z dnia 24 sierpnia 2011 r.

W sprawie wprowadzenia karty audytu, kodeksu etyki audytora oraz księgi procedur audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz jednostkach podległych i nadzorowanych Powiatu Kluczborskiego

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) oraz art. 274 ust. 3 i art. 276 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240
z późn. zm) zarządzam, co następuje:

§ 1.     W celu określenia zasad oraz sposobu funkcjonowania audytu wewnętrznego
w Starostwie Powiatowym w Kluczborku wprowadza się:

1) Kartę audytu wewnętrznego w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2) Kodeks etyki audytora wewnętrznego w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3) Księgę procedur audytu wewnętrznego w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 2.     Wykonanie zarządzenia powierza się p.o. Audytorowi Wewnętrznemu Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

§ 3.    Traci moc Zarządzenie Starosty Kluczborskiego Nr 14/2004 z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie regulaminu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

§ 4.    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Karta

Audytu Wewnętrznego

w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego

Rozdział I

Postanowienia ogólne

1.                  Karta audytu wewnętrznego, zwana dalej Kartą, określa cele i zasady przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz prawa i obowiązki audytora wewnętrznego.

2.                  Ilekroć w karcie jest mowa i występuje określenie:

1)                             Starosta – oznacza Starostę Kluczborskiego

2)                             Starostwo – oznacza Starostwo Powiatowe w Kluczborku

3)                             Audytor – oznacza audytora wewnętrznego zatrudnionego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

4)                             Komórka audytowana – oznacza wydział lub inna komórkę organizacyjną Starostwa określoną jako wydział, biuro, referat oraz samodzielne stanowisko pracy,
w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

5)                             jednostka audytowana – oznacza jednostkę organizacyjną, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny

6)                             Kierownik komórki audytowanej – oznacza osobę kierująca wydziałem lub równorzędną komórką organizacyjną,

7)                             Standardy audytu wewnętrznego – oznacza Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego wprowadzone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 8 z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych

Rozdział II

Cele i zasady audytu wewnętrznego

1.                  Ogólnym celem prowadzenia audytu wewnętrznego jest przysparzanie wartości i usprawnianie funkcjonowania Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu.

2.                  Audyt wewnętrzny, poprzez niezależną i obiektywną ocenę systemów zarządzania i kontroli funkcjonujących w Starostwie oraz jednostkach organizacyjnych, dostarcza Staroście racjonalnego zapewnienia, że systemy te działają prawidłowo.

3.                  Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawiać w ramach działalności jednostki oraz na badaniu
i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka.

4.                  Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym.

5.                  Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

Rozdział III

Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego

1.                  Audytor organizacyjnie i funkcjonalnie podlega bezpośrednio Staroście.

2.                  Audytor jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań.

3.                  Audytor postępuje zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego i Kodeksem etyki.

4.                  Audytor jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności jednostki oraz jednostkach organizacyjnych.

5.                  Audytor ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materiałów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

6.                  Audytor ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń audytowanej jednostki
z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

7.                  Audytor ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego.

8.                  Audytor może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki.

9.                  Audytor nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem, procesy kontroli wewnętrznej i zarządczej w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego, wspomaga Starostę w realizacji tych procesów.

10.              Audytor nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa.

11.              Audytor nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką.

Rozdział IV

Zakres audytu wewnętrznego

1.                  Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności
i efektywności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz kierowania jednostką, a w szczególności:

1)                             Przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych.

2)                             Ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej.

3)                             Ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy.

4)                             Ocenę zabezpieczenia mienia jednostki.

5)                             Ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki.

6)                             Przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami.

7)                             Ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.

8)                             Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Starostwa.

2.                  Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Starosta powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

3.                  Audytor dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

Rozdział V

Sprawozdawczość

1.                  Audytor sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

1)     audytor przed zwołaniem narady zamykającej, może przekazać kierownikowi komórki audytowanej projekt sprawozdania.

2)     sposób i tryb przekazania sprawozdania określają odrębne przepisy.

2.                  Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe lub inne, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Starostę.

Rozdział VI

Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli (NIK) i innymi instytucjami kontrolnymi

1.                  Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, audytor powinien brać pod uwagę, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.

2.                  Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne.

3.                  Audytor powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem lub w porozumieniu z kierownikiem jednostki.

4.                  Dokumentacja z przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania
i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępniane NIK i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem Starosty.

Kodeks Etyki

Audytora Wewnętrznego

Starostwa Powiatowego w Kluczborku

oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego

WSTĘP

Celem Kodeksu etyki audytora wewnętrznego Starostwa Powiatowego
w Kluczborku, zwanego dalej Kodeksem, jest promowanie etycznego postępowania
w zawodzie audytora wewnętrznego. Kodeks stanowi zestawienie zasad i reguł postępowania, jakimi powinien się kierować audytor wewnętrzny. Kodeks uwzględnia zarówno ogólne wymagania dotyczące pracowników zatrudnionych w administracji publicznej, jak i specyficzne wymagania związane z pracą na stanowisku audytora wewnętrznego.

Kodeks stanowi uzupełnienie Standardów audytu wewnętrznego.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.      Ilekroć w Kodeksie jest mowa i występuje określenie:

1)     Starosta – oznacza Starostę Kluczborskiego

2)     Starostwo – oznacza Starostwo Powiatowe w Kluczborku

3)     Audytor – oznacza Audytora wewnętrznego zatrudnionego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

4)     Standardy audytu wewnętrznego – oznacza Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego wprowadzone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 8 z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych

2.      Kodeks obowiązuje Audytora zatrudnionego w Starostwie.

3.      Kodeks razem ze Standardami audytu wewnętrznego i Kartą audytu stanowi wytyczne postępowania dla Audytora.

AUDYTOR POWINIEN PRZESTRZEGAĆ NASTĘPUJĄCYCH ZASAD

1.      Uczciwość

Uczciwość Audytora buduje zaufanie do jego pracy, a przez to stanowi podstawę do polegania na jego ocenie, dlatego audytor:

1)     Wykonuje swoją pracę uczciwie, rzetelnie i odpowiedzialnie

2)     Przestrzega prawa

3)     Wspiera realizację etycznych i zgodnych z prawem celów jednostki

4)     Przedkłada dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska

5)     Nie angażuje się w działania sprzeczne z prawem lub w działania, które mogłyby podważyć zaufanie do pracy Audytora lub Starostwa.

