Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Kluczborku

z dnia 9 stycznia 2012 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek  w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji.

         Na podstawie §13 ust. 2 pkt. 2 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku uchwalonego Uchwałą Nr XXVIII/163/2008 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 19 grudnia 2008r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku z późn. zm., zarządzam  co następuje:

§1. Zatwierdzam „Instrukcję stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym   w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji”, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik

do Zarządzenia Nr 2/2012

Starosty Kluczborskiego 

z dnia 9 stycznia 2012 r.

Instrukcja stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji.

§1. Określa się zasady stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji w związku z utratą przez pieczęcie i pieczątki cech użytkowych lub braku celowości dalszego ich użytkowania.

§2. 1. W Starostwie Powiatowym w Kluczborku stosuje się pieczęcie urzędowe, pieczątki nagłówkowe, imienne (podpisowe) oraz inne pieczątki, których stosowanie wynika z przepisów bądź z zakresu powierzonych zadań i czynności, realizowanych przez pracowników Starostwa.

2. Pieczęcie i pieczątki, o których mowa w niniejszym Zarządzeniu są własnością Starostwa Powiatowego w Kluczborku, które ponosi koszty ich wytworzenia.

§3. W Starostwie Powiatowym w Kluczborku stosuje się pieczęcie urzędowe, których wzór określają przepisy Ustawy z dnia 31 stycznia 1980r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz. U. z 2005r. Nr 235, poz. 2000 z późn. zm) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955r. w sprawie tablic i pieczęci urzędowych (Dz. U. Nr 47, poz.316 z późn. zm.).

§4. 1. W Starostwie Powiatowym w Kluczborku stosowane są pieczątki nagłówkowe, imienne (podpisowe) i inne, według wzorów określonych w załączniku nr 1 do niniejszej Instrukcji.

2. Uprawnionymi do korzystania z imiennych pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku są:

1) Przewodniczący Rady Powiatu,

2) Wiceprzewodniczący Rady Powiatu,

3) Starosta,

4) Wicestarosta,

5) Członkowie Zarządu,

6) Skarbnik,

7) Sekretarz,

8) Naczelnicy Wydziałów i ich Zastępcy,

9) Kierownicy Biura/Referatu,

10) Pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy,

11) Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych.

§5. 1. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za zapewnienie kierowanym przez siebie komórkom stosownych pieczęci/ pieczątek w liczbie odpowiadającej uzasadnionym potrzebom.

2. Wniosek o wykonanie pieczęci bądź pieczątki sporządza kierownik komórki organizacyjnej na formularzu „Zapotrzebowanie na wykonanie pieczęci/pieczątki w Starostwie Powiatowym w Kluczborku”.   Wzór formularza wniosku stanowi załącznik  nr 2 do niniejszej Instrukcji.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, kierownik komórki organizacyjnej kieruje do Wydziału Organizacyjnego. W przypadku zamawiania pieczątki imiennej musi potwierdzić zgodność stanowiska służbowego mającego widnieć na pieczątce u głównego specjalisty do spraw kadr z danymi zawartymi w aktach osobowych. Pracownik Wydziału Organizacyjnego sprawdza treść pieczątki pod względem formalnym oraz potwierdza zgodność posiadania przez pracownika prawa do podpisywania decyzji oraz innych pism na podstawie udzielonego pisemnego upoważnienia Starosty.

4. W przypadku pieczątek innych niż imienne, nagłówkowe oraz pieczęcie urzędowe, stwierdzenia poprawności ich treści pod względem formalnym i zgodności z przepisami dokonuje wnioskujący kierownik komórki organizacyjnej na formularzu zapotrzebowania, o którym mowa w ust.2.

§6. Po dokonaniu czynności sprawdzających, o których mowa w §5 ust.3 Naczelnik  Wydziału Organizacyjnego przedkłada wniosek Sekretarzowi do akceptacji. Po uzyskaniu akceptacji przez Sekretarza Naczelnik Wydziału Organizacyjnego przedmiotowy wniosek przekazuje pracownikowi Wydziału Organizacyjnego do realizacji.

§7. 1. Po wykonaniu pieczęci lub pieczątki pracownik Wydziału Organizacyjnego  dokonuje ich rejestracji w rejestrze pieczęci lub rejestrze pieczątek zwanymi dalej „Rejestrami”, których wzór określa załącznik nr 3 do niniejszej Instrukcji.

