Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Kluczborku

z dnia 24 sierpnia 2011 r.

w sprawie wprowadzenia dokumentów kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz wobec podległych i nadzorowanych jednostek Powiatu Kluczborskiego.

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), §1. pkt 1 uchwały Zarządu Powiatu w Kluczborku Nr 25/56 z dnia 22 sierpnia 2011 r. oraz § 13 ust.1 i 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku stanowiącego załącznik do uchwały Nr XXVIII/163/2008 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego z późn. zm., Starosta Kluczborski zarządza, co następuje:

§ 1. Ustanawia się Zasady kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku
oraz jednostkach podległych i nadzorowanych Powiatu Kluczborskiego w brzmieniu określonym w załączniku Nr 1 do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Wprowadza się Politykę zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym
w Kluczborku w brzmieniu określonym w załączniku Nr 2 do niniejszego Zarządzenia.

§ 3. Wprowadza się Procedurę zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym
w Kluczborku w brzmieniu określonym w załączniku Nr 3 do niniejszego Zarządzenia.

§ 4. Wprowadza się Regulamin kontroli instytucjonalnej w Starostwie Powiatowym
w Kluczborku oraz jednostkach podległych i nadzorowanych Powiatu Kluczborskiego
w brzmieniu określonym w załączniku Nr 4.

§ 5.1 Zobowiązuje się kierowników jednostek podległych i nadzorowanych Powiatu do składania raz w roku według stanu na dzień 31 grudnia – za pośrednictwem Koordynatora ds. kontroli zarządczej, informacji o stanie kontroli zarządczej w jednostce, w terminie do końca lutego następnego roku.

2. Wzór druku – informacja o stanie kontroli zarządczej - stanowi załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia.

3. Przykładowy sposób sporządzenia informacji stanowi załącznik Nr 6.

4. Zobowiązuje się Koordynatora ds. kontroli zarządczej do przyjmowania informacji,
o której mowa w ust. 1.

§ 6. Traci moc zarządzenie Nr 14/2006 Starosty Kluczborskiego z dnia 30.06.2006 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Kontroli.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Zasady Kontroli Zarządczej
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Starosty Kluczborskiego
nr 41/2011 z dnia 24.08.2011 r.

Dział I

WSTĘP

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Kontrola zarządcza realizowana w Starostwie Powiatowym oraz jednostkach podległych i nadzorowanych Powiatu Kluczborskiego stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza:

1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania,

2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych
z zarządzaniem,

3) sygnalizuje naruszenie prawa,

4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości,

5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia.

§ 2. Ilekroć w niniejszym załączniku jest mowa o:

1) Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Kluczborskiego,

2) Powiecie - należy przez to rozumieć Powiat Kluczborski,

3) Starostwie - należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Kluczborku.

§ 3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami
i wytycznymi,

2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędnego i efektywnego wykorzystywania zasobów majątkowych i ludzkich,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów; zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą
i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji dla zapewnienia osobom zarządzającym i pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji zewnętrznej,

7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu Starostwa, wskazanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwienie likwidacji nieprawidłowości.

Rozdział 2

Zasady kontroli zarządczej

§ 4. Starosta zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Starostwie oraz jednostkach podległych i nadzorowanych.

§ 5. Starosta zadania związane z wdrożeniem i koordynacją kontroli zarządczej zleca Koordynatorowi ds. kontroli zarządczej.

Dział II

ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

Rozdział 1

Przestrzeganie wartości etycznych

§ 6. W celu zapewnienia właściwie funkcjonującego środowiska wewnętrznego wprowadzono Kodeks etyki pracowników Starostwa Powiatowego w Kluczborku przyjęty Zarządzeniem Starosty Nr 56 z dnia 3 grudnia 2007 r.

Rozdział 2

Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna

§ 7. Zapewnieniu właściwie funkcjonującego środowiska wewnętrznego w Starostwie służą
w szczególności procedury, regulaminy i instrukcje wprowadzone w drodze Zarządzenia Starosty w sprawie:

1) wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego,

2) naboru na wolne stanowisko urzędnicze,

3) przeprowadzania okresowych ocen pracowników na stanowiskach urzędniczych, w tym kierowniczych stanowiskach urzędniczych.

