z dnia 12 listopada 2008r.

w sprawie: wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie  Powiatowym w Kluczborku oraz określenia  składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym
(Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zmianami) oraz § 63 pkt 2a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr IX/44/2007 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 16 marca 2007r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku  stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 50/2008

Starosty Kluczborskiego

z dnia 12 listopada 2008r.

Regulamin udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

oraz określenia składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin określa zasady dotyczące procedury planowania, przygotowania i prowadzenia postępowań w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej równowartość kwoty 14.000 Euro
oraz procedury sprawozdawcze i tryb zawierania umów w sprawach zamówień publicznych, jak również organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1)         „zamawiającym” – należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Kluczborku;

2)         „kierownik Zamawiającego” – należy przez to rozumieć Starostę Kluczborskiego;

3)         „pracowniku w biurze FP” – należy przez to rozumieć pracownika odpowiedzialnego
za nadzór nad prawidłowym przebiegiem procedury udzielania zamówień publicznych, o których mowa w § 1 regulaminu;

4)         „głównym księgowym” – należy przez to rozumieć Skarbnika Powiatu;

5)         „komórce organizacyjnej”– należy przez to rozumieć wydział, biuro lub samodzielne stanowisko pracy;

6)                     „ustawie” - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych /Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm./.

§ 3. Regulamin opracowano na podstawie następujących aktów prawnych:

Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655
z późn. zm.).

Ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249,  poz. 2104 z późn. zm.);

Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.);

§ 4. 1. Regulaminu nie stosuje się do zamówień wymienionych w art. 4 ustawy,
w tym m. in.: zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.

2. Zamówienia te muszą być jednak dokonywane zgodnie z art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, tj. w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

§ 5. Udzielanie zamówień publicznych na dostawy, wykonywanie usług i robót budowlanych jest dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej oraz z zachowaniem następujących zasad:

1)  celowości i oszczędności, z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów przewidzianych
w przepisach ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych;

2)  terminowości realizacji zadań publicznych;

3)  wyboru najkorzystniejszej oferty, z zachowaniem przepisów ustawy.

§ 6. 1. Decyzja o uruchomieniu właściwej procedury w celu udzielenia bądź zawarcia umowy na dostawy, roboty i usługi należy do kierownika zamawiającego.

2. Kierownik zamawiającego, podejmuje decyzję, o której mowa w ust. 1 na podstawie wniosku opracowanego przez komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

ROZDZIAŁ II

Przygotowanie postępowania

§ 7.1. Podstawowe czynności przygotowawcze, inicjujące postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego wykonuje komórka organizacyjna poprzez pisemne sporządzenie wniosku
o wszczęcie procedury w sprawie zamówienia publicznego sporządzonego na druku ZP - 2 „wniosek
o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego” stanowiącym załącznik nr 1
do regulaminu wraz z wymaganymi dokumentami.

2. We wniosku przedmiot zamówienia powinien być opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych oraz zrozumiałych określeń z zachowaniem obowiązujących
w przepisach ustawy wymagań odnośnie opisu przedmiotu zamówienia.

3. Wniosek przed przedłożeniem kierownikowi zamawiającego do rozpatrzenia winien uzyskać opinię właściwego merytorycznie Naczelnika Wydziału ze względu na przedmiot zamówienia oraz głównego księgowego pod względem zabezpieczenia środków niezbędnych na realizację zadania.

4. Wniosek na dostawy, usługi lub roboty ciągłe powinien obejmować potrzeby i koszty ponoszone
w danym roku budżetowym. Jeżeli wniosek dotyczy zamówienia inwestycyjnego lub remontowego, którego realizacja nastąpi etapami, powinien on obejmować zakres robót i koszty niezbędne do wykonania całego zadania oraz harmonogram rzeczowy i finansowy realizacji inwestycji.

5. Pracownik biura FP sprawdza kompletność wniosku oraz jego zgodność z ustawą i Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku, następnie przekazuje wniosek do Kierownika zamawiającego.

6. Kierownik zamawiającego po otrzymaniu kompletnie wypełnionego wniosku wyraża, bądź odmawia wyrażenia zgody na realizacje danego zamówienia.

7. Zatwierdzony wniosek przekazywany jest do pracownika w biurze FP celem nadania mu numeru rejestrowego i rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne.

ROZDZIAŁ III

Wszczęcie postępowania

§ 8. 1. Zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie zatwierdzonego wniosku o wszczęcie procedury w sprawie zamówienia publicznego.