2.      Obiektywizm

1)     Audytor zachowuje obiektywizm podczas prowadzenia audytu wewnętrznego, w szczególności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu.

2)     Audytor dokonuje wyważonej oceny, biorąc pod uwagę wszystkie istotne okoliczności związane z przeprowadzanym zadaniem audytowym. Formułując swoją ocenę nie kieruje się własnym interesem ani nie ulega wpływom innych osób.

3)     Audytor nie powinien brać udziału w żadnych działaniach, które mogą utrudnić wypracowanie bezstronnej oceny, są niezgodne z celami lub interesami Starostwa.

4)     Audytor nie akceptuje niczego, co mogłoby mu przeszkodzić w wypracowaniu obiektywnej oceny lub być postrzegane jako brak obiektywizmu przy ocenie.

5)     Audytor ujawnia wszystkie istotne fakty, o których posiada wiedzę, a których nieujawnienie mogłoby zniekształcić sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego w obrębie badanego obszaru działalności jednostki.

3.      Poufność

Audytor szanuje wartość i własność informacji, które otrzymuje i nie ujawnia ich bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia.

1)     Audytor rozważnie wykorzystuje i chroni informacje uzyskane w trakcie wykonywania swoich obowiązków.

2)     Audytor nie wykorzystuje informacji w celu uzyskania osobistych korzyści lub w jakimkolwiek innym celu, który byłby sprzeczny z prawem lub przynosiłby szkodę dla Starostwa.

4.      Profesjonalizm

Audytor wykorzystuje posiadaną wiedzę, umiejętności i doświadczenie do prowadzenia audytu wewnętrznego.

1)     Audytor podejmuje się przeprowadzenia tylko takich zadań, do wykonania których posiada wystarczającą wiedzę, umiejętności i doświadczenie.

2)     Audytor prowadzi audyt wewnętrzny zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego oraz wewnętrznymi przepisami dotyczącymi audytu wewnętrznego.

3)     Audytor stale podwyższa swoje kwalifikacje zawodowe oraz efektywność i jakość wykonywanych zadań.

5.      Postępowanie audytora oraz relacje pomiędzy audytorami wewnętrznymi

Audytor postępuje w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi audytorami.

1)     Audytor swoim postępowaniem i wzajemną współpracą umacnia rangę i znaczenie audytu wewnętrznego dla właściwego funkcjonowania Starostwa.

2)     Audytor w stosunkach z innymi audytorami postępuje w sposób godny i uczciwy.

6.      Konflikt interesów

Audytor nie bierze udziału w zadaniach audytowych, których przeprowadzenie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

1)     Audytor upewnia się, że zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia zadania audytowego nie przenoszą na niego żadnych kompetencji ani odpowiedzialności w zakresie zarządzania jednostką.

2)     Audytor unika konfliktu interesów, odmawiając przyjmowania jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszać jego niezależność, uczciwość lub obiektywizm w wykonywanej pracy.

3)     Audytor unika wszelkich powiązań, które mogą powodować ryzyko korupcji lub mogą być źródłem wątpliwości co do obiektywizmu i niezależności audytora.

Księga Procedur

Audytu Wewnętrznego

Starostwa Powiatowego w Kluczborku

oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego

Spis treści

WSTĘP. 4

1.         ORGANIZACJA I ZADANIA KOMÓRKI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO. 5

1.1.        Definicja audytu wewnętrznego. 5

1.2.        Cele i zakres audytu wewnętrznego. 5

1.3.        Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej 6

1.4.        Regulacje funkcjonowania audytu wewnętrznego. 6

2.         PLANOWANIE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO. 6

2.1.        Identyfikacja obszarów ryzyka. 7

2.2.        Analiza ryzyka. 8

2.2.1.        Charakterystyka obszaru objętego audytem. 8

2.2.2.        Opis metody analizy ryzyka. 9

2.3.        Plan audytu wewnętrznego. 11

2.3.1.        Strategiczny plan audytu. 11

2.3.2.        Roczny plan audytu. 11

3.         ZADANIE AUDYTOWE. 12

3.1.        Etapy zadania audytowego. 12

3.2.        Program audytu. 12

3.3.        Dokumenty robocze audytu. 14

3.3.1.        Arkusz ustaleń. 15

3.3.2.        Diagram. 15

3.3.3.        Kwestionariusz kontroli wewnętrznej (KKW) 15

3.3.4.        Kwestionariusz samooceny. 15

3.3.5.        Notatka z obserwacji 16

3.3.6.        Notatka z rozmowy. 16

3.4.        Techniki badania. 16

3.4.1.        Testy przeglądowe. 16

3.4.2.        Testy zgodności 17

3.4.3.        Testy rzeczywiste - wiarygodności 17

3.5.        Sprawozdawczość. 18

3.5.1.        Narada zamykająca. 18

3.5.2.        Sprawozdanie z zadania. 19

3.6.        Czynności sprawdzające. 20

3.7.        Czynności doradcze. 20

4.         AKTA AUDYTU. 21

4.1.        Akta stałe. 21

4.2.        Akta bieżące. 21

5.         PROGRAM ZAPEWNIENIA I POPRAWY JAKOŚCI 21

5.1.        Oceny wewnętrzne. 22

5.2.        Oceny zewnętrzne. 22

ZAŁĄCZNIKI 24

WSTĘP

Księga Procedur Audytu Wewnętrznego Starostwa Powiatowego w Kluczborku oraz jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego, zwana dalej „księgą”, określa zasady i metodykę audytu wewnętrznego, która służy zarządzaniu audytem wewnętrznym, efektywności i skuteczności pracy komórki audytu wewnętrznego oraz wymusza standaryzację pracy audytu. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej księdze zastosowanie mają standardy audytu wewnętrznego.

