Zarządzenie Nr 30/2017

Starosty Kluczborskiego

z dnia 30 czerwca 2017r.

W sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”.

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2016r. poz. 1047 ) zarządzam co następuje:

§ 1 Wprowadza się  „Instrukcję obiegu dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku” stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2 Tracą moc następujące  Zarządzenia Starosty Kluczborskiego:

1)       Nr 57/2010 z dnia 28 grudnia 2010r w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”,

2)       Nr 23/2013 z dnia 03 czerwca 2013r. w sprawie zmiany w załączniku Nr 1 do zarządzenia Nr 57/2010r. z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”

3)       Nr 7/2014 z dnia 27 lutego 2014r. w sprawie wprowadzenia zmiany do zarządzenia Nr 57/2010r. z dnia 28 grudnia 2010r. w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”.

§ 3 Zarządzenie wchodzi w życie  z dniem podjęcia , z mocą obowiązującą

od  1 stycznia 2017r.

                                                                                                                                Załącznik

do zarządzenia Nr 30 /2017r.

                                                                                                      z dnia 30 czerwca 2017r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku

Część I

 Postanowienia ogólne

§  1 Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów księgowych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§ 2 Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi :

1) w sprawie wprowadzenia w życie zakładowego planu kont w Starostwie Powiatowym w  Kluczborku,

2) w sprawie wprowadzenia Kontroli Zarządczej,

3) w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej,

4) w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

§ 3 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o :

1) ustawie – dotyczy to ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z2016 poz. 1047 t.j.),

2) rozporządzeniu – dotyczy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych , państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017, poz. 760 t.j.),

3) jednostce – oznacza to Starostwo Powiatowe  w Kluczborku,

4) kierowniku jednostki – oznacza to Starostę Kluczborskiego,

5) głównym księgowym – oznacza to Skarbnika Powiatu.

Część   II

Postanowienia szczegółowe

§ 4. 1. Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dokument  musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom.

2. Do dokumentów księgowych zaliczamy:

1) faktury, rachunki,

2) wyciągi bankowe z rachunków bankowych,

3) umowy, porozumienia, decyzje administracyjne i inne dokumenty rodzące skutki  finansowe,

4) noty księgowe,

5) sprawozdania z dochodów i wydatków,

6)  polecenie księgowania  „PK” polecenia księgowania sporządzane są w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji

gospodarczej np. przeniesienia kosztów, otwarcia i zamknięcia ksiąg, korekty błędnych zapisów (storno bądź tzn. zapis techniczny).

7) dokumenty zastępcze-wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dokumentu źródłowego,

8) dokumenty rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

9) zestawienia zbiorcze – sporządzone w celu  udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych o jednakowym charakterze w celu dokonania łącznych zapisów zbioru     

dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo  wymienione,

  10) protokoły przyjęcia środka trwałego (OT)

  11) protokoły zdawczo-odbiorcze (PT) mają zastosowanie przy przekazywaniu

        rzeczowych składników majątku jednostki,

  12) protokoły likwidacji (LT).

3. Dokumenty księgowe dzielimy na:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów – oryginały,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

   4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych   dokumentów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie    operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

 § 5 1. Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości prawidłowy dokument księgowy, który     stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej winien być:

1)  rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą  dokumentuje, czytelny, (niedopuszczalne jest dokonywanie w dokumentach księgowych wymazywania i przeróbek),

2)  kompletny,

3)  wolny od błędów rachunkowych,

2. Dokument księgowy powinien zawierać;

1)określenie rodzaju dokumentu i numer identyfikacyjny (swoją nazwę, i ewentualnie symbol),

2)nazwę wystawcy i określenie stron  (nazwy, adresy) dokonujących operacji    gospodarczej a w odniesieniu do wewnętrznych wskazanie komórek organizacyjnych  uczestniczących w operacji,

3)datę sporządzenia dokumentu,

4)datę dokonania operacji, gdy dokument został sporządzony pod inną datą,

5)opis operacji, określenie jej wartości i ilości, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

6)podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej oraz odpowiedzialnych za jej udokumentowanie,

3.  dokument księgowy powinien być sprawdzony pod względem:

1)merytorycznym ( kontrola celowości zakupu i zgodnie z obowiązującymi przepisami, dane zawarte w dokumencie odpowiadają zdarzeniom gospodarczy ), dokonywana jest przez wydział (komórkę) organizacyjną odpowiedzialną za dokonaną operację gospodarczą  zgodnie z zakresem czynności, potwierdzona datą i podpisem osoby odpowiedzialnej.