2. Wykonane pieczęcie bądź pieczątki wydaje się kierownikowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi wydziału zamawiającego po potwierdzeniu odbioru w Rejestrze.

3. Rejestry prowadzone są w Wydziale Organizacyjnym przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw dotyczących pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

4. Rejestry prowadzone są w wersji papierowej.

§8. 1. Użytkowane pieczęcie i pieczątki należy przechowywać w sposób gwarantujący ich ochronę przed uszkodzeniem, zagubieniem, kradzieżą bądź nieuprawnionym użyciem.

2. W przypadku zagubienia, kradzieży lub utraty pieczęci lub pieczątek pracownik za nią odpowiedzialny zawiadamia niezwłocznie kierującego komórką organizacyjną a ten  zawiadamia Sekretarza  z podaniem okoliczności ich utraty.

3. Wydział Organizacyjny dokonuje zgłoszenia zagubienia lub kradzieży pieczęci lub pieczątek o szczególnie ważnym znaczeniu na Policję oraz ogłasza ten fakt w prasie lokalnej, a w przypadku pieczęci urzędowych zawiadamia również podmiot, który pieczęć taką wykonywał.

4. Z czynności, których mowa w ust. 2 i 3 sporządza się notatki służbowe.

5. Raz na dwa lata Wydział Organizacyjny przeprowadza inwentaryzację pieczęci/pieczątek będących w posiadaniu komórek organizacyjnych i określa stan wszystkich pieczęci/pieczątek.

§9. 1. W przypadku zużycia, uszkodzenia bądź dezaktualizacji pieczęci lub pieczątek należy niezwłocznie zwrócić je do Wydziału Organizacyjnego wraz z wykazem odcisków pieczęci i pieczątek

2. Z czynności, o której mowa w ust. 1 sporządza się protokół, według wzoru określonego w załączniku nr 4 do niniejszej Instrukcji.

§10. 1. Likwidacji pieczęci i pieczątek dokonuje komisja likwidacyjna, która została powołana Zarządzeniem Starosty Kluczborskiego Nr 4/2011 z 10 stycznia 2011 r. Komisja pracuje w składzie minimum 3 osobowym.

2. Likwidacji pieczęci i pieczątek z wyjątkiem tych, co do których przepisy szczególne określają odrębne zasady postępowania, dokonuje się raz w roku, do końca pierwszego kwartału, poprzez ich fizyczne zniszczenie, uniemożliwiające ich identyfikację i dalsze użycie.

3. Z czynności, których mowa w ust. 2 sporządza się protokół, według wzoru określonego w załączniku nr 5 do niniejszej Instrukcji.

§11. 1. Za pieczęcie i pieczątki będące w posiadaniu poszczególnych komórek organizacyjnych odpowiadają kierownicy tych komórek, przy czym za pieczątki imienne (podpisowe) odpowiadają bezpośrednio pracownicy.

2. Kierownik komórki organizacyjnej przekazuje poszczególnym pracownikom do używania pieczęcie i pieczątki, które są im niezbędne do wykonywania obowiązków. Pracownik zobowiązuje się do używania pieczęci i pieczątek zgodnie z ich przeznaczeniem i ochrony przed zdarzeniami określonymi w § 8 ust.2.

3. W przypadku zmian organizacyjnych, pieczęcie i pieczątki dotychczas używane w danej komórce organizacyjnej bądź na danym stanowisku pracy, a które nie straciły użyteczności, mogą być protokolarnie przekazane do dalszego używania nowym komórkom, stanowiskom pracy. W tym celu należy je przekazać protokolarnie według wzoru określonego w załączniku nr 4 do Wydziału Organizacyjnego.

4. Pracownik, z którym została rozwiązana umowa o pracę obowiązany jest rozliczyć się   z pobranych i użytkowanych pieczęci i pieczątek.

                                                                                                                              Załącznik nr 1

                                                                               do Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek

 w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz postępowania przy ich zamawianiu,

   używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

1. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisów stosowanych w sprawach należących do kompetencji rady powiatu:

1) nagłówkowe;   

Rada Powiatu

w Kluczborku

2) podpisowe;

    Przewodniczący Rady Powiatu          lub          Wiceprzewodniczący Rady Powiatu

               w Kluczborku                                                    w Kluczborku

              imię i nazwisko                                                 imię i nazwisko

2. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisów stosowanych w sprawach należących do kompetencji zarządu powiatu:

1) nagłówkowe:

Zarząd Powiatu

w Kluczborku

2) podpisowe:

             Przewodniczący Zarządu             lub                    Wicestarosta

                    imię i nazwisko                                          imię i nazwisko

3. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisów stosowanych w sprawach należących do starosty:

1)nagłówkowe:

Starosta Kluczborski

46-200 Kluczbork

ul. Katowicka 1

2) podpisowe:

Starosta

imię i nazwisko

4. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisów stosowanych w sprawach załatwianych z upoważnienia starosty:

1) nagłówkowe:

Starostwo Powiatowe

w Kluczborku

ul. Katowicka 1

46-200 Kluczbork

2) podpisowe:

                z up. Starosty                   lub                   z up. Starosty

                imię i nazwisko                                        imię i nazwisko

                 Wicestarosta                                          członek zarządu

                                                     bądź

                z up. Starosty                   lub                   z up. Starosty

               imię i nazwisko                                         imię i nazwisko                     

         Naczelnik Wydziału………..                        (stanowisko np. Inspektor)

5. Wzory pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisów stosowanych w przypadku wydawanych decyzji administracyjnych z upoważnienia starosty:

1) nagłówkowych:

Starosta Kluczborski

46-200 Kluczbork

ul. Katowicka 1

2) popisowych:

                z up. Starosty                   lub                   z up. Starosty

                imię i nazwisko                                        imię i nazwisko

                 Wicestarosta                                          członek zarządu

                                                     bądź

                z up. Starosty                   lub                   z up. Starosty

               imię i nazwisko                                         imię i nazwisko                  

          Naczelnik Wydziału……….                        (stanowisko np. Inspektor)

6. Wzory pieczęci nagłówkowych dla Starostwa oraz dla komórek organizacyjnych:

1)                                              Starostwo Powiatowe

w Kluczborku

ul. Katowicka 1

46-200 Kluczbork

2)                                              Starostwo Powiatowe

w Kluczborku

Wydział………………………..

3)                                                Powiat Kluczborski

ul. Katowicka 1

46-200 Kluczbork

7. Wzory pieczęci imiennych pozostałych:

1)                                                  Członek Zarządu

imię i nazwisko

2)                                                      Sekretarz

imię i nazwisko

3)                                                       Skarbnik

imię i nazwisko

4)                                               Naczelnik Wydziału

                                                     imię i nazwisko

5)                                        Z-ca Naczelnika Wydziału

                                                   imię i nazwisko

6)                                                    Kierownik

                                                   Biura/Referatu

                                                   imię i nazwisko

7)                                             Audytor Wewnętrzny

                                                    imię i nazwisko

8)                                                   Pełnomocnik

                                       ds. ochrony informacji niejawnych

                                                     imię i nazwisko

9)                                                    Powiatowy 

                                              Rzecznik Konsumentów

                                                    imię i nazwisko

10)                                            Geodeta Powiatowy

                                                    imię i nazwisko

11)                                           Pełnomocnik ds. SZJ

                                                    imię i nazwisko

12)                                           Koordynator ds. SZJ

                                                    imię i nazwisko

13)                                             Rzecznik Prasowy                              

                                                    imię i nazwisko

14)                                                 Radca Prawny

                                                     imię i nazwisko

15)                                                Gł. specjalista

                                                         ds. Kadr

                                                    imię i nazwisko  

16)                                                 Podinspektor

                                                ds. ochrony zabytków

                                                     imię i nazwisko

17)                                            Koordynator Kontroli

                                                       Zarządczej

                                                    imię i nazwisko

18)                                              Geolog Powiatowy

                                                     imię i nazwisko

19)                                                  Inspektor

                                                    imię i nazwisko

20)                                                Podinspektor

                                                    imię i nazwisko

21)                                                   Referent

                                                    imię i nazwisko

22)                                                   Kartograf

                                                    imię i nazwisko

23)                                                  Specjalista 

                                                    imię i nazwisko

24)                                                Gł. Specjalista

                                                    imię i nazwisko

25)                                                 Informatyk 

                                                   imię i nazwisko     

26)                                          (Nazwa Stanowiska)

 imię i nazwisko

 Załącznik nr 2 

do Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek

 w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz postępowania przy ich zamawianiu,

   używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

…………………………………………………….                          Kluczbork, dnia…………………………….