Ilekroć w księdze jest mowa i występuje określenie:

1)        Starosta – oznacza Starostę Kluczborskiego,

2)        Starostwo – oznacza Starostwo Powiatowe w Kluczborku,

3)        Audytor – oznacza Audytora wewnętrznego zatrudnionego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku,

4)        Kierownik jednostki – oznacza Starostę lub osobę kierującą jednostką organizacyjną,

5)        jednostka organizacyjna – oznacza jednostkę podległą lub nadzorowaną Powiatu Kluczborskiego,

6)        jednostka audytowana – oznacza jednostkę organizacyjną, w której przeprowadzany jest audyt wewnętrzny,

7)        komórka audytowana – oznacza komórkę organizacyjną określoną jako wydział, biuro, referat, oraz samodzielne stanowisko pracy, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,

8)        Kierownik komórki audytowanej – oznacza osobę kierująca wydziałem lub inną komórką organizacyjną,

9)        ustawa o finansach publicznych – oznacza ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),

10)    standardy audytu wewnętrznego – oznacza Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego wprowadzone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 8 z dnia 20 kwietnia 2010 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych,

11)    Karta audytu – oznacza przyjętą Kartę Audytu Wewnętrznego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku,

12)    Kodeks etyki – oznacza przyjęty Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

1.                ORGANIZACJA I ZADANIA KOMÓRKI AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

1.1.          Definicja audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Starosty w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w jednostce.

Przedmiotową (ustawową) definicję należy również postrzegać przez standardy audytu wewnętrznego, według których audyt wewnętrzny stanowi: „niezależne, obiektywne działanie o charakterze zapewniającym i doradczym, zaprojektowane w celu przysporzenia dodatkowej wartości i usprawnienia działalności danej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzenie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy skuteczności w zakresie procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i governance.”

1.2.          Cele i zakres audytu wewnętrznego

1. Działanie audytu wewnętrznego wspiera organizację poprzez rozpoznanie i ocenę znaczących zagrożeń ryzykiem i przyczynia się do usprawnienia systemów zarządzania ryzykiem i kontroli zarządczej.

2.      Celem audytu wewnętrznego w Starostwie oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu jest w szczególności:

1)     dostarczenie Staroście, w oparciu o ocenę systemu kontroli, racjonalnego zapewnienia, że badany system działa prawidłowo,

2)     identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Starostwa i jednostek organizacyjnych Powiatu, a szczególnie ocena efektywności procesu zarządzania,

3)     obiektywne zapewnienie, co do rzetelności i wiarygodności sporządzonych sprawozdań zarówno finansowych, jak i dotyczących realizacji zadań,

4)     pomoc w osiąganiu celów i zadań poprzez doskonalenie systemów i usług organizacyjnych,

5)     wyrażanie opinii na temat adekwatności i skuteczności wprowadzonych mechanizmów kontroli,

3.      zakres audytu wewnętrznego obejmuje wszystkie obszary działania Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu.

1.3.          Miejsce audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej

1.     Audytorem jest osoba zatrudniona w Starostwie, spełniająca warunki wymienione w ustawie o finansach publicznych.

2.     Audytor podlega bezpośrednio Staroście, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań.

3.     Audytor planuje działania w sposób umożliwiający efektywne wykorzystanie posiadanych umiejętności i czasu, a także innych zasobów.

4.     Audytor przeprowadza audyt na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu wydanego przez Starostę.

1.4.     Regulacje funkcjonowania audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny działa w oparciu o regulacje prawne zawarte w szczególności w:

1)     ustawie o finansach publicznych,

2)     rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21 poz. 108),

3)     Karcie audytu oraz Kodeksie etyki przyjętym dla Starostwa i jednostek organizacyjnych Powiatu,

4)     Standardach audytu wewnętrznego.

2.                PLANOWANIE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO

Realizacja audytu wewnętrznego, co do zasady, opiera się na udokumentowanej analizie i ocenie ryzyka, wystąpienia istotnych błędów w działalności Starostwa
i jednostek organizacyjnych, będących obszarami audytu, dokonywanej
z uwzględnieniem kryteriów ryzyka i jego istotności. Analiza ryzyka ma na celu zidentyfikowanie obszarów działania narażonych na ryzyko o dużej istotności, mających wpływ na realizację celów.

Ocena ryzyka powinna być obecna na każdym etapie pracy audytora poprzedzającym opracowanie sprawozdania z przeprowadzenia audytu, a w szczególności powinna poprzedzać sporządzenie rocznego planu audytu wewnętrznego.

Ryzyko jest prawdopodobieństwem wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku jednostki, lub które przeszkodzi lub wpłynie negatywnie na osiągnięcie wyznaczonych celów i zadań.

Na proces oceny ryzyka można wyróżnić dwa etapy:

1)     identyfikacja obszarów ryzyka,

2)     analiza ryzyka, w wyniku której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod względem ich ważności dla działania Starostwa i jednostek organizacyjnych, a w konsekwencji ustalona kolejność zadań audytowych.

2.1.          Identyfikacja obszarów ryzyka

Audytor identyfikuje obszary ryzyka, czyli procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu. Identyfikacja i rozpoznanie obszarów ryzyka zawsze zależeć będzie od wiedzy audytora oraz jego znajomości m.in. celów, działań, struktury jednostki, zakresów odpowiedzialności pracowników, a także od jego intuicji. Przy ustaleniu obszarów ryzyka audytor powinien brać pod uwagę:

1)     cele i zadania jednostki,

2)     przepisy prawne dotyczące działania jednostki,

3)     wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli,

4)     wyniki wcześniej dokonywanych innych ocen adekwatności, efektywności i skuteczności procedur i mechanizmów w jednostce,

5)     sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu,

6)     wyniki rozmów, jakie przeprowadził z kierownictwem, kierownikami komórek i innymi pracownikami jednostki,

7)     pytania i wnioski, jakie kierują do niego pracownicy jednostki;

8)     ankiety i kwestionariusze badające opinię pracowników jednostki,

9)     informacje dotyczące jednostki opublikowane w mediach.

Wskazane jest śledzenie wszelkich zmian w organizacji jednostki – powoływanie nowych komórek, czy grup zadaniowych. Przydatne jest, aby audytor zapoznawał się z harmonogramami prac poszczególnych komórek organizacyjnych, zbierał i czytał dokumenty wykorzystywane przez te komórki do monitorowania postępu swoich prac i osiągania celów.