2)formalnym i rachunkowym (kontrola pod względem zgodność dokumentu z obowiązującymi przepisami, prawidłowe wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej ,czy zawiera określenie przedmiotu operacji jej wartość i ilość czy nie zawiera błędów rachunkowych, podpisy osób odpowiedzialnych za   dokonanie operacji i jej udokumentowanie) dokonywana przez wydział finansowy, przez Głównego Księgowego, potwierdzona jest datą, podpisem.

§ 6. 1. Dokumenty księgowe sporządza się w języku polskim.

2. Dokumenty księgowe mogą być sporządzone w języku obcym, jeżeli operacje gospodarcze dotyczą kontrahenta zagranicznego.

3. Dokumenty księgowe winny być sporządzone w sposób staranny, czytelny,   zrozumiały i trwały.  Formułując treść dokumentu można używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach.

Wszystkie rubryki w dokumencie powinny być wypełnione zgodnie z ich     przeznaczeniem piórem, długopisem pismem maszynowym (komputerowo). Niektóre informacje takie jak; nazwa jednostki – wystawiającej dokument, numer kolejny, data   mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami.

4. Podpisy na dokumentach księgowych składa się odręcznie – piórem lub długopisem.

5. Dokument wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości

na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Przeliczenie to powinno być zamieszczone bezpośrednio na dokumencie chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

6. Jeżeli dokument jest sporządzony w języku obcym to na żądanie organów kontroli      lub biegłego rewidenta – jego treść winna być wiarygodnie przetłumaczona na język polski. Zatem dokumenty wystawione w języku obcym pochodzące od kontrahentów zagranicznych nie muszą być generalnie tłumaczone na język polski jeżeli ich treść jest zrozumiała dla kierownictwa jednostki.

§ 7. 1. Błędne zapisy w dokumentach księgowych koryguje się poprzez ich przekreślenie z całkowitym zachowaniem ich czytelności , wpisaniem zapisów poprawionych, daty dokonania korekty oraz podpisu osoby , która dokonała poprawki. Treść i wszelkie dane liczbowe naniesione na dokumentach nie mogą być zamazywane i przerabiane lub usuwane innymi środkami. Nie można też poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

2. Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości merytoryczne powinny być szczegółowo

opisane, bądź na odwrocie dokumentu bądź na  załączniku do niego, opis   nieprawidłowości opatruje się datą jej stwierdzenia i podpisem, stwierdzenie w dokumencie wad merytorycznych w trakcie realizacji zadania gospodarczego winno spowodować jego zatrzymanie.

3. Błędy w dokumentach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować

jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem.

4. W przypadku faktur , dokumentem korygującym będą: noty i faktury  zawierające  wyraz „korekta” i wystawione zgodnie z wymogami art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług.

5. Błędne zapisy w księgach rachunkowych korygowane są zgodnie z art. 25 ustawy  przez wprowadzenie do ksiąg dowodu PK – polecenie księgowania dokonanie (tzn. zapisu technicznego), zawierającego korekty błędnych zapisów. Korekty dokonywane są tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Część III

Zasady opracowywania merytorycznego dokumentów księgowych przez pracowników merytorycznych i ich obieg

§  8. 1. Realizacja zadań powinna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym jednostki w ramach posiadanych  środków finansowych na dany rok budżetowy.

2. Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach

lub zleceniach.

3. Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa powinna być kompletna, czytelnie opisana i spełniać wymogi określone dla danego dokumentu księgowego.

4. Faktury lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego przedkładane do rozliczenia finansowego winne być wpisane do ewidencji wpływu.

5. Poszczególne dokumenty księgowe mają różne drogi obiegu. Bez względu na ich rodzaj należy zawsze dążyć do tego, aby obieg odbywał się najkrótszą, najprostszą i najszybszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady :

1)po otrzymaniu dokumentu księgowego należy go zaewidencjonować w rejestrze korespondencji prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym (Punkt obsługi Klienta) i opatrzyć pieczątką z datą wpływu,

2) następnie zadekretowaniu dokumentu księgowego przez Kierownika lub osobę upoważnioną - skierować do właściwej merytorycznie komórki),

3)  przekazany na bieżąco dokument do  właściwej komórki, merytorycznej zajmującej się sprawą, której dokument dotyczy, jest poddany kontroli merytorycznej.

4) należy  przestrzegać systematycznego przekazywania dokumentów księgowych merytorycznym Wydziałom (komórkom), w  dniu ich sporządzenia (własne) lub otrzymania (obce),

5) wydziały (komórki) merytoryczne dokonują szczegółowej kontroli dokumentu   potwierdzając dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem prawidłowym opisem dokumentu, potwierdzającym dokonania sprawdzenia danych    

zawartych w dokumencie ze stanem faktycznym, sprawdzenia  kompletności załączonych dokumentów w postaci protokołu odbioru robót, kosztorysów i innych dokumentów rozliczeniowych, terminowości dokonania rozliczeń wynikających z zapisów umowy, opatrzonym podpisem i pieczęcią imienną osoby upoważnionej do dokonania sprawdzenia ( Naczelnika Wydziału lub osoby upoważnionej bądź osoby zatrudnionej na samodzielnym stanowisku) oraz przyłożeniem pieczęci o treści „

„sprawdzono pod względem merytorycznym „ data i podpis osoby sprawdzającej.