Rozdział 3

Delegowanie uprawnień

§ 8.1. W Starostwie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdza się podpisem.

2. Aneksy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa przechowywane są
w wydziałach, biurach, referatach, których dotyczą.

Dział III

ZARZADZANIE RYZYKIEM

Rozdział 1

Określenie zadań

§ 9. Starostwo jest jednostką sektora finansów publicznych rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Powiatu.

§ 10. Szczegółowy podział zadań powierzonych do realizacji przez poszczególne wydziały, biura, referaty i samodzielne stanowiska zapisany jest w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa.

§ 11. Zadania finansowe określone są w uchwale budżetowej, która podlega uchwaleniu przez Radę Powiatu.

Rozdział 2

Realizacja zadań

§ 12. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołuje się
w Starostwie Zespół ds. zarządzania ryzykiem, oraz wprowadza regulamin pracy Zespołu
ds. zarządzania ryzykiem.

§ 13.1. Zespół ds. zarządzania ryzykiem zajmuje się identyfikacją i oceną ryzyka oraz ustala metody przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania.

2. Zespół ds. zarządzania ryzykiem przygotowuje i aktualizuje wytyczne dot. sposobu identyfikacji i oceny ryzyka dla jednostek organizacyjnych Powiatu.

§ 14. Pracownicy Starostwa, a w szczególności naczelnicy wydziałów i kierownicy biur
i referatów zobowiązani są do bieżącego informowania Zespołu ds. zarządzania ryzykiem
o występowaniu zdarzeń mających wpływ na powstanie ryzyka, oraz o niewykonaniu powierzonych do realizacji zadań.

Dział IV

MECHANIZMY KONTROLI

Rozdział 1

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

§ 15. 1. Jednym z elementów kontroli zarządczej jest system wprowadzonych mechanizmów kontroli, na który składają się procedury wewnętrzne, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Starostwie tworzy się w szczególności
w oparciu o procedury i dokumenty wskazane w załączniku nr 1 do zasad kontroli zarządczej.

3. Dokumentację zapewniającą Starostę o funkcjonowaniu skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach podległych i nadzorowanych stanowią informacje
o stanie kontroli zarządczej w w/w jednostkach.

Rozdział 2

Nadzór

§ 16.1. Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli.

2. Przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady:

1) legalności, tj. zbadania zgodności działania Jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy.

2) gospodarności, tj. ustalenia czy działalność Jednostki jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej,

3) celowości, tj. ustalenia, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności,

4) rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Jednostki były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie
i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Jednostki oraz czy określone działania lub stany są faktycznie udokumentowane, zgodnie
z rzeczywistością,

5) kontradyktoryjności – tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie oraz obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich.

Rozdział 3

Ciągłość działania

§ 17. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Starostwa:

1) tam gdzie nie jest to wskazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze,

2) sprawy są prowadzone, przechowywane, znakowane, rejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy o przejęcie jej przez zstępującego pracownika,

3) w zakresach czynności ustalone są zastępstwa pracowników.

Rozdział 4

Ochrona zasobów

§ 18. W celu zapewnienia ochrony zasobów Starostwa pracownicy zobowiązują się do:

1) przestrzeganie ustalonych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych,

2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych,

3) ochrony danych osobowych w systemie informatycznym, a w szczególności przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych oraz przeciwdziałanie w przypadku wykrycia naruszeń zabezpieczeń systemu zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,

4) przestrzegania zasad określonych w instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym,

§ 19.1. Starosta mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określił
w drodze Zarządzenia w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Starostwie, zasady administrowania i przetwarzania danych osobowych w Starostwie.

2. Polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Starostwie zapewnia odpowiedni poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, w tym przechowywanych i przetwarzanych aktywów zapewniając im poufność, integralność, oraz dostępność.

§ 20. Właściwym wydziałom, biurom, referatom i samodzielnym stanowiskom pracy
w Starostwie powierzono odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury Starostwa.

§ 21. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan.