2.2.          Analiza ryzyka

2.2.1.               Charakterystyka obszaru objętego audytem

Audytowi wewnętrznego poddany jest cały obszar działania Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu. Z  punktu  widzenia ryzyka obszary działania urzędu
i funkcjonujących jednostek organizacyjnych charakteryzują się wysokim stopniem kompleksowości, w tym: organizacja urzędu, systemy zarządzania, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna; różnym poziomem stabilności związanym między innymi
z podejmowaniem działań nowatorskich i reorganizacyjnych m.in.: systemy zarządzania
i kontroli, zamówienia publiczne, absorpcja środków unijnych, a także dużą wrażliwością na kwestie polityczno-społeczne dotyczące organizacji urzędu, budżet, pomoc społeczna, inwestycje oraz dużą istotnością finansową.

Struktura organizacyjna jednostki jest w odpowiednim stopniu zdecentralizowania, stosownie do charakteru działalności. Informacje wewnętrzne istotne dla osiągnięcia celów jednostki są identyfikowane i regularnie przekazywane kierownictwu. Informacje zewnętrzne związane z nowymi regulacjami, zmianami politycznymi i ekonomicznymi są zbierane i przekazywane kierownictwu.

Do wewnętrznych czynników ryzyka należy zaliczyć poziom skomplikowania przepisów oraz ich częste zmiany. W zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych oraz jednostek organizacyjnych istotnym czynnikiem zewnętrznym jest presja np. społeczna, w tym skargi klientów.

Finansowe czynniki ryzyka to głównie: wydatki w skali rocznej, inwestycje i źródła ich finansowania, koszty inwestycji, zmiany w systemie księgowania.

Do operacyjnych czynników ryzyka należy zaliczyć m.in.: bezpieczeństwo IT, poufność danych, działania w zakresie projektów unijnych.

Kategoria jakość zarządzania związana jest nieodłącznie z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi i realizowaną w zakresie ich funkcjonowania np. polityką jakości, planami, organizacją pracy a także kwalifikacjami pracowników.

Istotnym czynnikiem wpływającym również na jakość zarządzania jest przepływ informacji w strukturze organizacyjnej jednostki.

Czynnik ryzyka, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej wiąże się z istnieniem pisemnych procedur, podziałem obowiązków a także bezpośrednim nadzorem.

Przez pojęcie istotności w analizie ryzyka przyjmuje się miarę możliwych bezpośrednich i pośrednich konsekwencji finansowych w przypadku zajścia zdarzenia a także strat, które nie mają wymiaru finansowego np. utrata dobrego imienia. Pojęcie to będzie funkcjonować w przedkładanych sprawozdaniach z realizacji poszczególnych zadań audytowych.

2.2.2.               Opis metody analizy ryzyka

Analizę ryzyka zadań audytowych opracowano stosując metodę mieszaną, wyznaczającą priorytety realizacji poszczególnych zadań.

Analiza ryzyka w Starostwie oparta została o pięć sformułowanych podstawowych kategorii ryzyka, przedstawionych w tabeli:

1)     Wielkość operacji finansowych, potencjalnych strat finansowych spowodowanych błędami w prowadzeniu gospodarki finansowej lub nieefektywnością działalności, ilość operacji finansowych – ISTOTNOŚĆ / EFEKTYWNOŚĆ,

2)     Jakość systemu kontroli zarządczej w obszarze, wnioski z poprzednich audytów, jakość, morale i rotacja kadr, przejrzystość i jakość używanych procedur – KONTROLA ZARZĄDCZA

3)     Wrażliwość obszaru spowodowana możliwością nacisków korupcyjnych, poufnością danych, znaczeniem politycznym, wrażliwością klientów lub wpływem błędu na inny system – OPERACYJNE CZYNNIKI RYZYKA / WRAŻLIWOŚĆ SYSTEMU

4)     Ilość zmian prawnych lub organizacyjnych zachodzących lub planowanych w systemie, ich zakres i terminy – STABILNOŚĆ SYSTEMU

5)     Poziom skomplikowania – liczba podsystemów, trudne procedury i wymagania prawne, przekraczanie granic organizacji, liczba etapów procesowych – WPŁYW CZYNNIKÓW ZEWNĘTRZNYCH / STOPIEŃ SKOMPLIKOWANIA

Analiza zidentyfikowanych obszarów ryzyka, uwzględniająca powyższe kryteria ryzyk, dokonana jest w 4 punktowej skali ocen.

Oprócz oceny audytora uwzględniono priorytet kierownictwa, wyznaczony przez Starostę, Wicestarostę, Sekretarza oraz Skarbnika, do czego posłużyła przygotowana ocena potrzeb audytu, której wzór stanowi Załącznik Nr 1.

Ocenę przedstawiono jako sumę wskazanych priorytetów, która została oszacowana według następujących przykładowych wag: 1 – NISKI priorytet 0% (0,0 pkt.); 2 – ŚREDNI priorytet 10 % (0,1 pkt.); 3 – WYSOKI priorytet 20 % (0,2 pkt.).

Otrzymany wynik, sumy ocen zwaloryzowany został o czas, jaki upłynął od ostatniego audytu w danym obszarze, w sposób: zadanie realizowane w ostatnim roku 0 pkt.;
w roku poprzednim 0,1 pkt; dwa lata temu 0,2 pkt.; obszar wcześniej lub wcale nie oceniany 0,3 pkt.

Zastosowano punktacje ryzyka, określając je jako: NISKIE Ryzyko do 60%, ŚREDNIE Ryzyko – (61% - 80%), WYSOKIE Ryzyko powyżej 81%.

Analiza ryzyka została uporządkowana i przedstawiona w postaci matrycy oceny ryzyka, której wzór zawiera Załącznik Nr 2.

2.3.     Plan audytu wewnętrznego

Audyt wewnętrzny jest prowadzony według rocznego planu audytu
i opiera się na ocenie ryzyka. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, audyt wewnętrzny można prowadzić przez okres wykraczający poza zasięg rocznego planu audytu.

2.3.1. Strategiczny plan audytu

Plan strategiczny nie jest wymagany przy tworzeniu dokumentacji audytu.
W organizacji charakteryzującej się wysoką kulturą zarządzania może on stanowić jednak przydatne narzędzie. Plan taki powinien nakreślać funkcje i obszary pracy komórki audytu wewnętrznego w perspektywie średnio okresowej i długo-okresowej. Zakresem powinien obejmować okres co najmniej trzech lat. Powinien brać pod uwagę relacje pomiędzy dostępnymi zasobami i zidentyfikowanymi priorytetami audytu, wyniki audytu oraz nowe systemy i inne zmiany w danej jednostce. Plan strategiczny audytu wewnętrznego powinien być ściśle związany z planem strategicznym Starostwa oraz odpowiadającymi mu planami jednostek organizacyjnych Powiatu.

