z dnia 27 marca 2007 r.                                                                                  

w sprawie wprowadzenia „Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 994 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadza się „Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”, stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 kwietnia 2007 r.

Załącznik  Nr 1 do zarządzenia Nr 11/2007r.

 z dnia 27 marca 2007r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych

Część I

Postanowienia ogólne

§  1

1.       Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych                               w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§  2

1.       Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi :

-          w sprawie wprowadzenia w życie zakładowego planu kont w Starostwie Powiatowym                       w  Kluczborku,

-          w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli,

-          w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej,

-          w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

§  3

Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o :

-          ustawie – dotyczy to ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz.591),

-          jednostce – oznacza to Starostwo Powiatowe  w Kluczborku,

-          kierowniku jednostki – oznacza to Starostę Kluczborskiego,

-          głównym księgowym – oznacza to Skarbnika Powiatu Kluczborskiego.

Część   II

Postanowienia szczegółowe

§  4

1.       Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi":

-          zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów – oryginały,

-          zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

-          wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

2.       Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

-          zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

-          korygujące poprzednie zapisy (PK – polecenie księgowania),

-          zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

-          rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3.       W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów

             źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej

            za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych

            operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są

            zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

§  5

1.       Zgodnie z ustawą prawidłowy dowód księgowy, który stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej winien być:

-          rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, czytelny, niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania                        i przeróbek,

-          kompletny,

-          wolny od błędów rachunkowych,

2.       Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

-          określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

-          określenie stron  (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

-          opis operacji, określenie jej wartości i ilości, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

-          datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

-          podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

-          stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja).

3.       Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej winno być uprzednie jego

            sprawdzenie w ramach działającego w jednostce systemu kontroli wewnętrznej, potwierdzone

            podpisem na dowód sprawdzenia.

§  6

1.       Dowody księgowe sporządza się w języku polskim. Może być również sporządzony w języku        obcym jeżeli dotyczy operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym.

2.       Dokumenty księgowe winny być sporządzone w sposób staranny, czytelny i trwały.

3.       Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie – atramentem lub długopisem.

4.       Dowód wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Przeliczenie to powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie.

5.       Jeżeli dowód jest sporządzony w języku obcym to na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta – jego treść winna być wiarygodnie przetłumaczona na język polski. Zatem dowody wystawione w języku obcym pochodzące od kontrahentów zagranicznych nie muszą być generalnie tłumaczone na język polski jeżeli ich treść jest zrozumiała dla kierownictwa jednostki.

§  7

1.       Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być szczegółowo opisane, bądź na odwrocie dokumentu bądź na  załączniku do niego, opis nieprawidłowości opatruje się datą jej stwierdzenia i podpisem, stwierdzenie w dokumencie wad merytorycznych w trakcie realizacji zadania gospodarczego winno spowodować jego zatrzymanie.

2.       Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem.

3.       W przypadku faktur VAT, dokumentem korygującym będą: noty i faktury  zawierające wyraz „korekta” i wystawione zgodnie z wymogami art.106 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług  (Dz. U. Nr 54, poz.535 z póź. zm.) oraz rozdz. 4  Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz (Dz. U. Nr 97 poz.970 z póź. zm.).

4.       Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez czytelne skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści lub kwoty oraz daty dokonania poprawki i złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej.

5.       Błędne zapisy w księgach rachunkowych można sprostować zgodnie z art. 25 ustawy                               o rachunkowości przez wprowadzenie do ksiąg dowodu PK – polecenie księgowania zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

6.       Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami VAT lub rachunkami.

7.       Podstawą księgowania, w wyjątkowych przypadkach mogą być zakupy dokumentowane paragonami, dowodami wpłat do kasy itp. dokumentami, jeżeli nie można uzyskać od kontrahenta faktury lub rachunku. W takiej sytuacji należy szczegółowo opisać zdarzenie gospodarcze, które dokumentujemy i podać przyczynę braku faktury czy rachunku.