6) w przypadku niedotrzymania terminów realizacji umów - naliczenia kar umownych.   7) nadania prawidłowej klasyfikacji budżetowej poprzez przyłożenie odpowiedniej pieczęci i jej wypełnienie lub poprzez zapis komputerowy.

8) dokonanie klasyfikacji wydatków na strukturalne bądź nie, poprzez przyłożenie odpowiedniej pieczęci i jej wypełnienie lub zapisem komputerowym, opatrzone podpisem osoby upoważnionej.

9) w przypadku dokumentu potwierdzającego zakup dokonany bez stosowania ustawy  Prawo zamówień publicznych lub bez pisemnego zlecenia należy dokument opisać

i przyłożyć pieczęć o następującej treści”

„Do udzielonego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy  Prawo zamówień publicznych”

10) przy realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków UE lub innych środków zagranicznych dokumenty księgowe opatrzone są dodatkowymi adnotacjami wynikającymi z umów i wytycznych obowiązujących przy realizacji projektów.

11) czas przetrzymywania dokumentu przez odpowiedzialne komórki merytoryczne winien być jak najkrótszy dokument niezwłocznie przekazany do Wydziału Organizacyjnego ( Punkt Obsługi Klienta).  

12) Wydział Organizacyjny (Punkt Obsługi Klienta) niezwłocznie winien przekazać do Wydziału Finansowego najpóźniej w dzień zapłaty  bądź w  takim czasie aby umożliwić  ich zaksięgowanie w obowiązującym terminie wynikającym z art. 20 ustawy (w danym  okresie sprawozdawczym, którego on dotyczy tj. do 3-go każdego miesiąca  następującego po miesiącu sprawozdawczym) umożliwiającym do ujęcia dokumentu w wymaganych przepisami sprawozdaniach  finansowych i statystycznych. Przedłożone po wymaganym terminie zapłaty dokumenty, będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn spóźnienia.

13) dokumenty księgowe otrzymane do końca stycznia a dotyczące poprzedniego roku są ujmowane do ewidencji  zakończonego roku budżetowego.

14) rozliczenia krajowych  podróży służbowych należy przedłożyć do Wydziału    Organizacyjnego (Sekretariat) w terminie 7 dni od daty odbytej podróży w celu odnotowania w rejestrze a następnie przekazać do Wydziału Finansowego w celu realizacji.

15) rozliczenia zagranicznych podróży służbowych należy niezwłocznie przekazać do Wydziału Finansowego do realizacji.

16) zwrot kosztów podróży z rozliczonych krajowych i zagranicznych podróży służbowych następuje raz w miesiącu w dniu wypłaty,

17) jednorazowe zaliczki na delegacje służbowe rozliczane są niezwłocznie po odbytej podróży służbowej w terminie rozliczenia delegacji,

18) rozliczenia ryczałtów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych za dany miesiąc przedkładane są w terminie do dnia sporządzania wypłaty wynagrodzeń i wypłacane są razem z wynagrodzeniem,

19) zasady udzielania i rozliczania jednorazowych zaliczek na drobne zakupy określone są w oddzielnym zarządzeniu,

6. W przypadku umów i porozumień rodzących skutki finansowe po podpisaniu należy zarejestrować w rejestrze a jeden egzemplarz bądź kopię przekazać do Wydziału Finansowego.

§ 9. 1. Pracownicy Wydziału Finansowego po otrzymaniu dokumentu do realizacji dokonują kontroli pod względem formalno-rachunkowym potwierdzając tę czynność datą i podpisem  Głównego Księgowego na pieczęci  o treści:

„Kwota do zapłaty ze środków budżetowych, ( słownie),

Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym data i podpis Głównego Księgowego,

Zatwierdzono do zapłaty data i podpis Kierownika Jednostki lub osoby przez niego upoważnionej”.

2. Pracownicy Wydziału Finansowego dokonują zapłaty, po czym następuje dekretacja.

3. Dekretacja jest to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do     księgowania i obejmujących następujące etapy :

1) segregację dokumentów, polegającą na:

a) wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do Wydziału Finansowego tych

dokumentów, które nie  podlegają ewidencji księgowej (nie wyrażają operacji

gospodarczych lub są ich zapowiedzią),

b) podziale dokumentów księgowych na jednorodne grupy ( faktury, polecenia  

księgowania, wyciągi bankowe, umowy, porozumienia, decyzje i inne rodzące  skutki   

finansowe obejmujące dochody , wydatki,

c) kontroli kompletności dokumentów oraz oznaczonych terminów wystawienia

dokumentu  i daty zapłaty.

2) sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na:

a) ustaleniu czy posiadają wymagane przepisami cechy dokumentu księgowego, czy są   

podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym

    i rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty. Poprzez złożenie podpisów przez upoważnione osoby.  Dokumenty nie sprawdzone i nie zatwierdzone do zapłaty są zwracane do uzupełnienia.

3) oznaczenie sposobu księgowania jest to zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w

księgach rachunkowych poprzez:

a) umieszczenie na dokumencie księgowym kolejnego numeru,

b) oznaczeniu w jakich urządzeniach  (dziennikach, rejestrach, zbiorach) ma być

zaksięgowany,

c)wskazaniu na jakich kontach syntetycznych i analitycznych, poprzez

przyłożenie stosownej pieczęci i wypełnienie jej, wpisując w treść pieczęci właściwe

konta rachunkowe, właściwą klasyfikację budżetową oraz kwoty wynikające z

dokumentu, określeniu daty pod jaką dokument ma być ujęty w  księgach

rachunkowych, stosując zasadę memoriału.

4) Podstawą księgowania, w wyjątkowych przypadkach mogą być zakupy  dokumentowane paragonami, dowodami wpłat do kasy, dokumentami  wewnętrznymi itp. dokumentami, jeżeli nie można uzyskać od kontrahenta faktury lub rachunku. W takiej sytuacji osoba dokonująca tego zakupu winna szczegółowo opisać zdarzenie gospodarcze, które dokumentuje i podać przyczynę braku faktury czy rachunku.

5)  Zrealizowane dokumenty księgowe stanowią dowody księgowe i  ujmowane są w  ewidencji analitycznej i syntetycznej.

6)  Ewidencjonowane dowody księgowe obejmują;

a) dochody,

b) wydatki bieżące,

   c) wydatki majątkowe,

   d) składniki majątkowe,

   e) projekty finansowane ze środków UE lub z innych  źródeł niepodlegajacych

   zwrotowi,

   f) ZFŚS

   g) inne rachunki bankowe,

  7)  Dowody księgowe ewidencjonowane są w urządzeniach księgowych. Księgowanie

  odbywa się w systemie komputerowym VULCAN finanse.

  8)  Po ujęciu w ewidencji dowodów księgowych dokonuje się ich uzgodnienia.

  9) Na dowód zaewidencjonowania dokumentów oraz przeprowadzonej weryfikacji  

  dokonanych operacji  księgowych z systemu drukowany jest dokument „PK” z numerem  

  ewidencyjnym , który jest odzwierciedleniem dokonanych operacji, gdzie zamieszczany  

  jest każdorazowo podpis pracownika sporządzającego dokument i Głównego        

  Księgowego.

§  10. Dowody księgowe dzieli się na:

1. dowody kasowe, którymi są:  

1)  wnioski o zaliczkę

2)  czeki gotówkowe stanowiące podstawę wypłat zaliczek,

3)  rozliczenia zaliczek,    

2. dowody bankowe, którymi są :

1) bankowe dowody wpłaty – stosowany przy wpłatach gotówkowych i na

rachunek własny lub obcy,

2) czeki gotówkowe wystawiane są przez upoważnioną do ich wystawianie osobę

w Wydziale Finansowym w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione

do dysponowania  środkami na rachunkach bankowych złożonymi w  banku,

 3) polecenia przelewu  

 4) karty płatnicze

 3. Podstawą wystawiania tych dokumentów są oryginały dokumentów podlegający

 zapłacie ( np.  faktury, rachunki, decyzje, umowy lub inne dokumenty księgowe),

dowody zakupu i sprzedaży,

4. Dokumentami zakupu i sprzedaży, które zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004r. o

  podatku    od towarów i usług  są: FAKTURA , FAKTURA korygująca , NOTA

korygująca, rachunek w przypadku gdy nabywca obowiązany jest do odprowadzenia podatku FAKTURA  z dopiskiem „odwrotne obciążenie” bądź gdy sprzedaż dokonana jest na rzecz osoby prawnej nie będącej podatnikiem , bądź otrzymania zaliczki przed dokonaniem transakcji sprzedaży a powstaje obowiązek  podatkowy Faktura z dopiskiem „samofakturowanie”.

5.inne dowody stanowiące potwierdzenie zaszłości gospodarczych, do których zaliczamy między innymi: umowy, listy płac, porozumienia, decyzje administracyjne, pisma , wnioski stanowiące o operacjach finansowy lub gospodarczych,  różnego rodzaju sprawozdania budżetowe i inne.