Audytor może opracować strategiczny plan audytu, który powinien zawierać następujące elementy:

1)     Cele długo-okresowe i krótko-okresowe

2)     Opis działań komórki audytu wewnętrznego.

3)     Plany rozwoju funkcji audytu.

4)     Wszelkie planowane sfery audytu, które mają być poddane audytowi, uszeregowane według stopnia priorytetu ze względu na ocenę ryzyka.

5)     Częstotliwość audytów w poszczególnych sferach.

6)     Plan strategiczny powinien zostać zatwierdzony przez Starostę.

2.3.2   Roczny plan audytu

Zgodnie z ustawą o finansach publicznych audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem audytu.

Audytor w porozumieniu z Kierownikiem jednostki przygotowuje na podstawie analizy ryzyka plan audytu na następny rok, w terminie do końca każdego roku na rok następny. Przeprowadzając analizę ryzyka, bierze pod uwagę w szczególności zadania wynikające z planu działalności, a także wytyczne ministra kierującego działem, komitetu audytu oraz szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone przez Ministra Finansów.

3.        ZADANIE AUDYTOWE

3.1.          Etapy zadania audytowego

1)     planowanie zadania audytowego,

a)     określenie celu i kryteriów,

b)     zebranie dostępnych informacji oraz wstępny ich przegląd i ocena,

c)     wstępna ocena systemów kontroli,

d)     metodyka i techniki audytu,

e)     program zadania audytowego,

f)       zawiadomienie komórki audytowanej o rozpoczęciu audytu;

2)     czynności audytowe,

a)     przeprowadzenie narady otwierającej audyt,

b)     przeprowadzenie zaplanowanych testów,

c)     zebranie faktów oraz ich ocena,

d)     zredagowanie wstępnych wniosków,

e)     narada zamykająca audyt,

f)       sprawozdanie z audytu,

3)     czynności sprawdzające.

3.2.          Program audytu

Podstawą rozpoczęcia zadania audytowego jest uzyskanie od Starosty imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Może być wydane upoważnienie do każdego zadania osobno lub roczne, do zadań z rocznego planu audytu na dany rok. Wzór upoważnienia zawiera Załącznik Nr 3.

Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego audytor opracowuje program zadania audytowego, który zawiera w szczególności:

1)            oznaczenie zadania audytowego, ze wskazaniem jego numeru i tematu,

2)     cel zadania audytowego,

3)            podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania audytowego,

4)     istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem,

5)            sposób przeprowadzenia zadania.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach, audytor może dokonać zmiany programu zadania audytowego w trakcie jego przeprowadzania, za wyjątkiem oznaczenia zadania audytowego i jego celu. Zmiany programu muszą być udokumentowane. Wzór programu zadania audytowego zawiera Załącznik Nr 4.

Następnie, audytor zawiadamia kierownika komórki audytowanej o rozpoczęciu audytu, jego przedmiocie i czasie trwania. W trakcie wykonywania zadania audytor może wykorzystać różne techniki przeprowadzania zadania audytowego, w tym:

1)            graficzną analizę procesów,

2)            obserwację wykonywania zadań przez pracowników komórki audytowanej,

3)            porównanie określonych zbiorów danych,

4)            przeprowadzanie oględzin,

5)            rekonstrukcję wydarzeń lub/i obliczeń,

6)            rozpoznawcze badanie pobranych próbek poprzez stosowaniu np. testów,

7)            sprawdzenie rzetelności informacji oraz konfrontacja jej z informacją z innego źródła,

8)            uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników Starostwa lub jednostek organizacyjnych,

9)            uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników komórki audytowanej,

10) zapoznanie się z dokumentami służbowymi.

Po zawiadomieniu kierownictwa komórki audytowanej o rozpoczęciu audytu, audytor przystępuje do realizacji zadania audytowego. Audytor może przeprowadzić naradę otwierającą z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt lub wyznaczonego przez niego pracownika komórki. Podczas narady otwierającej audytor przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego. Natomiast kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt, przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem sposobu komunikowania się celem minimalizacji zakłóceń w pracy komórki audytowanej w trakcie przeprowadzania zadania audytowego.

Z przeprowadzenia narady audytor sporządza protokół zawierający informacje
o celu, przebiegu i wyniku narady. Wzór protokołu z narady otwierającej określa Załącznik Nr 5. Protokół jest podpisywany przez audytora, kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo przez osobę przez niego wskazaną.

W razie odmowy podpisu protokołu przez kierownika komórki audytowanej albo osobę przez niego wyznaczoną, audytor czyni o tym wzmiankę w protokole. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana, niezwłocznie pisemnie uzasadniają przyczyny odmowy podpisania protokołu.

3.3.          Dokumenty robocze audytu

Ustalenia audytu winny być poparte dowodami poprzez powołanie się na dokumenty robocze, które mają przekonać kierownictwo komórki audytowanej jak
i adresatów sprawozdania. Dokumenty robocze audytu dostarczają uzasadnień wniosków
i rekomendacji, do których doszedł audytor w zakresie badania i oceny mechanizmów kontroli. Dokument roboczy może być dowodem, lecz na ogół nie jest załącznikiem do sprawozdania z audytu. Dokument roboczy audytu powinien zawierać co najmniej:

1)     tytuł, cel i datę sporządzenia,

2)     określenie komórki audytowanej,

3)     podpis audytora.

Dokumenty robocze służą jako narzędzie pracy audytora, ale także pisemnej dokumentacji pracy podsumowanej w sprawozdaniu z audytu. Informacje zawarte
w dokumentach roboczych powinny być wystarczające, kompetentne, istotne i przydatne jako rzetelna podstawa ustaleń i zaleceń audytu. Do najczęściej stosowanych przez audytora należą m.in.:

a)     analizy i mapy ryzyka,

b)     arkusze ustaleń,

c)     kwestionariusze, testy i listy kontrolne,

d)     opisy działań komórki audytowanej np. w formie diagramu, opisu, tabeli,

e)     program audytu,

f)       protokoły z narad i spotkań.

