Zarządzenie Nr 38/ 2017

Starosty Kluczborskiego

z dnia 23 sierpnia 2017r.

 

w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją w Starostwie Powiatowym w Kluczborku projektów systemowych związanych z funduszami europejskimi

 

działając na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy  z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2016 poz.1047) zarządzam co następuje:

 

§ 1 Wprowadza się dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku „Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków z Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku” stanowiącą załącznik  do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2 Tracą moc następujące Zarządzenia Starosty Kluczborskiego:

 1) Zarządzenie Nr 68/2008 Starosty Kluczborskiego z dnia 31 grudnia 2008r.

     w sprawie wprowadzenia dodatkowych zapisów w polityce rachunkowości  Starostwa

     Powiatowego w Kluczborku oraz zasad rozliczania Programów Operacyjnych Kapitał

     Ludzki w związku z podpisywaniem umów ramowych o dofinansowywanie projektów

     systemowych w ramach Programów Operacyjnych Kapitał Ludzki współfinansowanych

     z Europejskiego Funduszu Społecznego,

2) Zarządzenie Nr 69/2008 Starosty Kluczborskiego z dnia 31 grudnia 2008r. w s w

    sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją  

    w Starostwie Powiatowym w Kluczborku projektów systemowych związanych z

    funduszami europejskimi.

 

§ 3 Zarządzanie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą

od 1 stycznia 2017r.

 

 

 

 

 

 

                                                                                  Załącznik

do Zarządzenia Nr 38/2017

                                                                                                     Starosty Kluczborskiego

                                                                                                       z dnia 23 sierpnia 20017r.

 

 

 

Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacja projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

 

 

Postanowienia ogólne

 

§ 1 Instrukcja jest aktem wewnętrznym Starostwa Powiatowego w Kluczborku określającym dokładnie co z jakim dokumentem, powstałym w ramach realizacji projektu należy zrobić w celu zapewnienia odpowiedniej realizacji tych projektów, odpowiedniego przygotowania osób zaangażowanych bezpośrednio lub pośrednio w ich realizację oraz właściwego udokumentowania operacji gospodarczych.

Obejmuje następujące elementy:

1) rodzaje dokumentów,

2) zasady sporządzania tj. wymogi co do zawartości poszczególnych dokumentów ,

3) drogi obiegu dokumentów,

4) osoby uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów i kontrolowania ich przepływu,

5) instruktaż, jak opisywać dany dokument, ewentualnie jakie stosować  skróty i symbole zastępujące nazwy, związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

 

§ 2 Do podstawowych dokumentów związanych z projektami dofinansowywanymi   ze środków Unii Europejskiej należą:

1) wniosek o dofinansowanie,

2) umowa o dofinansowanie,     

3) sprawozdanie z realizacji projektu (okresowe, roczne, końcowe),

4) wniosek o płatność,

5) dokumenty potwierdzające zrealizowanie zadania i poniesienie wydatków (wewnętrzne i zewnętrzne).

 

Postanowienia szczegółowe

 

§ 3 Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych zwane dalej dokumentami źródłowymi.

Rozróżnia się dwie podstawowe kategorie dokumentacji:

1) dokumentację wewnętrzną – tworzoną na wewnętrzne potrzeby danego projektu

    (np. notatki robocze, ankiety, sprawozdania ze spotkań)

2) dokumentację zewnętrzną – powstającą w trakcie komunikacji jednostki ze światem     

    zewnętrznymi dotyczącą:

     a)instytucji zaangażowanych we wdrażanie danego programu np. instytucji  

     wdrażającej (obejmujące wnioski, umowy na realizacje projektów, wnioski o płatność,

     sprawozdania),

     b)organów państwowych takich jak: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń  

     Społecznych (deklaracje rozliczeniowe PIT, deklaracje ZUS),

     c)pozostałych spraw dotyczących realizacji projektów ( obejmujące wszelkie   

     dokumenty finansowo-księgowe).