§ 11. 1. Faktura  stwierdzająca dokonanie sprzedaży zawiera co najmniej:

1)imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy ich adresy umieszczone w sposób trwały (nadruk) lub pieczęć firmowa (z kodem),

2) numer identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,

3)  imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone płatnika jego adres  umieszczony w sposób trwały,

4) dzień, miesiąc i rok albo rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer  

kolejnej, oznaczenie faktury wyrazami FAKTURA,

5)  datę otrzymania zaliczki w określonej wysokości wartości towaru, usługi,

6)   nazwę towaru lub usługi, a w przypadku gdy towar lub usługa mają inną

stawkę podatku niż podstawowa  również  symbol PKWIU a w przypadku sprzedaży zwolnionej   podstawa prawna,

7)  jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

8)  cenę jednostkową towaru lub usługi bez podatku (netto),

9)  stawki podatku,

10)  sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na stawki

podatkowe i zwolnionych,

11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne   

stawki podatkowe,

12) wartość sprzedaży z kwotą podatku (brutto) lub zwolnionych,

13) kwotę należności ogółem wraz z podatkiem wyrażoną liczbowo i słownie,

14)czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania Faktury podpisy   oraz imiona i nazwiska tych osób.

2. Sprzedaży składników majątkowych dokonuje się na podstawie umów cywilno-

prawnych przygotowywanych przez komórki merytoryczne (Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu), w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa

(Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) a w przypadku Starostwa Powiatowego (Wydział Organizacyjny) na podstawie  których Wydział Finansowy sporządza faktury, dokonuje ewidencji   i windykuje.

3. Sprzedaż usług ( z tytułu czynszów najmu i czynszów dzierżawy), odsprzedaż mediów ( CO, energia elektryczna, woda), odsprzedaż ogłoszeń w mediach ( prasa, lokalne sieci internetowe) oraz inne dokonywana jest na podstawie umów cywilno-prawnych sporządzanych przez komórkę merytoryczną w przypadku mienia powiatu (Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu), w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa (Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) a w przypadku Starostwa (Wydział Organizacyjny) na podstawie których Wydział Finansowy wystawia faktury, dokonuje ewidencji i windykacji należności.

4. Sprzedaż wieczystego użytkowania gruntów Skarbu Państwa odbywa się w oparciu o      

dokumenty sporządzane w wydziale merytorycznym (Wydział Geodezji, Kartografii,

Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) natomiast w przypadku mienia Powiatu

(Biuro Funduszy, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu), które przekazywane są do  Wydziału Finansowego w celu wystawienia faktur, ewidencji i windykacji.

5. Opłaty administracyjne obliczane są w wydziałach  merytorycznych, a wpłaty ewidencjonowane są w Wydziale Finansowym.

6. Sprzedaż dokonywana jest na podstawie umów lub zamówień.

7. Faktury sprzedaży nie muszą zawierać podpisu nabywcy potwierdzającego otrzymanie faktury.

8. Korekty sprzedaży dokonuje się:

1) fakturą korygującą wystawianą przez sprzedającego w przypadku: udzielonych rabatów, podwyższenia ceny, czy stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku.

2) faktury korygujące zawierają co najmniej: numer kolejny, datę wystawienia, dane zawarte w fakturach, których dotyczą, kwotę zwiększeń lub zmniejszeń, czytelny podpis osoby wystawiającej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby, muszą zawierać słowo „korekta” oraz wymagane jest potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

3) notą korygującą wystawianą przez nabywcę w przypadku pomyłki w nazwie, adresie, dacie sprzedaży. 

4) noty korygujące zawierają co najmniej: numer kolejny, datę wystawienia, dane zawarte w fakturach których dotyczy, czytelny podpis osoby wystawiającej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby, muszą zawierać słowo „korekta” oraz wymagane jest potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

§  12 .1. Podstawowym dokumentem upoważniającym do wypłaty wynagrodzeń są listy płac sporządzane na podstawie:

1) umów o pracę,

2) umów o pracę zleconą lub o dzieło,

3) zmian umów o pracę,

4) informacji o rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony,

5) rachunków za wykonane prace na umowę-zlecenie lub umowę o dzieło,

6) decyzji kierownika jednostki o przyznanych nagrodach,

7) decyzji kierownika jednostki o przyznanym urlopie bezpłatnym,

8) decyzji kierownika o wypłacie odprawy emerytalnej lub rentowej, odszkodowania z  

tytułu rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy,

9) decyzji kierownika o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

10)  zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy,

11) decyzji kierownika jednostki o przyznanych świadczeniach z ZFŚS.