Wymienione powyżej dokumenty nie wyczerpują katalogu możliwych do wykorzystania przez audytora dokumentów roboczych. Wszelkie informacje dotyczące audytu wykorzystane przy wyciąganiu wniosków, formułowaniu zaleceń i rekomendacji, ocenie ryzyka, planowaniu audytów itp. muszą być dokumentowane w odpowiednio czytelnej formie.

3.3.1.               Arkusz ustaleń

Przydatnym dokumentem roboczym, który w sposób zwięzły i rzeczowy przedstawia wyniki przeprowadzonego badania/testu jest arkusz ustaleń, w którym zawarte są ustalenia stanu faktycznego, kryteria formułowania oceny, skutki uchybień, zalecenia. Umożliwia sprawne sporządzenie sprawozdania z audytu. Wzór arkusza ustaleń zawiera Załącznik Nr 6.

3.3.2.               Diagram

Diagram jest graficzną prezentacją procesu lub systemu, w której symbole przedstawiają poszczególne czynności w takiej kolejności, w jakiej są wykonywane,
w tym dokumenty, decyzje, kontrole, bazy danych i inne elementy procesu. Stanowi on, uzupełnienie formularza ścieżki audytu. Technika użyteczna do identyfikacji możliwych słabości mechanizmów kontroli. Można wyróżnić diagramy systemu, procesu, schemat organizacyjny, drzewo decyzji, diagram przepływu danych, diagram sieci itp.

3.3.3.               Kwestionariusz kontroli wewnętrznej (KKW)

Kwestionariusz jest stosowany w początkowej fazie audytu. Zawiera pytania dotyczące systemu (procesu) kontroli wewnętrznej. Odpowiedzi w nim zawarte pomagają w ocenie sytemu kontroli. Audytor wykorzystuje KKW zadając kierownictwu
i pracownikom jednostki audytowanej tak pytania otwarte jak i zamknięte. Kwestionariusz projektuje się zgodnie z planowanym zakresem i celami audytu. Można jednak tak sformułować pytania, aby odpowiedzi wymagały formy opisowej. Wzór Kwestionariusza Kontroli Wewnętrznej określa Załącznik Nr 7.

3.3.4.               Kwestionariusz samooceny

Kwestionariusze samooceny są stosowane w początkowej fazie audytu. Uzyskane przy ich pomocy informacje powinny zostać potwierdzone z innych źródeł. Pytania mogą mieć charakter zamknięty i otwarty, w zależności od zaistniałej potrzeby. Kwestionariusze samooceny są wypełniane samodzielnie przez kierownika komórki audytowanej,
a pytania dotyczą zakresu audytu. Wzór kwestionariusza określa Załącznik Nr 8.

3.3.5.               Notatka z obserwacji

Obserwowanie zadań wykonywanych przez pracowników, jak również oględziny
i obchód pomieszczeń komórki poddawanej badaniu, może przynieść ujawnienie istotnych słabości w jej działaniu. Notatka jest potwierdzeniem zaobserwowanego stanu faktycznego.
W notatce należy podać czas i miejsce dokonanych obserwacji oraz podać osobę, która towarzyszyła audytorowi. W przypadku oględzin można dodatkowo sporządzić materiał zdjęciowy. Wzór notatki z rozmowy zawiera Załącznik Nr 9.

3.3.6.               Notatka z rozmowy

Audytor przeprowadza rozmowy na wszystkich etapach audytu. Istotne informacje powinny być dokumentowane w formie notatki, która zawiera opis faktów i zdarzeń uzyskanych podczas prowadzonych rozmów. Wzór notatki z rozmowy określa Załącznik Nr 10.

3.4.          Techniki badania

Opisane poniżej techniki badania można stosować na różnych etapach audytu, tak przy planowania zadania audytowego, jak również w trakcie czynności audytorskich. Audytor powinni stosować tylko te techniki, które są potrzebne do realizacji konkretnego audytu. Audytor powinien stale dążyć do opracowywania nowych i bardziej efektywnych technik. Przy dokonywaniu wyboru najlepszej metody badania danej konkretnej działalności, audytor powinien stosować takie techniki, które doprowadzą do pożądanego wyniku, uwzględniając związane z tym koszty. Do najczęściej stosowanych należą
w szczególności:

3.4.1.               Testy przeglądowe

Dotyczą wstępnego badania systemu, pozwalają zrozumieć zasady jego funkcjonowania i zidentyfikować mechanizmy kontrolne, które zostaną zweryfikowane przy pomocy testów zgodności. Testy przeglądowe realizowane są przez badaniu kolejnych etapów przebiegu procesu albo poprzez prześledzenie jednej transakcji od początku do końca. Wykonuje się je na niewielkiej próbie typowych operacji.

3.4.2.               Testy zgodności

Testy zgodności dostarczają dowodów na przestrzeganie ustalonych procedur. Ich ocenie podlega system kontroli, a po ewentualnym stwierdzeniu odstępstwa audytor ocenia jego istotność. Celem testów jest znalezienie dowodów potwierdzających skuteczność kontroli. Ważne jest, aby jednostki populacji będącej przedmiotem testowania miały taką sama cechę dotyczącą mechanizmu kontroli. Błędem będzie każde odstępstwo od takiego mechanizmu. W testach zgodności wykorzystywane są następujące techniki:

1)     analiza

2)     obserwacja / oględziny

3)     powtórzenie czynności

4)     rozmowa / wywiad

5)     weryfikacja

3.4.3. Testy rzeczywiste - wiarygodności

Testy rzeczywiste przeprowadza się po przeprowadzeniu testów zgodności. Polegają one na sprawdzeniu, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Pozytywny wynik testów zgodności pozwala ograniczyć zakres testów rzeczywistych Najczęściej testy te przeprowadza się na poszczególnych operacjach celem stwierdzenia ich poprawności. W testach rzeczywistych stosuje się
w szczególności następujące techniki:

1)     bezpośredni ogląd – stwierdzenie istnienia,

2)     inwentaryzacja – stwierdzenie kompletności,

3)     metody analityczne – potwierdzenie zapisów, prawidłowości wycen i wyliczeń,

4)     obliczenia – potwierdzenie dokładności zapisu,

5)     próbkowanie – stwierdzenie kompletności i poprawności zapisu,

6)     sprawdzanie – potwierdzenie prawidłowości wyliczeń, wyceny, klasyfikacji,

7)     uzgodnienie z dokumentami źródłowymi – potwierdzenie wartości i istnienia,

Test gwarancji – celem jest weryfikacja zarejestrowanych kwot z dokumentem źródłowym i uzyskanie potwierdzenia, że zatwierdzone kwoty odnoszą się do prawidłowych transakcji.