    (komórka organizacyjna)

                                                                          Wydział Organizacyjny

ZAPOTRZEBOWANIE

NA WYKONANIE PIECZĘCI/PIECZĄTKI

         Na podstawie §5 ust.1 Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji, wprowadzonej Zarządzeniem Starosty Kluczborskiego  Nr 2/2012 z dnia 9 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

wnoszę o wyrobienie pieczęci/pieczątki o poniższej treści:

W przypadku większej liczby zamawianych pieczęci/pieczątek (bądź większych rozmiarów) do zapotrzebowania należy dołączyć załącznik określający ich ilość i treść.

UZASADNIENIE I POTWIERDZENIE CELOWOŚCI

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………….                                     ……………………………………………………….

              (data)                                                                 (podpis Kierownika Komórki Organizacyjnej)

Stwierdzam poprawność pieczęci/pieczątki(-ek) pod względem formalnym i zgodności

z przepisami prawa1

………………………………….                                       …………………………………………………………

             (data)                                                                 (podpis Kierownika Komórki Organizacyjnej)

Potwierdzenie głównego specjalisty do spraw kadr:

Potwierdzam, że treść pieczątki/pieczątek wnioskowanej/wnioskowanych do wyrobienia, jest zgodna ze stanowiskiem zatrudnienia.

                                                                          ………………………………………………

                                                                             (podpis Gł. specjalisty ds. kadr)

Potwierdzenie Wydziału Organizacyjnego:

1. Pracownik posiada upoważnienie Starosty z dnia……………… /nie posiada upoważnienia*

                                                                          ……………………………………………

                                                                   (podpis Naczelnika Wydziału Organizacyjnego)

AKCEPTACJA: 

        Proszę o zlecenie zamówienia pieczęci/pieczątki (-ek):

                                                                                  …………………………………………….

                                                                                         (podpis Sekretarza)

OBJAŚNIENIA:

1) dotyczy pieczęci/pieczątek innych niż pieczątki imienne, nagłówkowe i pieczęcie urzędowe

*) niepotrzebne                          

                                                                                                                                           Załącznik nr 3

                                                                               do Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek

 w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz postępowania przy ich zamawianiu,

   używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

Rejestr pieczątek

Rejestr pieczęci

                                                                           Załącznik nr 4

                                                                               do Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek

 w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz postępowania przy ich zamawianiu,

   używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

PROTOKÓŁ

spisany w dniu……………………. na okoliczność

- przekazania zbędnych i zużytych pieczęci/pieczątek,

- przekazania pieczęci/pieczątek do dalszego użytkowania.

         Na podstawie §9 ust.1 i §11 ust.3 Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek         w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji, wprowadzonej Zarządzeniem Starosty Kluczborskiego Nr 2/2012 z dnia 9 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

przekazuję………………… szt. pieczęci/pieczątek, których wykaz odcisków zawiera załącznik do niniejszego protokołu

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

                                (imię, nazwisko, pracownika komórki przekazującej)

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

                              (imię, nazwisko, pracownika Wydziału Organizacyjnego)

Pieczęcie/pieczątki przekazuje się z powodu:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Na tym protokół zakończono i podpisano:

                                                                                        …………………………………………………..                                 ……………………………………………………                            

       (podpis przekazującego)                                                                        (podpis przyjmującego)

 Załącznik nr 5

  do Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek

 w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz postępowania przy ich zamawianiu,

   używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

PROTOKÓŁ

spisany w dniu ………………………

na okoliczność likwidacji pieczęci/pieczątek

używanych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

         Na podstawie § 10 ust.3 Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji, wprowadzonej Zarządzeniem Starosty Kluczborskiego  Nr 2/2012 z dnia 9 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji stosowania pieczęci i pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz postępowania przy ich zamawianiu, używaniu, przechowywaniu oraz likwidacji

Komisja w składzie:

1. …………………………………………

2. …………………………………………

3. ………………………………………..

przeprowadziła w Starostwie Powiatowym w Kluczborku likwidację …………..szt. pieczęci/pieczątek, według załącznika do niniejszego protokołu, poprzez ich:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Odzyskane z pieczęci/pieczątek obudowy, etui przekazano do Wydziału Organizacyjnego, pozostałe zniszczone i zniekształcone zlikwidowano.

Na tym protokół zakończono i podpisano:

1. ………………………………………………

2. ……………………………………………….

3. ………………………………………………

W załączniku do Protokołu należy dokonać odcisków pieczęci/pieczątek wraz  z określeniem liczby porządkowej, pod którą dana pieczęć/pieczątka została zarejestrowana w rejestrze Pieczęci lub rejestrze Pieczątek w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.