§ 22. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zarządzeniem Starosty w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

§ 23. Starostwo dysponuje archiwum, w którym zgodnie z instrukcją kancelaryjną przechowywane są dokumenty wytworzone i te, które wpłynęły do Starostwa.

§ 24. Budynki należące do Starostwa, są odpowiednio zabezpieczone .

Dział V

INFORMACJA I KOMUNIKACJA

§ 25. Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Informacji Prawnej „LEX”.

§ 26. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów zapoznają pracowników
z obowiązującymi przepisami prawa i zapewniają im dostęp do obowiązujących aktów prawnych dotyczących zakresu ich działania.

Dział VI

MONITOROWANIE I OCENA

Rozdział 1

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

§ 27. Zobowiązuje się naczelników wydziałów, kierowników biur i referatów oraz pozostałych pracowników do bieżącego monitorowania i oceniania poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w celu bieżącego identyfikowania problemów.

Rozdział 2

Samoocena

§ 28. W Starostwie prowadzona jest samoocena systemu kontroli zarządczej w formie kontroli funkcjonalnej.

§ 29. Raz w roku przeprowadzana jest samoocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej realizowana poprzez ankiety - kwestionariusze wypełniane przez pracowników
i kierownictwo jednostki - załącznik Nr 2 oraz załącznik Nr 3 do Zasad kontroli zarządczej.

Rozdział 3

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§ 30. Źródłem zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Starostę są w szczególności wyniki: samooceny efektywności systemu kontroli zarządczej, monitorowania ryzyka oraz przeprowadzonych audytów wewnętrznych, auditów SZJ oraz kontroli wewnętrznych
i zewnętrznych, informacje o stanie kontroli zarządczej w jednostkach podległych
i nadzorowanych.

 


Zasady Kontroli Zarządczej
Załącznik nr 1
Wykaz dokumentów i procedur związanych
z Systemem Kontroli Zarządczej   

 
Zasady Kontroli Zarządczej
Załącznik nr 2
Ankieta samooceny SKZ - Kierownictwo

 

Zasady Kontroli Zarządczej
Załącznik nr 3
Ankieta samooceny SKZ - Pracownicy  

Zasady Kontroli Zarządczej
Załącznik nr 4
Zasady Dokonywania Samooceny

1.     Samoocena systemu kontroli zarządczej przeprowadzana jest w następujących płaszczyznach, przez:

1)    Najwyższe kierownictwo, naczelników wydziałów, kierowników biur
i referatów oraz samodzielne stanowiska (ankieta samooceny kontroli zarządczej – kierownictwo załącznik Nr 1),

2)    pracowników (kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej – załącznik
Nr 2).

2.      Raz w roku Zespół ds. zarządzania ryzykiem przygotowuje i przekazuje do wypełnienia w formie elektronicznej lub papierowej wszystkim pracownikom Starostwa odpowiedni Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej.

3.     W terminie 7 dni od daty wysłania pracownicy Starostwa odsyłają wypełnione kwestionariusze na skrzynkę e-mail bądź składają wersje papierowe Koordynatorowi kontroli zarządczej.

4.     Wypełnienie Kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej polega na wpisaniu oceny TAK/NIE ewentualnie zaznaczeniu znakiem X odpowiedzi NIE WIEM.

5.     Kwestionariusze samooceny kontroli zarządczej pracownicy Starostwa wypełniają anonimowo.

6.     Zespół ds. zarządzania ryzykiem po przeprowadzonej analizie udzielonych
w Kwestionariuszu samooceny kontroli zarządczej odpowiedzi przez pracowników Starostwa, przygotowuje raport z samooceny kontroli zarządczej, który zostaje omówiony w ramach przeglądu zarządzania.

7.     Raport, o którym mowa w ust. 6, stanowi źródło uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Starostwie.


Polityka Zarządzania Ryzykiem
Załącznik nr 2
do Zarządzenia Starosty Kluczborskiego
nr 41/2011 z dnia 24.08.2011 r.

Rozdział 1

Cel i realizacja polityki zarządzania ryzykiem

§ 1. Celem polityki zarządzania ryzykiem jest identyfikacja obszarów ryzyka, oszacowanie ryzyka, a następnie redukcja ryzyka do akceptowalnego poziomu.