Test góra-dół – celem jest stwierdzenie kompletności zjawiska. Test przeprowadzany jest odwrotnie niż test gwarancji, tj. od zapisu w księgach rachunkowych do dowodów źródłowych. Najczęściej przeprowadzane są na próbie transakcji.

Procedury analityczne – polegają na analizie relacji pomiędzy danymi finansowymi lub nie finansowymi z różnych okresów lub różnych jednostek, dokonywanej w celu stwierdzenia zgodności i przewidywanych tendencji lub znaczących odchyleń
i niespodziewanych związków. W przypadku ujawnienia nieoczekiwanych wyników lub zależności należy je zbadać. Podstawowymi metodami analitycznymi stosowanymi przez audytora są:

1)     analiza prognostyczna – wykorzystywana do prognozowania wartości analizowanej zmiennej w przyszłych okresach w oparciu o występowanie wzajemnych związków,

2)     analiza trendu – porównująca badany parametr z bieżącego okresu do wielkości tego parametru w poprzednich okresach i ustalenie, czy nie odstaje on od normy,

3)     analiza wskaźnikowa – wykorzystująca porównanie danych liczbowych.

Metoda rozpoznawczego badania próbek – posługuje się pobieraniem próbek losowych jako narzędziem dostępnym do wykorzystania w połączeniu z innymi testami. Aby można było stosować to narzędzie, muszą być spełnione następujące kryteria:

-         Wykaz elementów populacji jest kompletny, aktualny i możliwy do zidentyfikowania.

-         Do przeprowadzenia wyboru obiektów stanowiących przedmiot testu na potrzeby audytu da się zastosować system liczb losowych.

-         Można ustalić poziomu dopuszczalnego błędu.

Podstawowe metody doboru próby stosowane przez audytora to:

1)     losowanie intuicyjne,

2)     losowanie „na chybił trafił”,

3)     losowanie statystyczne,

4)     losowanie systematyczne.

3.5.     Sprawozdawczość

3.5.1   Narada zamykająca

Po zakończeniu czynności w komórkach audytowanych audytor przedstawia kierownikom tych komórek ustalenia stanu faktycznego. Audytor może zwołać naradę zamykającą z udziałem kierowników komórek audytowanych lub wyznaczonych przez nich pracowników w celu przedstawienia wstępnych wyników audytu. Z przeprowadzenia narady audytor sporządza protokół zawierający informacje o celu, przebiegu i wyniku narady. Wzór protokołu określa Załącznik Nr 11.

3.5.2. Sprawozdanie z zadania

Po przedstawieniu kierownikom komórek audytowanych ustaleń stanu faktycznego audytor sporządza sprawozdanie, w którym w sposób jasny, rzetelny i zwięzły przedstawia wyniki audytu wewnętrznego. Sprawozdanie zawiera w szczególności

1)     temat i cel zadania oraz podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,

2)     datę rozpoczęcia zadania,

3)     ustalenia stanu faktycznego,

4)     wskazanie słabości kontroli zarządczej oraz analizę ich przyczyn,

5)     skutki lub ryzyka wynikające ze słabości kontroli zarządczej,

6)     zalecenia w sprawie wyeliminowania słabości kontroli zarządczej lub wprowadzenia usprawnień,

7)     opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w obszarze ryzyka objętym zadaniem,

8)     datę sporządzenia sprawozdania,

9)     imię i nazwisko audytora jego podpis.

Audytor przekazuje sprawozdanie kierownikom komórek audytowanych objętych zadaniem. W przypadku objęcia zakresem zadania zapewniającego kilku komórek audytowanych audytor może przekazać kierownikowi komórki audytowanej tylko tę część sprawozdania, która dotyczy działalności kierowanej przez niego komórki.

Po otrzymaniu sprawozdania kierownik komórki audytowanej może zgłosić na piśmie dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia do treści sprawozdania,
w terminie określonym przez audytora nie krótszym niż 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania.

W przypadku otrzymania dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania audytor dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia w części albo w całości ich zasadności zmienia lub uzupełnia treść sprawozdania.

W przypadku nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania, w części albo w całości, audytor przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi komórki audytowanej.

Po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania audytor przekazuje sprawozdanie kierownikowi jednostki i kierownikowi komórki audytowanej.

W przypadku nie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub umotywowanych zastrzeżeń do treści sprawozdania audytor, po upływie wyznaczonego terminu, przekazuje sprawozdanie kierownikowi jednostki, informując o tym kierownika komórki audytowanej. Wzór sprawozdania określa Załącznik Nr 12.

3.6.          Czynności sprawdzające

Audytor może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających oraz ich ocenę audytor zamieszcza w notatce informacyjnej, którą przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki audytowanej, w której były przeprowadzane czynności sprawdzające. Wzór notatki informacyjnej z czynności sprawdzających zawiera Załącznik nr 13.

3.7.          Czynności doradcze

Audytor wykonuje czynności doradcze na wniosek kierownika jednostki lub
z własnej inicjatywy w zakresie z nim uzgodnionym. W wyniku czynności doradczych audytor może przedstawić opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania komórki audytowanej. Sposób wykonania i dokumentowania przebiegu oraz wyniku czynności doradczych powinien być odpowiedni do rodzaju i charakteru działań podjętych przez audytora. Usługi doradcze mogą mieć różną formę, począwszy od formalnych zadań określonych przez pisemne porozumienia do czynności doradczych, takich jak uczestnictwo w stałych lub tymczasowych komitetach zarządzających lub zespołach projektowych. Od audytora oczekuje się wykorzystywania profesjonalnego osądu do oceny stopnia, w jakim wskazówki zawarte w poradzie powinny być stosowane w każdej z określonych sytuacji, które w szczególności mogą obejmować:

1)     formalne zadania doradcze – planowane i wykonywane zgodnie z pisemną umową,

2)     nieformalne zadania doradcze – działalność rutynowa, np. udział w stałych komisjach, projektach o ograniczonym czasie trwania, zebraniach doraźnych,

3)     specjalne zadania doradcze – udział w zespole fuzji i przejęć, konwersji systemów,

4)     pilne zadania doradcze – udział w zespole powołanym w celu przywrócenia lub utrzymania działalności operacyjnej po awarii lub innym nadzwyczajnym wydarzeniu, bądź w zespole, którego zadaniem jest pomoc w wykonaniu szczególnego polecenia lub dotrzymania nietypowego terminu itp.