§  8

1.       Za dowody księgowe uważa się również :

-          polecenie księgowania  „PK”,

-          protokoły zdawczo-odbiorcze.

2.       Polecenia księgowania sporządzane są w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. przeniesienia kosztów, otwarcia i zamknięcia ksiąg, korekty błędnych zapisów (storno).

3.       Protokoły zdawczo-odbiorcze mają zastosowanie przy przekazywaniu rzeczowych składników majątku jednostki.

§  9

1.       Obieg dokumentów księgowych jest to system przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania                 i ujęcia w księgach rachunkowych.

2.       Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady :

-          przekazywać na bieżąco dokumenty do komórek, których dotyczą i korzystają z zawartych                  w    nich informacji, oraz są kompetentne do ich sporządzenia,

-          przestrzegać systematycznego przekazywania dokumentów zainteresowanym komórkom,                               w     dniu ich sporządzenia (własne) lub otrzymania (obce),

-          czas przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki merytoryczne winien być jak najkrótszy ostateczny termin przekazania do księgowości winien być na dzień przed datą  zapłaty  bądź w  takim aby umożliwił  ich zaksięgowanie w obowiązującym terminie (do 10-go każdego miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym) i sporządzenie wymaganych przepisami sprawozdań finansowych i statystycznych.

§  10

1.       Dekretacja jest to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania.

Obejmuje następujące etapy :

-          segregację dokumentów,

-          sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

-          oznaczenie sposobu księgowania.

2.       Segregacja dokumentów polega na :

-          wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do księgowości tych dokumentów, które nie     podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych),

-          podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy np. wg rachunków bankowych,

-          kontrolę kompletności dokumentów na oznaczony dzień, ( wyciągi bankowe).

3.       Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód zakwalifikowania do księgowania, w odniesieniu do dowodów  stanowiących podstawę wypłaty  należy sprawdzić czy są one zatwierdzone przez kierownika jednostki lub upoważnioną przez niego osobę. Dokumenty nie sprawdzone i nie akceptowane winny być zwrócone do uzupełnienia.

4.       Właściwa dekretacja polega na :

-          nadaniu dokumentom księgowym numerów kolejnych,

-          oznaczeniu w jakich urządzeniach  (rejestrach, zbiorach) ma być zaksięgowany,

-          wskazaniu na jakich kontach syntetycznych ma być dokument zaksięgowany (dokumenty nie    objęte ewidencją rejestrową oraz polecenia księgowania dotyczące poszczególnych rejestrów),

-          określeniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych (kontach, wydrukach),

-          określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany,

-          podpisaniu przez osobę upoważnioną do dekretacji.

5.       Do dekretacji stosuje się pieczątki z przystosowanymi do tego celu rubrykami.

§  11

Dokumentami kasowymi są:

-          dowody źródłowe  jak: pobranie zaliczek i rozliczenie,    

1.       Dowodami bankowymi są :

-          dowód wpłaty – stosowany przy wpłatach gotówkowych i na rachunek własny lub obcy do banku,

-          czeki gotówkowe wystawiane są przez upoważnioną do ich wystawianie osobę w wydziale finansowym w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku,

-          polecenie przelewu – podstawą wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie ( faktura, rachunek lub inny dowód księgowy).

Polecenie przelewu wystawia pracownik wydziału finansowego w systemie elektronicznym bądź papierowo w dwóch egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby przekazuje  się do banku. Po zrealizowaniu przelewu jednostka wyciąg bankowy. W przypadku stwierdzenia niezgodności w wyciągach bankowych należy uzgodnić je z oddziałem banku prowadzącego obsługę bankową.

2.       Dokumentem sprzedaży ,zgodnie z Rozdziałem 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004r. w sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług  (Dz.U. Nr 97, poz.970 z 2004r.) są: FAKTURA VAT, FAKTURA korygująca VAT, NOTA korygująca VAT.