§ 2. Realizacji celów służą:

1) podnoszenie świadomości pracowników Starostwa Powiatowego w Kluczborku
w zakresie zagadnień z zakresu Polityki zarządzania ryzykiem,

2) zdefiniowanie obszarów ryzyka i zadań wrażliwych w działalności Starostwa Powiatowego w Kluczborku,

3) stały monitoring obszarów ryzyka,

4) podejmowanie działań zaradczych prowadzących do redukcji ryzyka do poziomu akceptowalnego.

§ 3. 1. Identyfikacja, ocena i zarządzanie ryzykiem jest ściśle powiązane z realizacją celów Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

2. Zarządzanie ryzykiem jest jednym z elementów cyklu planowania i podejmowania decyzji.

3. Analiza ryzyka jest procesem ciągłym.

4. Przebieg procesu zarządzania ryzykiem polega na:

1) zdefiniowaniu wszystkich obszarów ryzyka,

2) przyjęciu jednolitej metodyki identyfikacji i analizy ryzyka,

3) przyjęciu jednolitej metodyki raportowania ryzyk,

4) ograniczaniu ryzyk poprzez adekwatne i terminowe działania awaryjne i naprawcze.

Rozdział 2

Obowiązki związane z realizowaniem polityki zarządzania ryzykiem:

§ 4. 1. Obowiązkiem kierownictwa poszczególnych wydziałów, biur i referatów oraz samodzielnych stanowisk jest monitorowanie i okresowy przegląd ryzyk zagrażających wykonaniu głównych celów strategicznych i operacyjnych.

2. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie ryzykiem powinny mieć kwalifikacje wystarczające do identyfikacji ryzyk i ich oceny.

3. Raportowanie o wszelkich zdarzeniach zarówno pozytywnych, jak i negatywnych jest obowiązkiem każdego pracownika.

4. Inicjatywy pracowników zmierzające do przyjmowania odpowiedzialności za ryzyka powinny być wspierane przez naczelników wydziałów oraz kierowników biur i referatów.

§ 5. W celu zapewnienia realizacji polityki zarządzania ryzykiem wprowadza się ramowe procedury zarządzania ryzykiem.

 

Procedura Zarządzania Ryzykiem
Załącznik nr 3
do Zarządzenia Starosty Kluczborskiego
nr 41/2011 z dnia 24.08.2011 r.

Celem procedury jest zapewnienie mechanizmów identyfikowania wszystkich ryzyk zagrażających realizacji celów Starostwa Powiatowego w Kluczborku w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, określanie skutków i wag tych ryzyk oraz podejmowanie adekwatnych środków zaradczych w celu minimalizacji ryzyka.

Rozdział 1

Glosariusz

§ 1. Użyte w niniejszej procedurze pojęcia mają następujące znaczenie:

1) analiza ryzyka – czynności podjęte w celu zrozumienia charakteru zidentyfikowanego ryzyka, na które narażona jest organizacja,

2) czynniki ryzyka – okoliczności, stan prawny, stan faktyczny, które mogą wywołać ryzyko,

3) mapa ryzyka – dokument odzwierciedlający ocenę skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

4) mechanizm kontrolny – element systemu zarządzania, zasady określone przez przepisy prawa, procedury, które mają ograniczyć prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub jego skutki,

5) oddziaływanie ryzyka – możliwe skutki lub konsekwencje dla organizacji takie jak straty, utrata reputacji, wypadki, niekorzystne zdarzenia lub opóźnienia,

6) prawdopodobieństwo – szacowane prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia,

7) proces – uporządkowany logicznie ciąg czynności, działań, decyzji, uzgodnień, których efektem jest powstanie pewnej wartości dającej się określić w postaci zmiany
w środowisku zewnętrznym, jako efekt pracy,

8) rejestr ryzyka – zestawienie w formie papierowej wszystkich zidentyfikowanych ryzyk,

9) ryzyko – możliwość (prawdopodobieństwo) zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów i zadań,

10) ryzyko nieodłączne (inherentne) – ryzyko, które występuje przy założeniu, że nie działają żadne mechanizmy kontrolne,

11) ryzyko operacyjne – ryzyko krótkookresowe związane z działalnością Starostwa,

12) ryzyko szczątkowe (rezydualne)– Ryzyko, które pozostaje po podjęciu wszystkich możliwych, bądź opłacalnych kroków zmierzających do unikania ryzyka, jego kontrolowania lub przeniesienia (transferu).