2. Wszczęcie postępowania dokonywane jest odpowiednio do zastosowanego trybu postępowania
i wartości zamówienia, poprzez:

1) ogłoszenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich;

2) ogłoszenie opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych;

3) ogłoszenie w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego (na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku);

4) ogłoszenie opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej;

5) zaproszenie wybranych przez siebie wykonawców do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia;

6) skierowanie zapytania o cenę do wybranych przez siebie wykonawców;

7) zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki;

8) ogłoszenie postępowania w trybie licytacji elektronicznej na swojej stronie internetowej
oraz na stronie, na której będzie prowadzona licytacja.

ROZDZIAŁ IV

Sposób powołania, organizacja oraz zadania członków komisji przetargowej

§ 9. Wybór najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza 14.000,00 euro może nastąpić wyłącznie komisyjnie z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 10.1. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowań, których wartość szacunkowa przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, w Starostwie Powiatowym w Kluczborku powołana jest Zarządzeniem Nr 49/2008 Starosty Kluczborskiego z dnia 12 listopada 2008r. stała Komisja Przetargowa.

2. Do składu osobowego stałej Komisji Przetargowej, może być powoływany odrębnym Zarządzeniem Starosty Kluczborskiego pracownik merytorycznie właściwy ze względu na przedmiot zamówienia. Z chwilą zakończenia czynności związanych z przeprowadzeniem danego postępowania
tj. podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą lub unieważnieniem postępowania, członkostwo pracownika merytorycznego w składzie stałej Komisji Przetargowej wygasa.

§ 11. 1. Pracą komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należy w szczególności:

1)  wyznaczanie terminów kolejnych posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie;

2)  podział prac między członków komisji przetargowej, mając na względzie kwalifikacje zawodowe;

3) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4) odebranie od członków komisji, biegłych oraz innych osób wykonujących czynności związane
z postępowaniem o zamówienie publiczne, oświadczeń wymaganych przepisami ustawy.

2. Sekretarz komisji przetargowej zapewnia formę pisemną postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według wymagań określonych przepisami ustawy. Do jego zadań należy w szczególności:

1) dokonanie oceny dokumentów załączonych do ofert przez wykonawców pod kątem spełnienia wymagań formalnych;

2)  dokonanie oceny merytorycznej ofert;

3)  dokumentowanie prac komisji przetargowej;

4)  sporządzanie protokołów z postępowania;

5) przygotowanie projektów odpowiednich wniosków, ogłoszeń i pism niezbędnych do przygotowania
i przeprowadzenia postępowania.

3. Do obowiązków członków komisji przetargowej należy uczestniczenie w posiedzeniach komisji oraz wykonywanie czynności w zakresie wskazanym przez przewodniczącego komisji przetargowej.

4. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez komisję wymagana jest zwykła większość jej członków obecnych na posiedzeniu w tym przewodniczącego bądź wiceprzewodniczącego.

§ 12. 1. Członkowie komisji przetargowej, po ujawnieniu wykonawców ubiegających
się lub zamierzających się ubiegać o zamówienie publiczne, składają pisemne oświadczenie,
że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
o treści wymaganej przepisami ustawy;

2. W przypadku ujawnienia się w toku prowadzonego postępowania okoliczności, o których mowa
w ust.1 członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym przewodniczącego komisji przetargowej
i składając stosowne oświadczenie.

§ 13. Zakończenie prac komisji przetargowej następuje z chwilą zawarcia umowy w sprawie zmówienia publicznego lub unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego.

ROZDZIAŁ V

 Przechowywanie dokumentacji postępowania

§ 14.1. Kierownik zamawiającego prowadzi rejestr udzielonych zamówień publicznych,
dla zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 Euro
oraz sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, które przekazuje Prezesowi UZP
w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

2. Przewodniczący komisji przetargowej, po zakończeniu postępowania o udzielenie danego zamówienia przekazuje niezwłocznie, wszystkie dokumenty związane z pracą komisji, Kierownikowi Zamawiającego.

3. Po jednym egzemplarzu umów (lub odpowiednio kopii), zawartych z wykonawcami w wyniku postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, komisja przekazuje do:

1) rejestru umów i porozumień starostwa powiatowego w Kluczborku;

2) wydziału finansowego;

3) wydziału wnioskującego, którego naczelnik sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy.

ROZDZIAŁ VI

Planowanie zamówień publicznych

              § 15. 1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane są plany zamówień publicznych, sporządzane przez komórki organizacyjne na okres jednego roku
kalendarzowego uwzględniające podział na grupy i kategorie określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) dostaw i usług powtarzających się okresowo.

2.      Plany zamówień o wartości równej lub przekraczającej równowartość kwoty 14 000 Euro sporządzane są  na druku ZP-2 stanowiącym Załącznik Nr 2 do regulaminu.