3.       Dokonuje się sprzedaży składników majątkowych, usług ( czynsze najmu i dzierżawy) odsprzedaż mediów ( CO, energia elektryczna, woda), ogłoszenia w prasie o sprzedaży składników majątkowych , podziały geodezyjne, wyrysy i wypisy i inne.

4.       Sprzedaży składników majątkowych dokonuje się na podstawie umów cywilno prawnych przygotowywanych  przez komórki merytoryczne na podstawie  których pracownik wydziału finansowego sporządza faktury VAT i windykuje należności.

5.       Sprzedaż usług ( najmu i dzierżawy ) dokonywana jest na podstawie umów sporządzanych przez komórkę merytoryczną  następnie przekazywanych do wydziału finansowego który wystawia faktury VAT i dokonuje windykacji należności.

6.       Odsprzedaż mediów odbywa się poprzez sporządzenie prze komórkę merytoryczną rozliczenia i przekazaniem do wydziału finansowego w celu zafakturowania i windykacji należności.

7.       Sprzedaż wieczystego użytkowania gruntów Skarbu Państwa odbywa się w oparciu o dokumenty sporządzane w wydziale merytorycznym i indywidualnych przypadkach wydział finansowy na wniosek wystawia faktury VAT.

8.       Pozostała sprzedaż fakturowana jest w wydziale merytorycznym.

9.       Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży zawiera co najmniej :

-          imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy umieszczone w sposób trwały (nadruk) lub pieczęć firmowa (z kodem),

-          numer identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,

-          dzień, miesiąc i rok albo rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer kolejnej, oznaczenie faktury wyrazami FAKTURA VAT,

-          datę otrzymania zaliczki w określonej wysokości wartości towaru, usługi,

-          nazwę towaru lub usługi, a w przypadku gdy towar lub usługa maja inna stawkę podatku niż podstawowa 22 % również  symbol KWIU,

-          jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

-          cenę jednostkową towaru lub usługi bez podatku (netto),

-          stawki podatku,

-          sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na stawki podatkowe i zwolnionych,

-          kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe,

-          wartość sprzedaży z kwotą podatku (brutto) lub zwolnionych,

-          kwotę należności ogółem wraz z podatkiem wyrażoną liczbowo i słownie,

-          czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania Faktury VAT lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

5.       W przypadku sprzedaży dokonanej na podstawie zamówienia faktura nie musi zawierać podpisu nabywcy. Fakturę VAT wystawia się wówczas na podstawie pisemnego oświadczenia nabywcy, które winno potwierdzać uprawnienia podatnika do otrzymania Faktury VAT.

6.       Fakturę korygującą VAT wystawia się w przypadku: udzielonych rabatów po wystawieniu faktury VAT ( § 19 rozporządzenia Ministra Finansów) podwyższenia ceny, stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku.

7.       Faktura korygująca VAT zawiera co najmniej: numer kolejny, datę wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, kwotę zwiększeń lub zmniejszeń, czytelny podpis osoby wystawiającej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby.

8.       Faktury korygujące VAT muszą zawierać słowo „korekta” oraz wymagają potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

9.       Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są wyciągi bankowe podające kwoty zrealizowanych czeków, przelewów bankowych, dowodów wpłat gotówkowych rozliczenia pracowników z sum pobranych na zakupy z załączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki.