 

 

 

 

§ 4 Etapy realizacji projektu:

1) sporządzenie i złożenie do instytucji wdrażającej wniosku sporządzonego zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcji opublikowanej do danego projektu,

2) sporządzenie i podpisanie przez osoby upoważnione umowy na realizację projektu,

3) działania związane z realizacją projektu,

4) sprawozdanie z dokonanych działań – rozliczenie projektu,

5) złożenie wniosku o płatność.

 

§ 5 Dokumenty stanowiące podstawę realizacji projektów:

1. Umowa zawiera:

    1) numer umowy,

    2) nazwę projektu,

    3) nazwę wydatków kwalifikowanych zgodnie z budżetem zawartym w projekcie,

    4) termin realizacji projektu,

    5) kwotę dofinansowania,

    6) wysokość wkładu własnego,

    7) montaż ( procentowy udział środków z dotacji z funduszy unijnych, z dotacji z

    Budżetu Państwa oraz z wkładu własnego),

    8) zasady opisywania dokumentów potwierdzających wykonanie wydatków związanych

    z realizacją projektu,

    9) treść zapisów stanowiących opisy merytoryczne dokumentów potwierdzające

    wykonanie zadania,

    10) informacje o prawidłowości i poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej

    opatrzona podpisem sporządzonym w sposób identyfikowalny tj. pełne imię i nazwisko

    lub pieczęć imienna osoby upoważnionej do tych opisów oraz datę sporządzenia,

    11) załączniki do umowy:

          a) harmonogram dofinansowania,

          b) plan finansowy,

          c) wykaz osób upoważnionych do reprezentowania Powiatu do podpisywania

          dokumentów, dokonywania opisów i akceptacji do wypłaty realizowanych

          wydatków,

          d) inne wymagane w danym projekcie dokumenty.

2. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w realizacji projektu - dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie który ewidencjonuje się koszty i wydatki w systemie księgowym jednostki realizującej projekt.

3. Dokumenty finansowo-księgowe obejmują:

    1)umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło,

    2)deklaracje ZUS ( DRA, RMUA, RZA,RCX),

    3)deklaracje PIT,

    4)wyciągi bankowe,

    5)faktury, Faktury korygujące, noty korygujące, rachunki,

    6)noty księgowe, PK- polecenia księgowania,

    7)delegacje,

    8)bilety na komunikację publiczną,

    9)dokumenty potwierdzające używanie samochodów prywatnych pracowników  do

    celów służbowych,

  10)umowy zawarte z dostawcami towarów i usług,

  11)dokumenty przetargowe jeżeli dany wydatek tego wymaga gdyż został poniesiony

  zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie – Prawo zamówień publicznych.

4. Oryginały dokumentów wypływają do Starostwa Powiatowego w Kluczborku ewidencjonowane są w Wydziale Organizacyjnym ( punkt obsługi klienta) w dzienniku wpływu korespondencji, następnie Kierownik jednostki lub osoba upoważniona dekretuje, kieruje do właściwej komórki, osoby upoważnionej do opisu merytorycznego. Opis merytoryczny dokonywany jest zgodnie z wytycznymi zawartymi w umowie o dofinansowaniu. Następnie przekazywane są do Wydziału Finansowego gdzie podlegają dekretacji i ewidencji w systemie księgowym (informatycznie program VULCAN finanse).

5. W celu zapewnienia prawidłowego dokumentowania operacji związanych z realizacją   każdego projektu prowadzi się wydzielone są rachunki bankowe (dochodów i wydatków). Do każdego rachunku bankowego tworzy się oddzielne dzienniki oznakowane symbolem jednostki oraz skrótem nazwy projektu lub inicjałami z nazwy projektu.

 

Dokumenty finansowo-księgowe poukładane są według kryterium rzeczowego (zgodnie z kategoriami budżetowymi zawartymi we wniosku o dofinansowanie.

 

Dokumenty dotyczące ponoszonych wydatków związanych z realizacja każdego projektu dofinansowywanego ze środków Unii Europejskiej przechowywane są w odrębnych segregatorach , chronologicznie ponumerowane zgodnie z numeracją nadawaną przez program VULCAN oraz zgodnie z kryterium rzeczowo czasowym.

 

W oparciu o dokumentację zarówno rzeczową jak i finansowo- księgową sporządza się sprawozdania okresowe, kwartalne, roczne i końcowe.