13) ryzyko strategiczne – ryzyko długookresowe, na które Starostwo ma ograniczony wpływ,

14) system kontroli zarządczej – ogół zasad zaprojektowanych i wdrożonych przez Starostę Kluczborskiego, obejmujących całą organizację, stanowiących spójną i logiczną całość funkcjonującą w określonym środowisku na wszystkich poziomach zarządzania, służących zwiększeniu prawdopodobieństwa zrealizowania wytyczonych celów i zadań
w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy poprzez zmniejszenie skutków ryzyka,

15) szacowanie ryzyka – proces systematycznej oceny źródeł, skutków
i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

16) właściciel ryzyka – osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca największe kompetencje do podjęcia działań zaradczych w stosunku do obszaru, którym zarządza,

17) zarządzanie ryzykiem – podjęte działania mające na celu zmniejszenie ryzyka do poziomu akceptowalnego obejmujące identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie.

Rozdział 2

Cele zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

§ 2.1. Procedura zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Kluczborku zwanym dalej Starostwem ma na celu zidentyfikowanie ryzyka oraz ograniczenie jego negatywnego oddziaływania, co powinno przyczynić się do efektywnego i racjonalnego osiągania celów i realizacji zadań Starostwa.

2. Celem zarządzania ryzykiem w odniesieniu do głównych celów i zadań Starostwa jest:

1) zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

2) efektywne zarządzanie Starostwem poprzez utworzenie właściwego ładu organizacyjnego,

3) położenie większego nacisku w procesie zarządzania na sprawy faktycznie istotne,

4) bardziej świadome podejmowanie decyzji z uwzględnieniem ryzyka,

5) efektywne wykorzystanie zasobów Starostwa,

6) skuteczne zarządzanie projektami,

7) dostosowanie do obowiązujących wymogów prawnych,

8) ograniczenie ryzyka utraty szansy,

9) zapewnienie adekwatności mechanizmów kontrolnych w stosunku do potencjalnych ryzyk,

10) ograniczenie zachowań nieetycznych.

§ 3. 1. Procedura zarządzania ryzykiem stanowi narzędzie zarządzania dla kierownictwa oraz wytyczne dla wszystkich pracowników Starostwa.

2. Ograniczenie ryzyka prowadzone jest poprzez zaprojektowanie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych na podstawie wyników monitoringu poziomu ryzyka oraz jego oceny.

Rozdział 3

Zakres podmiotowy zarządzania ryzykiem

§ 4. 1. Procedurę zarządzania ryzykiem stosują wszyscy pracownicy zatrudnieni
w Starostwie.

2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się na dwóch poziomach:

1) strategicznym,

2) operacyjnym,

3. Zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym oparte jest na identyfikacji
i rocznej analizie ryzyka.

4. Zarządzanie ryzykiem na poziomie operacyjnym stanowi element zarządzania, polegający na bieżącej identyfikacji, ocenie ryzyka i podejmowaniu działań zaradczych.

5. Analiza ryzyka na każdym z poziomów obejmuje następujące etapy:

1) identyfikację ryzyka, które może oddziaływać na funkcjonowanie Starostwa,

2) ocenę istniejących środków wykorzystywanych do utrzymania ryzyka pod kontrolą,

3) ocenę i hierarchizację ryzyka wg oddziaływania i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka,

4) zdefiniowanie działań wymaganych do postępowania z ryzykiem nie akceptowalnym,

5) wskazanie osób z Kierownictwa, odpowiedzialnych za podjęcie działań zaradczych oraz ustalenie terminu, do którego działania należy podjąć,

6) monitorowanie i składanie raportów dotyczących postępowań.

