2 ust.2 i 3, §40 ust.3, §42 ust.3, §53 ust.1, §62 ust.2 załącznika nr 1 oraz §14 ust.1, §31 ust.1 załącznika nr 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zgodnie z §13 ust. 2 pkt. 2 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku uchwalonego Uchwałą Nr XXVIII/163/2008 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 19 grudnia 2008r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku z późn. zm., zarządzam co następuje:

§1.1.Ustalam system tradycyjny jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwianych spraw, gromadzonej i tworzonej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dla dokumentacji w tej postaci.

2. Dla postępowań administracyjnych w sprawach określonych w k.p.a. (m.in. decyzje, postanowienia, zaświadczenia, skargi i wnioski), przyjmuje się stosowanie metryki sprawy prowadzonej w formie papierowej.

3. Jeżeli do rozpatrywania postępowań administracyjnych wykorzystuje się narzędzia informatyczne (oprogramowanie), metryka sprawy może być prowadzona w formie elektronicznej z wykorzystaniem możliwości narzędzi informatycznych, pod warunkiem zachowania wymogów prawnych określonych w metryce sprawy.

4. W przypadku spraw, o których mowa w ust.2, będących w toku w dniu wejścia w życie ustawy z dnia 15 lipca 2011r. o zmianie ustawy-Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy-Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186 poz. 1100), metrykę sprawy należy założyć w ciągu 30 dni od dnia wejścia w życie w/w ustawy, przy czym zapisy w metryce powinny być dokonywane od dnia wejścia w życie przywołanej ustawy.

§2. Wyznaczam Pan Tomasza Dybkę - pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw ogólno – administracyjnych w Wydziale Organizacyjnym jako koordynatora czynności kancelaryjnych do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw.

§3.1. Określam listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez kancelarię ogólną:

1) adresowanych imiennie,

2) przesyłek zawierających dokumentacje niejawną,

3) wartościowych,

4) przesyłek, które są adresowane do Wydziału Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

2. Ustalam, że Zawiadomienia z Sądu Rejonowego w Kluczborku, o założeniu i wpisie/ zmianie w księdze wieczystej, które wpływają do Starostwa Powiatowego będą przekazywane bezpośrednio bez dekretacji do merytorycznego wydziału i nie podlegają rejestracji  w rejestrze w kancelarii ogólnej.

3. Kancelaria ogólna potwierdza „zwrotne potwierdzenie odbioru” dla przesyłek wymienionych w §3 ust. 2

4. Faksy wpływające do Sekretariatu Starosty (oprócz faksów stanowiących m.in. oferty szkoleń, publikacji czasopism, książek, gazet itp.) są niezwłocznie przekazywane do dekretacji Staroście, Wicestaroście lub Sekretarzowi. Następnie kancelaria ogólna rejestruje je w rejestrze i przekazuje zgodnie z dekretacja do merytorycznego wydziału.

§4. Wydział Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Kluczborku prowadzi rejestrację przesyłek, o których mowa w §3 pkt. 4 zgodnie z załącznikiem nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§5. Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami prowadzi rejestrację przesyłek, o których mowa w §3 ust.2 wpływających bezpośrednio do Wydziału zgodnie z załącznikiem nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

§6. W celu zapewnienia jednolitego sposobu ewidencjonowania akt i ich przechowywania w Starostwie Powiatowym w Kluczborku ustalam wzory niniejszych druków:

1) „rejestr przesyłek wpływających” – który stanowi załącznik nr1 do niniejszego zarządzenia,

2) „spis spraw” - który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia,

3) „opis teczki aktowej” - który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia,

4) „spis zdawczo-odbiorczy akt” - który stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia,

5) „karta udostępniania akt”- która stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia,

6) „metryka sprawy”- która stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia.

§.7. Tracą moc zarządzenia:

Nr 34/ 2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011r. w sprawie prowadzenia czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku,

Nr 61/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 28 grudnia 2011r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 34/ 2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011r. w sprawie prowadzenia czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§.8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

                                                                                                                        Załącznik Nr 1

REJEST PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH

                                                                                                                         Załącznik Nr 2

                                                                                                                         do Zarządzenia Nr 17/2012

                                                                                                               Starosty Kluczborskiego

                                                                                                                         z dnia 8 marca 2012r.

                                                        SPIS SPRAW

                                                                                          Załącznik Nr 3

                                                                                                                        do Zarządzenia Nr 17/2012

                                                                                                             Starosty Kluczborskiego

                                                                                                                         z dnia 8 marca 2012r.

OPIS TECZKI AKTOWEJ

………………………………………………………………………………………………………..

Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej

…………………………………………………………                                …….……………………………………………

Oznaczenie komórki organizacyjnej                                         Kategoria archiwalna

i symbol klasyfikacyjny z wykazy akt                               oraz okres przechowywania akt

………………………………………………………………………

Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

…………………………………………...

Rok założenia teczki aktowej

…………………..

Numer tomu

                                                                                               Załącznik Nr 4

                                                                                                                        do Zarządzenia Nr 17/2012

                                                                                                              Starosty Kluczborskiego

                                                                                                                         z dnia 8 marca 2012r.

...................................................................

(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)                                        

Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ..............

Przekazujący akta             Kierownik Komórki Organizacyjnej             Przyjmujący akta

    ………………                                  ………………………                         …………………………..

                                                                                                    Załącznik Nr 5

                                                                                                                        do Zarządzenia Nr 17/2012

                                                                                                                  Starosty Kluczborskiego

                                                                                                                        z dnia 8 marca 2012r.

Karta udostępniania akt

Strona 1

*) zbędne skreślić          **) wypełnia składnica akt

Strona 2

Strona 2

Karta udostępniania akt

Strona 1

*) zbędne skreślić          **) wypełnia składnica akt

                                                                                  Załącznik Nr 6

                                                                                                                  do Zarządzenia nr 17/2012

                                                                                                                  Starosty Kluczborskiego

                                                                                                                  z dnia 8 marca 2012 r.

METRYKA SPRAWY