2. Umowy o pracę sporządzane są w komórce Kadr w trzech egzemplarzach,

3. Umowa podpisana jest  przez pracownika i Kierownika Jednostki, jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, jeden pozostaje w aktach osobowych a jeden przekazany do Wydziału Finansowego, stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzeń.

4. Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się, umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Umowy  sporządza komórka zlecająca pracę, w dwóch egzemplarzach z zachowaniem przepisów o ubezpieczeniu społecznym: jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi egzemplarz dla Wydziału Finansowego – stanowisko ds. płac w celu dokonania wypłaty. 

5. Umowy o prace zlecone lub o dzieło podpisuje Kierownik Jednostki lub upoważniona przez niego osoba, zleceniobiorca oraz parafuje Główny Księgowy.

6.Rachunki za prace zlecone wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie należności za wykonanie usług, polegających na osobistej pracy. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

7.Wynagrodzenie za prace zlecone i prace wykonywane na podstawie umowy o dzieło  wypłacane jest również na podstawie list płac sporządzonych w oparciu o zawarte wcześniej umowy.

8.Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy –  dostarcza pracownik zgodnie z § 47 regulaminu pracy na stanowisko ds. kadr,  po rejestracji  przekazywane jest do wydziału finansowego ( stanowisko ds. płac).

9.Decyzje o przyznanych świadczeniach z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych  do Wydziału Finansowego są przekazywane zgodnie z zapisami regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Na podstawie których pracownik ds. płacowych sporządza listy będące podstawą do wypłaty.

10.Listy płac sporządzane są przez Wydział Finansowy – osobę zatrudnioną na stanowisku ds. płac, w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych, w terminie do 28 - go każdego miesiąca dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w pozostałych przypadkach w terminie określonym w umowach.

10. Listy płac zawierają następujące dane :

1)okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

2)łączną kwotę do wypłaty,

3)nazwisko i imię pracownika,

4)sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na   poszczególne składniki,

5)sumę wynagrodzeń netto,

6)sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

7)sumę zasiłku rodzinnego,

8)sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych,

11. Na podstawie pisemnej zgody pracownika z wynagrodzeń dokonywanie są potrącenia:

1) wynikające z nakazów egzekucyjnych.

2)inne (np. składek na ubezpieczenia na Życie i NW, związkowych, wkładów i  pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej , pożyczek do SKOK, pożyczek udzielonych z ZFŚS na cele mieszkaniowe, innych świadczeń współfinansowanych z ZFŚS itp.)

12. Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek.

13. Listy płac są:

1) podpisane przez osobę sporządzającą,

2) sprawdzone pod względem merytorycznym przez właściwe komórki,  polegającym

na potwierdzeniu ujęcia w listach płac wszystkich pracowników zatrudnionych w Starostwie, ujęcia wszystkich zwolnień lekarskich i urlopów w bezpłatnych przez samodzielne stanowisko ds. kadr, na potwierdzeniu wykonania zlecenia lub dzieła,

3)sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez Głównego Księgowego,

4)zatwierdzone do wypłaty przez Kierownika Jednostki.

Wynagrodzenia wszystkich zatrudnionych w Starostwie Powiatowym przekazywane są na indywidualne rachunki bankowe przez pracownika Wydziału Finansowego.

§ 13. 1. Zgodnie z ustawą z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych  zgłaszane są  do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia , ubezpieczenie osoby zatrudnionej w Starostwie na podstawie umów o pracę, umów zlecenia i umów o dzieło pracownik Wydziału Finansowego . dokonuje zgłoszenia.

2. Od wynagrodzeń wypłacanych z wymienionych umów są naliczane i odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, składka zdrowotna, składka chorobowa, składka wypadkowa, składka na Fundusz Pracy i podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§ 14 Umowy, porozumienia są dokumentami potwierdzającymi współpracę z innymi jednostkami samorządów terytorialnych w zakresie współfinansowania zadań lub w zakresie powierzenia zadań własnych samorządu do realizacji. Sporządzane są w wydziałach merytorycznych i po podpisaniu przez osoby upoważnione i zarejestrowaniu w rejestrach przekazywane do Wydziału Finansowego w celu realizacji i ewidencji.

§  15. 1. Środki trwałe i gospodarka majątkiem trwałym w jednostce określone jest zgodnie z art. 3 ustawy.  Do aktywów trwałych w jednostce zaliczane są środki trwałe, środki trwałe w budowie, montażu lub ulepszeniu już istniejących oraz aktywa finansowe.