4.        AKTA AUDYTU

4.1.          Akta stałe

     Stałe akta zawierają informacje dotyczące obszarów ryzyka, które mogą być przedmiotem zadań audytowych, a obejmują w szczególności

1)     informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzanie audytu i analizy ryzyka,

2)     plany audytu,

3)     sprawozdania z wykonania planów audytu,

4)     wykaz dokumentów zawierających opis systemów zarządzania i kontroli,

5)     wykaz podstawowych aktów prawnych.

Dokumentacja stałych akt audytu podlega aktualizacji nie rzadziej niż raz na rok.

4.2.          Akta bieżące

Bieżące akta zawierają informacje niezbędne do sformułowania uwag i wniosków, które będą zawarte w sprawozdaniu z przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Prowadzi się je dla dokumentowania przebiegu i wyników konkretnego zadania audytowego. Akta bieżące zawierają w szczególności:

1)     imienne upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego,

2)     program zadania oraz dokumenty związane z jego przygotowaniem,

3)     dokumenty sporządzone oraz dokumenty otrzymane przez audytora w trakcie przeprowadzania zadania, w tym oświadczenia dotyczące przedmiotu zadania zapewniającego złożone przez pracowników komórki audytowanej,

4)     sprawozdanie z zadania,

5)     dokumenty wytworzone lub otrzymane przez audytora wewnętrznego w związku z wykonywaniem czynności doradczych,

6)     dokumentację dotyczącą przeprowadzonych czynności sprawdzających.

5.     PROGRAM ZAPEWNIENIA I POPRAWY JAKOŚCI

Celem programu zapewnienia i poprawy jakości, zwany dalej programem, jest zapewnienie i poprawa jakości działań realizowanych przez audyt wewnętrzny funkcjonujący w strukturze organizacyjnej Starostwa. Program obejmuje okresowe wewnętrzne i zewnętrzne oceny jakości oraz bieżący monitoring.

Program dostarcza racjonalnego zapewnienia, że komórka audytu wewnętrznego:

1)     działa zgodnie z kartą audytu, która powinna być zgodna ze Standardami audytu wewnętrznego oraz kodeksem etyki,

2)     funkcjonuje w sposób efektywny i skuteczny,

3)     jest postrzegany przez zainteresowane strony jako przysparzający wartość dodaną i usprawniający funkcjonowanie organizacji.

5.1.     Oceny wewnętrzne

Na oceny wewnętrzne składają się:

Bieżące oceny jakości dokonywane poprzez:

-         Przegląd akt bieżących prowadzony we własnym zakresie. Dotyczy
w szczególności programu zadania audytowego, ustaleń audytu, zebranej dokumentacji zadania i ogólnej jego oceny – wzór przeglądu akt bieżących zawiera Załącznik Nr 14.

-         Listy sprawdzające,

-         Informacja zwrotna od klientów audytu i innych zainteresowanych stron, np.
w postaci ankiety poaudytowej, w której kierownictwo komórki audytowanej ocenia przebieg prac audytora, organizacje pracy, jakość sprawozdania itp. Przykład ankiety poaudytowej stanowi Załącznik Nr 15.

Okresowe oceny jakości – dokonywane są w drodze samooceny w celu oceny zgodności z kartą audytu, standardami i kodeksem etyki, odpowiednimi wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Szczególnie w zakresie: organizacji komórki audytu wewnętrznego, planowania, sprawozdawczości, realizacji zadań zapewniających i czynności doradczych. Przykład samooceny audytu stanowi Załącznik Nr 16.

5.1.          Oceny zewnętrzne

Oceny zewnętrzne, powinny być przeprowadzanie przynajmniej raz na pięć lat przez:

1)     wykwalifikowaną osobę lub zespół spoza organizacji np. komórkę organizacyjną Ministerstwa Finansów, Najwyższą Izbę Kontroli, Regionalną Izbę Obrachunkową itp.,

2)     w formie przeglądów partnerskich pomiędzy jednostkami (komórkami audytu wewnętrznego) np. z tej samej grupy lub sektora. W przypadku dokonywania oceny zewnętrznej w grupie trzech lub więcej jednostek obawy co do naruszenia niezależności osób dokonujących oceny zostaną zminimalizowane,

Ocena zewnętrzna powinna obejmować szeroki zakres problemów działalności audytu, m.in.:

1)     działalność zgodną ze standardami, kodeksem etyki oraz kartą audytu, planami, politykami, procedurami audytu oraz odpowiednimi wymogami prawnymi i regulacyjnymi,

2)     narzędzia i techniki wykorzystywane przez audytora,

3)     ocenę czy audyt przysparza wartość dodaną i usprawnia działanie jednostki,

4)     włączenie audytu wewnętrznego w proces ładu organizacyjnego w jednostce.

ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1.

Ocena potrzeb audytu – priorytety kierownictwa

Załącznik nr 2.

Matryca oceny ryzyka

Załącznik nr 3.

Upoważnienie Nr

do przeprowadzania audytu wewnętrznego

Na podstawie art. 287 ust. 1, w związku z art. 275, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r. w sprawie przeprowadzania
i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2010 r. Nr 21, poz. 108) upoważnia się Pana/Panią*):

............................................................................................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe/)

do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z planem audytu wewnętrznego/poza

planem audytu wewnętrznego*) w:........................................................................................................................

 (nazwa i adres komórki/jednostki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny)

Termin ważności upoważnienia upływa z dniem ................... .

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia................................................

 Załącznik nr 4.

Załącznik nr 5.

Załącznik nr 6.

Załącznik nr 7.

Załącznik nr 8.

Załącznik nr 9.

Załącznik nr 10.

Załącznik nr 11.