§  12

1.       Zasady ustalania wartości początkowej i środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne mogą być wycenione:

-          według wartości brutto, tj. wartości według której środek trwały po raz pierwszy został

        wprowadzony do ewidencji,

-          w przypadku zakupu :

-            krajowego  -  jest to cena zakupu netto (bez VAT z faktury) powiększona o podatek VAT w kwocie, która nie podlega odliczeniu; powiększona o koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, opakowania, montażu, zainstalowania według wartości  netto, oraz podatek VAT naliczony od wyżej wymienionych usług – w części nie podlegającej odliczeniu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek , prowizji i innych opłat naliczonych od dnia nabycia do dnia przekazania środka trwałego do używania,

-            z importu  -  wartość celna powiększona o cło, podatek importowy, akcyzowy oraz podatek VAT w kwocie nie podlegającej odliczeniu, montaż nabytych urządzeń według ceny zakupu brutto (z VAT),

-          w drodze darowizny  -  wartość rynkowa (aktualna) powiększona o podatek VAT,

-          w ramach leasingu  -  wartość wynikająca z umów leasingu,

-          w ramach aportu  -  wartość wynikająca z wyceny aportu,

-          ujawnienia  -  wartość wynikającą z odpowiednich dokumentów lub wartość rynkową w         przypadku środków trwałych nie objętych dotychczas ewidencją,

-          w wartości ewidencyjnej wyposażenia - o ile środek trwały pozyskano w drodze przekwalifikowania wyposażenia,

2.       Wartość netto -  jest to wartość aktualna, czyli początkowa (brutto) skorygowana o dotychczasowe umorzenie.

3.       Wartości niematerialne i prawne

a/ wartość nabytych praw majątkowych ustala się w cenie nabycia,

b/ wartości niematerialne  -  w wysokości poniesionych kosztów.

§  13

1.       Podstawowym dokumentem upoważniającym do wypłaty wynagrodzeń jest lista płac.

2.       Listę płac sporządza się na podstawie:

-          umów o pracę,

-          umów o pracę zleconą lub o dzieło,

-          zmian umów o pracę,

-          informacji o rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony,

-          rachunków za wykonane prace na umowę-zlecenie lub umowę o dzieło,

-          decyzji kierownika jednostki o przyznanych nagrodach,

-          decyzji kierownika jednostki o przyznanym urlopie bezpłatnym,

-          decyzji kierownika o wypłacie odprawy emerytalnej lub rentowej, odszkodowania z tytułu rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy,

-          decyzji kierownika o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

-          zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy,

-          decyzji kierownika jednostki o przyznanych świadczeniach z ZFŚS.

3.       Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Umowę  sporządza komórka zlecająca pracę, w trzech egzemplarzach z zachowaniem przepisów o ubezpieczeniu społecznym:

-          pierwszy egzemplarz dla pracownika,

-          drugi egzemplarz dla komórki sporządzającej umowę,

-          trzeci egzemplarz dla wydziału finansowego – stanowisko ds. płac. 

4.       Umowę o pracę zleconą podpisuje kierownik jednostki lub upoważnione przez niego osoby i zleceniobiorca oraz parafuje główny księgowy.

5.       Rachunki za prace zlecone wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie należności za wykonanie usług, polegających na osobistej pracy. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

Na podstawie rachunków za prace zlecone, sporządzane są listy płac.

6.       Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy –  dostarcza pracownik zgodnie z § 43 regulaminu pracy na stanowisko ds. kadr,  po rejestracji  przekazywane jest do wydziału finansowego ( stanowisko ds. płac).

7.       Decyzje o przyznanych świadczeniach z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych  do wydziału finansowego są przekazywane zgodnie z zapisami regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

§  14

1.       Listy płac sporządzane są przez wydział finansowy – osobę zatrudnioną na stanowisku ds. płac, w dwóch egzemplarzach na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych, w terminach:

-          do 28 - go każdego miesiąca dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w pozostałych przypadkach w terminie określonym w umowie – zlecenia,  o dzieło.

2.       Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane :

-          okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

-          łączną kwotę do wypłaty,

-          nazwisko i imię pracownika,

-          sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

-          sumę wynagrodzeń netto,

-          sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

-          sumę zasiłku rodzinnego,

-          sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny itp.)

3.       W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń :

- należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych.

Inne potrącenia np. składki związkowe, wkładu i pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej itp. mogą być potrącane z list płac wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną w formie pisemnej.