2. Zasady ustalania wartości początkowej i środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wartości niematerialne i prawne  oraz wyposażenie wycenione są:

1) według wartości brutto, tj. wartości według której środek trwały po raz pierwszy został

wprowadzony do ewidencji,

2) w przypadku zakupu :

a) krajowego  -  jest to cena zakupu powiększona o koszty transportu, ubezpieczenia w     

drodze, opakowania, montażu, zainstalowania,  opłat notarialnych, skarbowych i

innych, odsetek , prowizji i innych opłat naliczonych od dnia nabycia do dnia przekazania środka trwałego do używania,

b) z importu  -  wartość celna powiększona o cło, podatek importowy, akcyzowy, montaż nabytych urządzeń według ceny zakupu,

c) nabyte w drodze darowizny  -  wartość rynkowa (aktualna),

d) nabyte w ramach leasingu  -  wartość wynikająca z umów leasingu,

e) nabyte w ramach aportu  -  wartość wynikająca z wyceny aportu,

f) ujawnione – w wartości wynikającej z odpowiednich dokumentów lub w wartości

rynkowej,

§  16. 1. Zasady stosowane przy opracowaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności inwestycyjnej i remontów. Wszystkie dokumenty dotyczące omawianych operacji powinny być kontrolowane przez Wydział (komórkę) merytorycznie zaangażowaną  i nadzorującą wykonanie inwestycji i remontów.

2. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji i remontów są faktury zewnętrzne od dostawców towarów i usług. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie

fakturami.

3. Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami zakupu zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami „OT” – przyjęcia środka trwałego. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące Wydziału (komórki), której powierzono dokumentację do przechowania.

4. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego). Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Do omawianego protokołu powinny być dołączone dowody OT – przyjęcie środka trwałego, w których  zgodnie z wynikającą z protokołu faktyczną wartością inwestycji – ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Dowody „OT” stanowią podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych.

5. Dowody OT stanowią udokumentowanie:

1)przychodu nowych środków trwałych z zakupów inwestycyjnych,

2)przychodu nowych środków trwałych z inwestycji budowlano – montażowych,

3)przychodu środków trwałych używanych nabytych w wyniku zakupów inwestycyjnych,

4)zwiększenia wartości środków trwałych na skutek ich modernizacji.

6. W obrocie środków trwałych stosuje się następujące dokumenty:

1) PT – protokół zdawczo – odbiorczy, który wystawiany jest przy: przekazywaniu środka trwałego bezpośrednio z zakupu, nieodpłatnym przekazaniu lub przyjęciu środka trwałego (darowizna),

2)LT – likwidacja środka trwałego, który wystawiany jest w przypadku; przeznaczenia do likwidacji, sprzedaży środka trwałego.

7. Dokumenty będące podstawą do ewidencji operacji  sporządzane są przez komórkę merytoryczną;

1) w przypadku mienia powiatu Biuro Funduszy, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu,

2) w przypadku składników  majątkowych Starostwa Powiatowego Wydział

Organizacyjny,

8. Wymienione dokumenty przekazywane są wraz z dokumentem potwierdzającym nabycie na którym naniesiony jest numer inwentarzowy pod którym jest on zarejestrowany ( fakturą, protokołem odbioru) do Wydziału Finansowego w celu zaewidencjonowania.

§ 17 Zasady dokonywania odpisów aktualizujących wartości należności:

1.odpisów aktualizujących należności dokonuje się w  przypadkach określonych w art. 35b ust. 1 ustawy w odniesieniu do należności:

1)należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości do wysokości należności nieobjętych gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,

2)należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarczy na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości,

3)należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega , a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem,

4)należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego w wysokości tych kwot,

5)należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych z znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach ,

2.odpisów należności dokonuje się według stanu na dzień 1 grudnia każdego roku. Podstawą do ujęcia w księgach jest wewnętrzny dokument „PK” ,

3.dokonane odpisy aktualizujące należności są pomniejszane o wartości otrzymanych wpływów.

Część IV

Wewnętrzna kontrola dokumentów księgowych

§ 18 W Starostwie Powiatowym prowadzona jest wewnętrzna kontrola dokumentów księgowych przez Głównego księgowego polegająca na :

1) kontroli wstępnej prowadzonej  zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych

mającej na celu zapobieganie niepożądanym i nielegalnym działaniom na etapie powstawania zobowiązań finansowych,

2) kontroli bieżące mającej na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych oraz stanu ich zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą,

3) kontroli  następnej , której zadanie jest sprawdzenie stanu faktycznego poszczególnych zaszłości i dokumentów odzwierciedlających zaszłości już dokonane.

Na dowód kontroli każdorazowo kontrolujący umieszczenia swój podpis i datę badania na każdym sprawdzanym dokumencie.

Część V

Obsługa bankowa

§ 19.1. Dokonywanie płatność odbywa się na podstawie zaakceptowanych do zapłaty dowodów księgowych po uprzednim wprowadzeniu właściwych danych tj. nazwy dokumentu, numeru konta bankowego kontrahenta.