3.      Sporządzone plany zamówień, należy przekazać do Biura Funduszy Pomocowych nie później niż przed upływem 30 dni od daty uchwalenia budżetu Powiatu Kluczborskiego.

4. W przypadku zmian w planie wydatków budżetu Powiatu komórki organizacyjne w terminie do
7 dni roboczych sporządzają aktualny plan zamówień, odpowiednio na drukach określonych w ust. 1 i przekazują go do Biura Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu.

ROZDZIAŁ VII

Postanowienia końcowe

§ 16. Pracownicy Starostwa Powiatowego w Kluczborku z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w regulaminie winien być potwierdzony na oświadczeniu (druku ZP- 3) stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

§ 17. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie maja przepisy Ustawy Prawo zamówień publicznych.

Załącznik  Nr 1

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych 

Druk ZP 1

...........................................................................                                  

                                    ^{(wnioskodawca)}

Kluczbork, dnia ................................

WNIOSEK

o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1.       Przedmiot zamówienia:

1.      

2.       dostawa

3.       usługa

    Nazwa zadania:………………………………………………………………..……….………………

................................................................................................................................................

2.       Nazwa i kod Wspólnego Słownika Zamówień (wypełnia pracownik Biura FP):..................................

................................................................................................................................................

………………………………………………………………………………………………………..

3.       Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:....................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

wraz z załącznikami[1]

a)       ....................................................................................................................................  

b)       ....................................................................................................................................

c)       ....................................................................................................................................

4.       Wartość zamówienia wg załączonej kalkulacji (kosztorysu)[2] w przypadku dostaw i usług powtarzających się okresowo podstawą ustalenia wartości zamówienia jest łączna wartość  zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych  zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok  średniorocznego  wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych  ogółem albo których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie:

-          netto .......................................................................... …….zł

-          stawka podatku VAT:.... ……... %; kwota:……….………. …..zł

^-           brutto:........................................................................ ……..zł

Wartość zamówienia (netto) przeliczona według średniego kursu złotego w stosunku do euro: (wypełnia pracownik  BF)

-          ……………………….  euro

(Kurs euro wg rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy ).

5.       Zamówienie ujęte w planie zamówień publicznych wydziału pod poz................................................

6.       Źródło finansowania:

Budżet Powiatu (dział / rozdział / paragraf):...................................................................................

Inne źródła (promesa, umowa dotacji, itp.):...................................................................................

7.       Termin wykonania zamówienia lub czas realizacji od podpisania umowy:..........................................

……………………………………………………………………………………………………….

8.       Proponowane kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich znaczenia w %: (np. cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia)          

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

9.       Pracownicy merytoryczni  wnioskodawcy proponowani do składu komisji przetargowej wraz ze wskazaniem osoby upoważnionej do udzielania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia......................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

 ^{(imię i nazwisko, stanowisko, nr telefonu, mail)}

10. Do wniosku należy dołączyć:

Załączniki dokumentujące opis przedmiotu zamówienia np: projekt budowlany, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót, przedmiar, rysunki, program funkcjonalno-użytkowy  - inne zgodnie z ustawą ( w wersji papierowej  oraz na nośniku elektronicznym).

                                                   ........................................................................

  (wnioskodawca- kierownik wydziału merytorycznego)

Potwierdzam kompletność wniosku oraz jego zgodność z ustawą Prawo zamówień publicznych i Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku:

Kluczbork, dnia ..........................                                                          ........................................... ..

                                                                                                                            (pracownik Biura FP)

Potwierdzam zabezpieczenie środków finansowych w budżecie Powiatu, na zadanie, o którym mowa w pkt. 1  w wysokości             …………………………………………. PLN (brutto)

Kluczbork, dnia ..........................                                                            .........................................

                                                                                                                (główny księgowy)

ZATWIERDZAM:      

Kluczbork, dnia..........................                                                            ………….………..…….……………             

                                                                                                                                                                                        (Kierownik Zamawiającego)

Data wpływu do Biura Funduszy                             ……........................................................

Podpis pracownika przyjmującego wniosek            ………………………………………….

Nr w rejestrze postępowań:                                 …………………………………………..            

(nadaje pracownik Biura FP)

Załącznik nr 2

do Regulaminu udzielania zamówień

publicznych

Druk ZP 2

Komórka organizacyjna …………………………………..

Plan zamówień publicznych na rok ………………..

                                                                                                                                                                                      ……………………………………….

/data,  podpis i pieczęć
naczelnika   komórki organizacyjnej/

Załącznik nr 3

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Druk ZP-3

Oświadczenie

Niniejszym oświadczam, że przyjąłem(am) do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady określone
w Regulaminie udzielania zamówień publicznych oraz zobowiązuję się postępować zgodnie z zawartymi
w nim postanowieniami.