6. Zarządzanie ryzykiem w Starostwie odbywa się dwuetapowo:

1) na poziomie strategicznym opartym na identyfikacji i rocznej analizie ryzyka,

2) na poziomie operacyjnym opartym na bieżącej identyfikacji i analizie ryzyka oraz podejmowaniu bieżących działań zaradczych.

Rozdział 4

Zasady odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem

§ 5. 1. Za zarządzanie ryzykiem na poziomie strategicznym odpowiada Starosta Kluczborski zwany w dalszej części Starostą poprzez:

1) kształtowanie i wdrażanie polityki zarządzania ryzykiem,

2) identyfikację czynników ryzyka i ocenę ryzyka na poziomie strategicznym,

3) zdefiniowanie obszarów ryzyka,

4) określenie obszarów akceptowalnego ryzyka,

5) ogłaszanie i wdrażanie procedury zarządzania ryzykiem,

6) monitorowanie skuteczności mechanizmów kontrolnych,

7) wyznaczanie właścicieli ryzyka na poziomie strategicznym.

2. W celu prawidłowego przeprowadzania procesu identyfikacji i oceny ryzyka na poziomie strategicznym Starosta powołuje Zespół ds. zarządzania ryzykiem.

3. Starosta może przypisać odpowiedzialność za zarządzanie kluczowym ryzykiem na poziomie strategicznym właściwym merytorycznie pracownikom zatrudnionym na kierowniczych stanowiskach.

§ 6. 1. Na poziomie operacyjnym za zarządzanie ryzykiem odpowiadają naczelnicy wydziałów, kierownicy biur, referatów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach poprzez:

1) identyfikację i dokumentowanie czynników ryzyka, które mają istotny wpływ dla osiągnięcia celów operacyjnych, w odniesieniu do zidentyfikowanych obszarów działalności,

2) ocenę istotności czynników ryzyka w odniesieniu do realizowanych celów
z uwzględnieniem prawdopodobieństwa ryzyka oraz potencjalnych skutków ryzyka,

3) monitoring poziomu ryzyka operacyjnego, w tym funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych pod kątem ich adekwatności, skuteczności i efektywności,

4) rejestrację odstępstw od obowiązujących zasad i procedur oraz ich analizę,

5) projektowanie działań zaradczych w zakresie swojego obszaru działalności.

Rozdział 5

Identyfikacja i analiza czynników ryzyka

§ 7. 1. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka dokonywana jest na poziomie strategicznym i operacyjnym.

2. Identyfikacja i ocena czynników ryzyka na poziomie strategicznym odbywa się
w odniesieniu do obszarów działania wymienionych w załączniku Nr 1 Kluczowe obszary działania.

3. Wykaz obszarów działania podlega aktualizacji bez konieczności zmiany Procedur.

4. Proces identyfikacji i analizy ryzyka odbywa dwa razy do roku.

5. Na poziomie strategicznym za identyfikację czynników ryzyka, w ramach obszaru odpowiada Zespół ds. zarządzania ryzykiem.

§ 8. 1. Za identyfikację czynników ryzyka na poziomie operacyjnym, w ramach obszaru odpowiadają naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach.

2. Dokumentowanie wyników identyfikacji i analizy czynników ryzyka odbywa się na zasadach określonych w dalszej części procedur.

3. Każdy pracownik ma prawo zgłaszać swojemu przełożonemu zidentyfikowane czynniki ryzyka.

4. Pracownicy Starostwa mają prawo zgłaszać wszelkie odstępstwa od obowiązujących procedur.

5. Zgłoszone lub ujawnione odstępstwa podlegają rejestracji wg wzoru określonego
w załączniku do procedury zarządzania ryzykiem.

6. Zgłoszone przez pracownika czynniki ryzyka podlegają analizie pod kątem istotności dla realizacji celów.

§ 9. 1. Każdy czynnik ryzyka podlega analizie pod kątem jego wpływu na osiąganie przez Starostwo założonych celów (Polityka jakości).

2. W ramach analizy ryzyka oceniana jest istotność czynników ryzyka, które ma wpływ na funkcjonowanie Starostwa jako całości i osiągania wytyczonych celów.