2. Płatności dokonywane są przez pracownika Wydziału Finansowego upoważnionego do obsługi programu służącego do dokonywania przelewów, odpowiedzialnego za prawidłowe wprowadzenie danych a szczególności nazwy i numeru konta  kontrahenta, posiadającego nadane przez bank kody PIN i hasła, uprawniające do dokonywania operacji.

3. Po wprowadzeniu danych, osoby uprawnione do dysponowania rachunkami bankowymi wczytują swoje nośniki elektroniczne z podpisami i dokonuje się przelewów.

4. W drodze odrębnego zarządzenia Starosty ustalony jest wykaz pracowników uprawnionych do dokonywania operacji zleceń płatniczych.

5. Potwierdzeniem zrealizowanych operacji na rachunkach bankowych, są wydruki wyciągów bankowych dokonywane przez bank i przekazywane do starostwa na bieżąco w następnym dniu po dniu dokonania operacji.

6. Wyciągi bankowe są gromadzone w segregatorach z podziałem na dzienniki przypisane do każdego rachunku bankowego i stanowią dowody księgowe będące podstawą do zarejestrowania w księgach rachunkowych.

Część VI

Ochrona danych    

§ 18 1. Księgi rachunkowe, dowody księgowe i sprawozdania finansowe w Starostwie Powiatowym w Kluczborku przechowywane są w należyty sposób, właściwie opisany zgodnie z przepisami o archiwizacji dokumentów księgowych, chroniący przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym upowszechnianiem, uszkodzeniem, zniknięciem i zniszczeniem. Warunkiem wiarygodności, a więc mocy dowodowej ksiąg rachunkowych i sporządzanych na ich podstawie sprawozdań finansowych, z jednej strony łatwy dostęp do nich także po upływie lat i możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanych informacji, z drugiej zaś strony ich niezmienność i poufność, uzyskiwana dzięki ochronie tych zbiorów.

2. Ustawa zobowiązuje jednostkę do przechowywania w swojej siedzibie dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oraz opisu przyjętych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowego, jak również sprawozdania z działalności w oryginalnej postaci. W porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia  ksiąg, z podziałem na okresy sprawozdawcze ( miesiące).

3. Archiwowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów z poszczególnych okresów. Gromadzi się je w teczkach zgodnie z ich numeracją, oznacza się nazwa jednostki, datą, numerami dowodów oraz znakiem wskazującym rodzaj dokumentów ( np. listy płac) i symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii archiwalnej.

4. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzanego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum a drugi Wydziale Finansowym.

5. Zbiory dokumentów księgowych przechowuje się:

1) księgi rachunkowe przez 5 lat,

2) karty wynagrodzeń pracowników przez okres wymaganego dostępu do tych informacji,

wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych jednak nie krócej niż 5 lat,

3) dowody księgowe dotyczące inwestycji , umów handlowych, roszczeń dochodzonych w

postępowaniu cywilnym lub objęte postępowaniem karnym albo podatkowym w okresie

5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowy, w którym transakcje i

postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

4) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy

niż 5 lat od upływu jej ważności,

5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez okres 5 lat.

6. Okresy przechowywania zbiorów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą te zbiory.

7. Zbiory te zaopatruje się nazwą i symbolem roku, ułatwiającym ich odszukanie, oraz początkowym i końcowym numerem zbioru dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, zbiorów księgi głównej i ksiąg pomocniczych, pomocny przy kontroli kompletności danych.

8. Inne dokumenty aniżeli dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątku, znaczących umów, list płac oraz określone jako ważne, przez Kierownika jednostki, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na mikrofilmy, a oryginały zniszczone.

9. Ochrona danych z ksiąg rachunkowych sporządzanych na nośnikach za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom art. 71 i 72 ustawy o rachunkowości, które umożliwiają przechowywanie danych na nośnikach komputerowych.

10. Nośniki elektroniczne sporządzane są w jednym egzemplarzu i przechowywane są na stanowisku administratora ( Informatyk w Wydziale Organizacyjnym).

11. Zbiory lub ich części mogą być udostępniane osobie trzeciej na terenie jednostki za zgodą Kierownika jednostki lub poza siedzibą jednostki za pisemną zgodą Kierownika jednostki pod warunkiem pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów.

Zabezpieczenie mienia     

§ 19 Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce jest zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno jest zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony. Po zakończeniu pracy budynek jednostki (a także wszystkie jego pomieszczenia) są zamknięty na klucz, a okna pozamykane i włączony alarm. Przebywanie w budynku po godzinach pracy odbywa się na zasadach określonych w regulaminie pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki ponosi wyznaczona przez kierownika jednostki osoba.