4.       Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek.

5.       Listy płac przed wypłatą powinny być sprawdzone w ramach działającego w jednostce systemu kontroli wewnętrznej i potwierdzone na dowód sprawdzenie w szczególności przez :

-          osobę sporządzającą,

-          samodzielne stanowisko ds. kadr,

-          głównego księgowego,

-          kierownika jednostki.

§  15

Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w :

1/  ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r.  o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w

     razie choroby i macierzyństwa    ( Dz.U. z 2005r. Nr 31 , poz.267  z  późniejszymi  zmianami),

2/ rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie  określenia

    dowodów stanowiących podstawę przyznawania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego

    w razie choroby i macierzyństwa.

3/ rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie 

    szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

   (Dz. U Nr 116, poz.1106  z późniejszymi zmianami).

§  16

1.       Zasady stosowane przy opracowaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności inwestycyjnej i remontów nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie, jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Z tych względów w opracowaniu ograniczono się do omówienia dokumentów dotyczących inwestycji oraz remontów rozpoczętych i zakończonych. Wszystkie dokumenty dotyczące omawianych operacji powinny być kontrolowane przez komórkę nadzorującą wykonanie inwestycji i remontów.

Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji i remontów są faktury zewnętrzne od dostawców oraz wykonawców.

2.       Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami zakupu zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami „OT” – przyjęcia środka trwałego. Dowody „OT” stanowią również podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące osoby (komórki), której powierzono dokumentację do przechowania.

3.       W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego).

Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji i remontów są :

-          protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji,

-          dowody  „OT  - przyjęcie środka trwałego”,

-          polecenie księgowania.

Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Do omawianego protokołu powinny być dołączone dowody OT, w których  zgodnie z wynikającą z protokołu faktyczną wartością inwestycji – ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji.

4.       Dowody OT stanowią udokumentowanie:

-          przychodu nowych środków trwałych z zakupów inwestycyjnych,

-          przychodu nowych środków trwałych z inwestycji budowlano – montażowych,

-          przychodu środków trwałych używanych nabytych w wyniku zakupów inwestycyjnych,

-          zwiększenia wartości środków trwałych na skutek ich modernizacji.

5.       Ponadto w obrocie środków trwałych stosuje się następujące dokumenty:

-          PT – protokół zdawczo – odbiorczy, który wystawiany jest przy: przekazywaniu środka trwałego bezpośrednio z zakupu, nieodpłatnym przekazaniu lub przyjęciu środka trwałego (darowizna),

-          LT – likwidacja środka trwałego, który wystawiany jest w przypadku; przeznaczenia do likwidacji, sprzedaży środka trwałego.

Ochrona danych    

§  17

Warunkiem wiarygodności, a więc mocy dowodowej ksiąg rachunkowych i sporządzanych na ich podstawie sprawozdań finansowych jest – z jednej strony – łatwy dostęp do nich także po upływie lat  i możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanych informacji, z drugiej zaś strony – ich niezmienność i poufność, uzyskiwana dzięki ochronie tych zbiorów przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniknięciem lub nieupoważnionym rozpowszechnianiem.

Ustawa zobowiązuje jednostki do przechowywania w swojej siedzibie lub oddziale dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych, a po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy także ksiąg rachunkowych w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia  ksiąg, z podziałem na miesiące, oraz opisu przyjętych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowego, jak również sprawozdania z działalności w oryginalnej postaci.

Zbiory te zaopatruje się nazwą i symbolem roku, ułatwiającym ich odszukanie, oraz początkowym i końcowym numerem zbioru dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, zbiorów księgi głównej i ksiąg pomocniczych, pomocny przy kontroli kompletności danych.

Inne dokumenty aniżeli dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątku, znaczących umów, list płac oraz określone jako ważne, przez kierownika jednostki, mogą być – po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – przeniesione na mikrofilmy, a oryginały zniszczone.