3. Ocena istotności oddziaływania polega na nadaniu oceny punktowej od 1 do 5, gdzie
1 oznacza małą istotność (nieznaczne oddziaływanie) a 5 bardzo duża istotność (bardzo poważne – katastrofalne oddziaływanie). Punktowa tabela oddziaływania stanowi załącznik Nr 3 do procedury zarządzania ryzykiem.

4. Ocenę prawdopodobieństwa dokonuje się w skali punktowej od 1 do 4,
gdzie 1 oznacza bardzo małe prawdopodobieństwo, a 4 bardzo duże prawdopodobieństwo graniczące z pewnością. Punktowa tabela prawdopodobieństwa stanowi załącznik Nr 4 do procedury zarządzania ryzykiem.

5. Wyniki analizy ryzyka przedstawia się przy pomocy mapy ryzyka stanowiącej załącznik Nr 5 do procedury zarządzania ryzykiem.

6. Wynik oceny punktowej ryzyka stanowi iloczyn oceny punktowej prawdopodobieństwa
i oceny punktowej wpływu.

7. Wyniki uzyskane z analizy ryzyka podlegają dalszej analizie pod kątem możliwości ograniczenia ryzyka.

Rozdział 6

Dokumentowanie procesu

§ 10. 1. Zdiagnozowane ryzyka podlegają uszeregowaniu w kolejności wg wartości punktowej ustalonej zgodnie z § 11 ust. 6. Dokumentowanie procesu identyfikacji
i analizy ryzyka na każdym szczeblu odbywa się wg wzoru stanowiącego załącznik
Nr 2 do procedury zarządzania ryzykiem.

2. Na poziomie operacyjnym Zespół ds. zarządzania ryzykiem nadaje priorytety poszczególnym ryzykom, podejmuje decyzję o zastosowaniu działań zapobiegawczych oraz wyznacza właściciela ryzyka.

3. Dokumentowanie procesu identyfikacji ryzyka na szczeblu strategicznym dokonywane jest przez Zespół ds. oceny ryzyka. Zespół także nadaje priorytety poszczególnym ryzykom.

4. Zebrane informacje w formie rejestru ryzyka, załącznik Nr 6 przekazywane są Staroście.

Rozdział 7

Zarządzanie ryzykiem

§ 11. 1. W Starostwie zdefiniowano cztery poziomy ryzyka:

1) ryzyko niskie, którego ocena punktowa zawiera się w przedziale 0-25%, różnicy pomiędzy wynikiem najwyższym i najniższym,

2) ryzyko średnie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 26-50% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym,

3) ryzyko wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 51-75% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym,

4) ryzyko bardzo wysokie, którego wartość punktowa zawiera się w przedziale 76-100% pomiędzy wynikiem najniższym i najwyższym.

2. Uzyskane w procesie analizy ryzyka końcowe wyniki wskazują na poziom ryzyka wywołanego przez dany czynnik ryzyka.

§ 12. 1. Starosta wyznaczy akceptowany z punktu widzenia strategicznego
i operacyjnego poziom ryzyka, jaki gotowy jest przyjąć, z uwzględnieniem sytuacji Starostwa, wielkości kosztów ograniczenia danego ryzyka oraz możliwości wpływu na ryzyko.

2. W Starostwie przyjmuje się następujące sposoby postępowania z ryzykiem:

1) tolerowanie ryzyka – w przypadku, gdy koszty podjętych działań zaradczych mogą przekroczyć przewidywane korzyści oraz gdy brak jest obiektywnych przesłanek, że nie podjęcie tych działań spowoduje stratę.

2) transfer ryzyka – przeniesienie ryzyka na inną organizację,

3) przeciwdziałanie – podjęcie działania, które pozwoli na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego, np. poprzez wzmocnienie mechanizmów kontrolnych,

4) przesunięcie w czasie – zaniechanie w danym momencie działań rodzących zbyt duże ryzyko.

3. W Starostwie przyjmuje się następujące zasady akceptowalności poziomu ryzyka:

1) ryzyko niskie – ryzyko akceptowalne, ale należy je monitorować i w miarę potrzeby kontrolować,

2) ryzyko średnie – może wywierać wpływ na działalność Starostwa, należy je monitorować i rozważyć potrzebę działań zaradczych poprzez wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych (przy uwzględnieniu kosztów wprowadzenia dodatkowej kontroli). Za monitoring i ewentualne wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka,

3) ryzyko wysokie – może wywierać istotny wpływ na działalność Starostwa, należy je monitorować i wprowadzić działania zaradcze poprzez wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych. Za monitoring i wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontrolnych odpowiedzialny jest właściciel ryzyka,

4) ryzyko bardzo wysokie – stanowi poważne zagrożenie dla działalności Starostwa
i osiągnięcia celów. Wymagane jest natychmiastowe działanie poprzez wprowadzenie skutecznych i efektywnych mechanizmów kontrolnych. Podlega ciągłemu monitoringowi. Ryzyko to nie powinno być tolerowane.

4. Starosta ma prawo zaakceptować każdy poziom ryzyka bez podejmowania działań zaradczych.

§ 13. 1. W wyniku przeprowadzonej analizy ryzyka Starosta wyznacza właścicieli ryzyka.

2. W stosunku do każdego czynnika ryzyka, który wywołuje ryzyko nieakceptowane przez Starostę planowane są i wdrażane działania zaradcze.

3. Przed przystąpieniem do działań mających na celu ograniczenie ryzyka należy rozważyć:

1) jakie działania są konieczne do podjęcia,

2) jaki poziom ryzyka należy osiągnąć po podjęciu działań zaradczych,

3) jakie mechanizmy należy wdrożyć,

4) jakie są koszty wprowadzenia mechanizmów kontrolnych,

5) czy wdrożenie mechanizmów kontrolnych jest możliwe.

4. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów, pracownicy na samodzielnych stanowiskach podejmują na bieżąco działania zaradcze w odniesieniu do ryzyk wynikających z odstępstw od obowiązujących procedur.

5. Wszyscy pracownicy Starostwa mają prawo i obowiązek raportowania bezpośredniemu przełożonemu o niekorzystnych zjawiskach, które mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek Starostwa lub zakłócić realizację jego celów i zadań.

Rozdział 8

Monitorowanie ryzyka

§ 14. 1. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym.

2. Proces monitorowania ryzyka jest realizowany na każdym szczeblu zarządzania
w ramach kontroli zarządczej.

3. Naczelnicy wydziałów, kierownicy biur i referatów wspierają wszelkie działania pracowników przyjmujących odpowiedzialność za ryzyko.

§ 15. Wszyscy pracownicy Starostwa zobowiązani są do przestrzegania niniejszych procedur.

§ 16. 1. Polityka zarządzania ryzykiem i procedura zarządzania ryzykiem podlegają raz na rok przeglądom dokonanym w celu ich aktualizacji.

2. Projekt zmian w polityce oraz w procedurze przygotowuje Zespół ds. zarządzania ryzykiem

3. Zmiany w polityce i procedurze zarządzania ryzykiem podlegają akceptacji Starosty.



Procedura Zarządzania Ryzykiem
Załącznik nr 1
Kluczowe Obszary Działania

 

W trakcie analizy funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Kluczborku wyodrębniono następujące podstawowe obszary działania:

1. Mienie komunalne

2. Geodezja i kartografia

3. Komunikacja i transport

2. Współpraca z organizacjami pozarządowymi

3. Ochrona i promocja zdrowia

4. Gospodarowanie majątkiem

5. Polityka informacyjna i promocja Powiatu

6. Podatki i opłaty lokalne

7. Windykacja należności

8. Zamówienia publiczne

9. Bezpieczeństwo informacji

10. Administracja

11. Inwestycje

12. Edukacja

13. Budżet powiatu

14. Ochrona środowiska

15. Sprawozdawczość

16. Bezpieczeństwo publiczne, zarządzanie kryzysowe

17. Zarządzanie zasobami ludzkimi

 
Procedura Zarządzania Ryzykiem
Załącznik nr 2
Obszary oraz czynniki ryzyka strategicznego/operacyjnego*