§  18

Objęte archiwowaniem zbiory przechowuje się zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt.

Zabezpieczenie mienia     

§  19

Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy budynek jednostki ( a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty na klucz, a  okna pozamykane i włączony alarm. Przebywanie w budynku po godzinach pracy  odbywa się na zasadach określonych w regulaminie pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki ponosi wyznaczona przez kierownika jednostki osoba.

Część   III

Zasady kontroli dowodów księgowych                 

§  20

Każdy dowód księgowy  -  zewnętrzny od momentu wpływu do jednostki, oraz  wewnętrzny od momentu wystawienia podlega ciągłej kontroli.

Szczegółowe zasady kontroli dokumentów księgowych określone są odrębnym zarządzeniem wewnętrznym w sprawie szczegółowych zasad gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości.

Zasady ogólne kontroli dokumentów stanowią podstawę systemu kontroli dowodów księgowych. Mają one zastosowanie do każdego dowodu księgowego z osobna i do całej dokumentacji finansowo-księgowej i podatkowej.

§ 21

Każdy dowód księgowy, w trakcie obiegu poddawany jest procedurom kontrolnym:

1.       samokontroli, przez pracowników wystawiających dowody księgowe,

2.       kontroli wstępnej zewnętrznych dowodów księgowych, wykonywanej przez pracowników przyjmujących obce dowody księgowe,

3.       kontroli pełnej podstawowej, wykonywanej przez kierowników komórek organizacyjnych lub wyznaczonych przez nich pracowników, których kompetencje umożliwią stwierdzenie czy dowód księgowy odzwierciedla stan faktyczny:

-          merytorycznej ( rzeczowej),

-          formalnej – prawnej ( czy dowód jest sporządzony prawidłowo, legalnie i rzetelnie, zgodnie z przepisami prawnymi),

-          rachunkowej (czy dane liczbowe są prawidłowo wyliczone rachunkowo),

-          zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych,

4.       kontroli wtórnej częściowej (formalnej i rachunkowej), którą wykonują pracownicy księgowości przed oddaniem dokumentu do akceptacji.

Fakt przeprowadzenia kontroli i nie stwierdzenia błędów, pracownik wykonujący kontrolę potwierdza

podpisem i datą.

§ 22

Po zakończeniu czynności kontrolnych i weryfikacyjnych, dowody księgowe uznane jako prawidłowe przechodzą do fazy dekretacji i do księgowania.

§ 23

Dowody księgowe, które uzyskały akceptacje są dekretowane wg zakładowego planu kont i zgodnie z dekretem księgowane.

Część   IV

Zasady obiegu dokumentów księgowych

§ 24

Do Wydziału Finansowego jednostki spływają dokumenty księgowe z następujących komórek organizacyjnych:

-          Wydział Organizacyjny - OR,

-          Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami - GG,

-          Wydział Edukacji i Sportu - ED,

-          Wydział Komunikacji i Transportu- KT,

-          Wydział Budownictwa - B,

-          Wydział Rolnictwa ,Ochrony Środowiska i Leśnictwa- ROŚ,

-          Biuro Funduszy Pomocowych i Mienia Powiatu i Promocji Powiatu - FP,

-          Wydział spraw Obywatelskich, Zarządzania Kryzysowego

i promocji Zdrowia – OLZ,

-          Samodzielnie Stanowisko ds. Kadr - KD,

-          Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych – OIN

-          Rzecznik Praw Konsumentów - OK,

-          Audytor wewnętrzny – AW,

-          Samodzielne stanowisko ds. kontroli – K,

-          Samodzielne stanowisko ds. ochrony zabytków – OZ,

-          Zespół Radców Prawnych – P.

W tabeli poniżej przedstawiono harmonogram spływu podstawowych dokumentów księgowych z uwzględnieniem poszczególnych komórek biorących udział w obiegu, rodzaju dokumentu i terminu ich dostarczenia na poszczególne stanowiska: