z dnia 28 grudnia 2010r.

W sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”.

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009r. poz. 1223 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1 Wprowadza się  „Instrukcję obiegu dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku” stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2 Traci moc Zarządzenie Nr 11/2007 z dnia 27 marca 2007r w sprawie wprowadzenia „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku”.

§ 3 Zarządzenie wchodzi w życie  z dniem 01 stycznia 2011r.

                                                                                                                                Załącznik Nr 1

do zarządzenia Nr 57 /2010r.

                                                                                                      z dnia 28 grudnia 2010r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku

Część I

 Postanowienia ogólne

§1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów stanowiących dowody księgowe w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi :

- w sprawie wprowadzenia w życie zakładowego planu kont w Starostwie Powiatowym w     Kluczborku i polityki rachunkowości,

- w sprawie wprowadzenia Kontroli Zarządczej,

- w sprawie wprowadzenia zasad gospodarowania składnikami majątkowymi w Starostwie Powiatowym i instrukcji inwentaryzacyjnej,

- w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

§3. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o :

- ustawie – dotyczy to ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.),

- rozporządzeniu – dotyczy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r.          w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych , państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r. Nr 112 poz.761),

- jednostce – oznacza to Starostwo Powiatowe  w Kluczborku,

- kierowniku jednostki – oznacza to Starostę Kluczborskiego,

- głównym księgowym – oznacza to Skarbnika Powiatu Kluczborskiego

Część   II

Postanowienia szczegółowe

§4.1.Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów               (dowodów księgowych) odzwierciedlających treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom.

2. Dowody księgowe dzielimy na:

1)     zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów – oryginały,

2)     zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3)     wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

3. Oprócz wyżej scharakteryzowanych dowodów księgowych stanowiących podstawę do zapisów w księgach rachunkowych za dowody księgowe uważa się również:

1)     zestawienia zbiorcze – sporządzone w celu  udokumentowania operacji i zdarzeń gospodarczych o jednakowym charakterze w celu dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo  wymienione,

2)     polecenie księgowania sporządzone w celu  udokumentowania operacji        gospodarczych,

3)     noty księgowe,

4)     sprawozdania z dochodów i wydatków,

5)     wyciągi bankowe z rachunków bankowych,

6)     dowody zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

7)     dowody rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

8)     polecenie księgowania  „PK” polecenia księgowania sporządzane są w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej np. przeniesienia kosztów, otwarcia i zamknięcia ksiąg, korekty błędnych zapisów (storno).

9)     protokoły przyjęcia środka trwałego (OT)

10) protokoły zdawczo-odbiorcze (PT) mają zastosowanie przy przekazywaniu rzeczowych składników majątku jednostki,

11) umowy i porozumienia rodzące skutki finansowe.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

§5. Zgodnie z art.21 ustawy o rachunkowości prawidłowy dowód księgowy, który stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej winien być:

1.rzetelny, czyli zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, czytelny, (niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek),

2.kompletny,

3.wolny od błędów rachunkowych,

4.zawierać:

1)     określenie rodzaju dowodu i numer identyfikacyjny (swoją nazwę, i ewentualnie symbol),

2)     nazwę wystawcy i określenie stron  (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej a w odniesieniu do wewnętrznych wskazanie komórek organizacyjnych uczestniczących w operacji,

3)     datę sporządzenia dowodu

4)     datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą,

5)     opis operacji, określenie jej wartości i ilości, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

6)     podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej oraz odpowiedzialnych za jej udokumentowanie,

5.sprawdzony pod względem:

1)     merytorycznym ( celowości zakupu i zgodnie z obowiązującymi przepisami, dane zawarte w dokumencie odpowiadają zdarzeniom gospodarczy ),przez wydział (komórkę) organizacyjną odpowiedzialną za dokonaną operację gospodarczą  zgodnie z zakresem czynności.

2)     formalnym i rachunkowym dokonywana jest przez pracownika Wydziału Finansowego (kontrola pod względem zgodność z obowiązującymi  przepisami, prawidłowe wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej ,czy zawiera określenie przedmiotu operacji jej wartość i ilość wystawcy, czy nie zawiera błędów rachunkowych, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie). Dokonanie tej kontroli jest odpowiednio udokumentowane datą, podpisem osoby sprawdzającej.

§6.1.Dowody księgowe sporządza się w języku polskim. Mogą być również     sporządzone w języku obcym jeżeli dotyczy operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym.

2.Dokumenty księgowe winny być sporządzone w sposób staranny, czytelny, zrozumiały i trwały.  Formułując treść dokumentu można używać wyłącznie skrótów powszechnie przyjętych oraz symboli ujętych w aktualnie obowiązujących indeksach. Wszystkie rubryki w dokumencie powinny być wypełnione zgodnie z ich przeznaczeniem piórem, długopisem pismem maszynowym (komputerowo). Niektóre informacje takie jak; nazwa jednostki – wystawiającej dokument, numer kolejny, data mogą być nanoszone pieczęciami lub numeratorami.

3.Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie – piórem lub długopisem.

4.Dowód wystawiony w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Przeliczenie to powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

5.Jeżeli dowód jest sporządzony w języku obcym to na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta – jego treść winna być wiarygodnie przetłumaczona na język polski. Zatem dowody wystawione w języku obcym pochodzące od kontrahentów zagranicznych nie muszą być generalnie tłumaczone na język polski jeżeli ich treść jest zrozumiała dla kierownictwa jednostki.

§7.1. Błędne zapisy w dowodach księgowych mogą być korygowane przez ich przekreślenie z całkowitym zachowaniem ich czytelności , wpisaniem zapisów poprawionych, daty dokonania korekty oraz podpisu osoby , która dokonała poprawki. Treść i wszelkie dane liczbowe naniesione na dowody nie mogą być zamazywane                  i przerabiane lub usuwane innymi środkami. Nie można też poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

2.Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być szczegółowo opisane, bądź na odwrocie dokumentu bądź na  załączniku do niego, opis nieprawidłowości opatruje się datą jej stwierdzenia i podpisem, stwierdzenie w dokumencie wad merytorycznych w trakcie realizacji zadania gospodarczego winno spowodować jego zatrzymanie.

3.Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem.

4.W przypadku faktur VAT, dokumentem korygującym będą: noty i faktury  zawierające  wyraz „korekta” i wystawione zgodnie z wymogami art.106 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług  (Dz. U. Nr 54, poz.535 z póź. zm.)

5.Błędne zapisy w księgach rachunkowych można sprostować zgodnie z art. 25 ustawy o rachunkowości przez wprowadzenie do ksiąg dowodu PK – polecenie księgowania zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Część III

Zasady opracowywania merytorycznego dokumentów księgowych przez pracowników merytorycznych i ich obieg

§9.1.Realizacja zadań powinna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym jednostki w ramach posiadanych  środków finansowych na dany rok budżetowy.

2.Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach lub zleceniach.

3.Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa powinna być kompletna, czytelnie opisana i spełniać wymogi określone w art. 21 i 22 ustawy dla dowodu księgowego.

4.Faktury i rachunki lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego przedkładane do rozliczenia finansowego winne być wpisane do rejestru faktur i rachunków prowadzony w  Wydziale Organizacyjnym ( Punkt Obsługi Klienta).

5.Poszczególne dokumenty mają różne drogi obiegu. Bez względu na rodzaj dokumentów należy zawsze dążyć do tego, aby ich obieg odbywał się najkrótszą i najprostszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady :

1)     po otrzymaniu dokumentu finansowego należy go zaewidencjonować w rejestrze korespondencji prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym (Punkt obsługi Klienta)    i  opatrzyć pieczątką z datą wpływu,

2)     następnie przekazać na bieżąco do Wydziałów (komórek), merytorycznie zajmujących się sprawą, której dokument dotyczy w celu dokonania kontroli merytorycznej. Należy przestrzegać systematycznego przekazywania dokumentów księgowych merytorycznym Wydziałom (komórkom), w  dniu ich sporządzenia (własne) lub otrzymania (obce),

3)      Wydziały (komórki) merytoryczne dokonują szczegółowej kontroli na dowód czego  potwierdzają dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Dokonanie kontroli winno być potwierdzone prawidłowym opisem dokumentu , który ma na celu potwierdzenie dokonania sprawdzenia danych zawartych w dokumencie ze stanem faktycznym, kompletności załączonych dokumentów w postaci protokołu odbioru robót, kosztorysów i innych dokumentów rozliczeniowych, terminowości dokonania rozliczeń wynikających z zapisów umowy. Opis ten winien być  opatrzonym podpisem i pieczęcią imienną osoby upoważnionej do dokonania sprawdzenia ( Naczelnika Wydziału lub osoby upoważnionej bądź osoby zatrudnionej na samodzielnym stanowisku) oraz przyłożeniem pieczęci o treści „ sprawdzono pod względem merytorycznym „ data i podpis osoby sprawdzającej.

Opis dokumentu powinien zawierać także:

- nadanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej poprzez przyłożenie właściwej pieczęci i jej wypełnienie  lub zapisem komputerowym.

- klasyfikacji wydatków strukturalnych poprzez przyłożenie pieczęci  i jej wypełnienie.

Opis dokumentu winien być starannie wypełniony, opatrzony podpisem osoby upoważnionej.

W przypadku dokumentu potwierdzającego zakup dokonany bez stosowania ustawy– Prawo zamówień publicznych lub bez pisemnego zlecenia należy dokument opisać i przyłożyć pieczęć wymienioną w ust. 6 wyżej cytowanej ustawy następującej treści     „Do udzielonego zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych”. Po dokonaniu opisu dokumenty należy zwrócić do Wydziału Organizacyjnego (Punkt Obsługi Klienta). Czas przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki merytoryczne winien być jak najkrótszy. Przedłożone dokumenty po wymaganym terminie zapłaty, będą przyjmowane tylko z pisemnym wyjaśnienie przyczyn spóźnienia.                       Wydział Organizacyjny (Punkt Obsługi Klienta) niezwłocznie winien przekazać do Wydziału Finansowego dokument najpóźniej w dzień zapłaty  bądź w  takim czasie aby umożliwił  ich zaksięgowanie w obowiązującym terminie zgodnie z art. 20 ustawy o rachunkowości tj. do 3-go każdego miesiąca następującego po miesiącu sprawozdawczym , tak aby umożliwić ujęcie dokumentu w wymaganych przepisami sprawozdaniach  finansowych i statystycznych.

4)     rozliczenia służbowych delegacji krajowych  winny być przedkładane do Wydziału Organizacyjnego (Sekretariat) w terminie 7 dni od daty podróży w celu odnotowania w rejestrze a następnie są  przekazywane do Wydziału Finansowego do realizacji, służbowe

5)     delegacje zagraniczne należy niezwłocznie przekazać do Wydziału Finansowego w celu  realizacji.

6)     do Wydziału Finansowego należy przedłożyć także jeden podpisany egzemplarz  umowy   bądź porozumienia  rodzącego skutki finansowe .

§10.1.Pracownicy Wydziału Finansowego po otrzymaniu dokumentu do realizacji dokonują kontroli pod względem formalno- rachunkowym potwierdzając tę czynność stosowną pieczęcią z datą i podpisem. Następnie przykłada się pieczęć zatwierdzenia do zapłaty w , której wpisuje się:

1)     konta syntetyczne na jakich dokument ma być zaewidencjonowany,

2)     określoną klasyfikację budżetową ,

3)     kwotę cyframi i słownie.

2.Opieczętowany dokument zostaje przekazany do zatwierdzenia do wypłaty do Kierownika jednostki i Głównego Księgowego lub osób upoważnionych do dokonywania tych czynności. Po czym wraca do Wydziału Finansowego celem realizacji (zapłaty). Następnie  poddany jest dekretacji, na stanowisku kosztów w Wydziale Finansowym.

Dekretacja czyli ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania obejmuje  etapy :

1)     segregację dokumentów,

2)     sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

3)     oznaczenie sposobu księgowania.

Segregacja dokumentów polega na :

1)     wyłączeniu z ogółu dokumentów wpływających do Wydziału Finansowego tych dokumentów, które nie  podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią),

2)     podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy (np. wg rachunków bankowych, faktur, polecenia księgowania, wyciągi bankowe, obejmujące dochody, wydatki,

3)     kontrolę kompletności dokumentów na oznaczony terminie (dzień, miesiąc).

Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do zapłaty. Dokumenty nie sprawdzone i nie zatwierdzone do zapłaty winny być zwrócone do uzupełnienia.

Oznaczenie sposobu księgowania jest to zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez:

1)     umieszczenie na dokumencie księgowym numeru kolejnego, oznaczeniu w jakich urządzeniach  (rejestrach, zbiorach) ma być zaksięgowany,

2)     wskazaniu na jakich kontach syntetycznych i analitycznych, potwierdzeniu w jakiej klasyfikacji budżetowej i klasyfikacji wydatków strukturalnych dokument ma być ujęty.

3)     określeniu daty pod jaką dokument ma być ujęty w księgach rachunkowych przy zastosowaniu zasady memoriałowej,

4)     podpisaniu przez osobę upoważnioną do dekretacji.

5)     do dekretacji stosuje się pieczątki z przystosowanymi do tego celu rubrykami.

Podstawą księgowania, w wyjątkowych przypadkach mogą być zakupy dokumentowane paragonami, dowodami wpłat do kasy itp. dokumentami , jeżeli nie można uzyskać od kontrahenta faktury lub rachunku. W takiej sytuacji osoba dokonująca tego zakupu winna szczegółowo opisać zdarzenie gospodarcze, które dokumentuje i podać przyczynę braku faktury czy rachunku.

§11.Dokumenty księgowe dzieli się następująco:

1)     dowody kasowe czyli

- wniosek o zaliczkę

- czek gotówkowy,

- rozliczenie zaliczki,    

2)     dowody bankowe czyli :

- dowód wpłaty – stosowany przy wpłatach gotówkowych i na rachunek własny lub obcy do banku,

-czeki gotówkowe wystawiane są przez upoważnioną do ich wystawianie osobę w Wydziale Finansowym w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku,

-polecenie przelewu – podstawą wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie ( faktura, rachunek lub inny dowód księgowy).

3)     dokumenty sprzedaży, którymi  zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług  (Dz. U. Nr 54, poz.535 z póź. zm.)  są: FAKTURA VAT, FAKTURA korygująca VAT, NOTA korygująca VAT.

§ 12.1. Faktura VAT stwierdzająca dokonanie sprzedaży zawiera co najmniej :

a)     imiona i nazwiska lub nazwy, bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy umieszczone w sposób trwały (nadruk) lub pieczęć firmowa (z kodem),

b)     numer identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,

c)     dzień, miesiąc i rok albo rok dokonania sprzedaży, datę wystawienia i numer

d)     kolejnej, oznaczenie faktury wyrazami FAKTURA VAT,

e)     datę otrzymania zaliczki w określonej wysokości wartości towaru, usługi,

f)       nazwę towaru lub usługi, a w przypadku gdy towar lub usługa mają inną stawkę podatku niż podstawowa  również  symbol PKWIU a w przypadku sprzedaży zwolnionej podstawa prawna,

g)     jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,

h)     cenę jednostkową towaru lub usługi bez podatku (netto),

i)        stawki podatku,

j)       sumę wartości sprzedaży netto towarów lub usług z podziałem na stawki podatkowe i zwolnionych,

k)      kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe,

l)        wartość sprzedaży z kwotą podatku (brutto) lub zwolnionych,

m)    kwotę należności ogółem wraz z podatkiem wyrażoną liczbowo i słownie,

n)     czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania Faktury VAT lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

2.Sprzedaży składników majątkowych dokonuje się na podstawie umów cywilno-prawnych przygotowywanych  przez komórki merytoryczne (Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu) a w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa (Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) na podstawie ,których pracownik Wydziału Finansowego sporządza faktury VAT i windykuje należności.

3. Ponadto w jednostce prowadzona jest również sprzedaż usług ( z tytułu czynszów najmu i czynszów dzierżawy), odsprzedaż mediów ( CO, energia elektryczna, woda), odsprzedaż ogłoszeń w mediach ( prasa, lokalne sieci internetowe) o sprzedaży składników majątkowych ,  usług z tytułu dokonanych podziałów geodezyjnych, wyrysów i wypisów oraz inne.

4. Sprzedaż usług (z tytułu najmu i dzierżawy ) dokonywana jest na podstawie umów sporządzanych przez komórkę merytoryczną w przypadku mienia powiatu ( Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu) a w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa ( Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) następnie przekazywanych do Wydziału Finansowego który wystawia faktury VAT i dokonuje windykacji należności.

5. Odsprzedaż mediów odbywa się poprzez sporządzenie przez komórkę merytoryczną w

przypadku nieruchomości powiatowych ( Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu) a w przypadku nieruchomości Skarbu Państwa ( Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) rozliczenia i przekazania do Wydziału Finansowego w celu zafakturowania i windykacji należności.

6. Sprzedaż wieczystego użytkowania gruntów Skarbu Państwa odbywa się w oparciu o 

dokumenty sporządzane w wydziale merytorycznym (Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami) natomiast w przypadku mienia Powiatu (Biuro Funduszy Pomocowych ,Mienia Powiatu i Promocji Powiatu) w indywidualnych przypadkach  Wydział Finansowy na wniosek zainteresowanego wystawia faktury VAT.

7. Sprzedaż usług geodezyjnych (np. wypisy, wyrysy itp.) fakturowana jest w wydziale merytorycznym (Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki     Nieruchomościami) .

8. Na czynności administracyjne nie podlegające ustawie o podatku od towarów i usług na wniosek petenta pracownik Wydziału Finansowego wystawia rachunki.

9.W przypadku sprzedaży dokonanej na podstawie zamówienia faktura nie musi zawierać podpisu nabywcy. Fakturę VAT wystawia się wówczas na podstawie pisemnego oświadczenia nabywcy, które winno potwierdzać uprawnienia podatnika do otrzymania Faktury VAT.

10.Fakturę korygującą VAT wystawia się w przypadku: udzielonych rabatów po wystawieniu faktury VAT ( § 19 rozporządzenia Ministra Finansów) podwyższenia ceny, stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku.

11.Faktura korygująca VAT zawiera co najmniej: numer kolejny, datę wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, kwotę zwiększeń lub zmniejszeń, czytelny podpis osoby wystawiającej lub podpis oraz imię i nazwisko tej osoby.

12.Faktury korygujące VAT muszą zawierać słowo „korekta” oraz wymagają potwierdzenia odbioru przez nabywcę.

§13.Podstawowym dokumentem upoważniającym do wypłaty wynagrodzeń jest lista płac.

1.      Listę płac sporządza się na podstawie:

1)     umów o pracę,

2)     umów o pracę zleconą lub o dzieło,

3)     zmian umów o pracę,

4)     informacji o rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony,

5)     rachunków za wykonane prace na umowę-zlecenie lub umowę o dzieło,

6)     decyzji kierownika jednostki o przyznanych nagrodach,

7)     decyzji kierownika jednostki o przyznanym urlopie bezpłatnym,

8)     decyzji kierownika o wypłacie odprawy emerytalnej lub rentowej, odszkodowania z tytułu rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy,

9)     i)decyzji kierownika o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

10) zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy,

11) decyzji kierownika jednostki o przyznanych świadczeniach z ZFŚS.

2.      Na pracę doraźną, nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się, umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Umowę  sporządza komórka zlecająca pracę, w dwóch egzemplarzach z zachowaniem przepisów o ubezpieczeniu społecznym:

1)     pierwszy egzemplarz dla pracownika,

2)     drugi egzemplarz dla wydziału finansowego – stanowisko ds. płac. 

3.  Umowę o pracę zleconą podpisuje kierownik jednostki lub upoważnione przez niego osoby i zleceniobiorca oraz parafuje główny księgowy.

4.  Rachunki za prace zlecone wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie należności za wykonanie usług, polegających na osobistej pracy. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

5. Wynagrodzenie za prace zlecone i prace wykonywane na podstawie umowy o dzieło  wypłacane jest również na podstawie list płac sporządzonych w oparciu o zawarte wcześniej umowy.

6. Zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy –  dostarcza pracownik zgodnie z § 47 regulaminu pracy na stanowisko ds. kadr,  po rejestracji  przekazywane jest do Wydziału Finansowego ( stanowisko ds. płac).

7. Decyzje o przyznanych świadczeniach z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych  do Wydziału Finansowego są przekazywane zgodnie z zapisami regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Na podstawie których pracownik ds. płacowych sporządza listy będące podstawą do wypłaty.

§ 14.1.Listy płac sporządzane są przez Wydział Finansowy – osobę zatrudnioną na stanowisku ds. płac, w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych, w terminie do 28 - go każdego miesiąca dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, w pozostałych przypadkach w terminie określonym w umowach( zlecenia, i o dzieło).

2.Listy płac zawierają następujące dane :

1)     okres za jaki obliczono wynagrodzenie,

2)     łączną kwotę do wypłaty,

3)     nazwisko i imię pracownika,

4)     sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

5)     sumę wynagrodzeń netto,

6)     sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

7)     sumę zasiłku rodzinnego,

8)     sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny itp.)

3.      W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

1)     należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych.

2)     innych (tj. składek związkowych, wkładów i pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej , pożyczek do SKOK, pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS itp. potrącane są z list płac wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną w formie pisemnej.

4.      Listy płac nie mogą zawierać żadnych poprawek.

5.      Listy płac przed wypłatą powinny być:

1)     podpisane przez osobę sporządzającą,

2)     sprawdzone pod względem merytorycznym  przez samodzielne stanowisko ds. kadr (potwierdzenie ujęcia w listach płac wszystkich pracowników zatrudnionych w Starostwie,  wszystkich zwolnień lekarskich i urlopów bezpłatnych),

3)     sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez Głównego Księgowego lub upoważnionego pracownika Wydziału Finansowego,

4)     zatwierdzone do wypłaty przez Kierownika jednostki i Głównego Księgowego.

§ 15. Zgodnie z ustawą z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. z 2009r. Nr 205 poz. 11585 z późn. zm.) zgłaszane są  do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia , osoby zatrudnione w Starostwie na podstawie umów o pracę, umów zlecenia i umów o dzieło. Od wynagrodzeń wypłacanych z wymienionych umów są naliczane i odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne, składka zdrowotna, składka chorobowa, składka wypadkowa, składka na Fundusz Pracy i podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§16.1.Zasady ustalania wartości początkowej i środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne  są wyceniane :

1)     według wartości brutto, tj. wartości według której środek trwały po raz pierwszy został wprowadzony do ewidencji,

2)     w przypadku zakupu :

- krajowego  -  jest to cena zakupu netto (bez VAT z faktury) powiększona o podatek VAT w kwocie, która nie podlega odliczeniu; powiększona o koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, opakowania, montażu, zainstalowania według wartości  netto, oraz podatek VAT naliczony od wyżej wymienionych usług –        w części nie podlegającej odliczeniu, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek , prowizji i innych opłat naliczonych od dnia nabycia do dnia przekazania środka trwałego do używania,

- z importu  -  wartość celna powiększona o cło, podatek importowy, akcyzowy oraz podatek VAT w kwocie nie podlegającej odliczeniu, montaż nabytych urządzeń według ceny zakupu brutto (z VAT),

3)     w drodze darowizny  -  wartość rynkowa (aktualna) powiększona o podatek VAT,

4)     w ramach leasingu  -  wartość wynikająca z umów leasingu,

5)     w ramach aportu  -  wartość wynikająca z wyceny aportu,

6)     ujawnienia - wartość wynikającą z odpowiednich dokumentów lub wartość rynkową w przypadku środków trwałych nie objętych dotychczas ewidencją,

7)     w wartości ewidencyjnej wyposażenia - o ile środek trwały pozyskano w drodze przekwalifikowania wyposażenia,

2. Wartość netto -  jest to wartość aktualna, czyli początkowa (brutto) skorygowana o dotychczasowe umorzenie.

3. Wartości niematerialne i prawne

1)     wartość nabytych praw majątkowych ustala się w cenie nabycia,

2)     wartości niematerialne  -  w wysokości poniesionych kosztów.

§ 17.Zasady stosowane przy opracowaniu i obiegu dokumentów dotyczące działalności inwestycyjnej i remontów nie odbiegają od ogólnie obowiązujących zasad, które należy stosować podobnie, jak w zakresie działalności eksploatacyjnej. Z tych względów w opracowaniu ograniczono się do omówienia dokumentów dotyczących inwestycji oraz remontów rozpoczętych i zakończonych. Wszystkie dokumenty dotyczące omawianych operacji powinny być kontrolowane przez Wydział (komórkę) merytorycznie zaangażowaną  i nadzorującą wykonanie inwestycji i remontów.

Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji i remontów są faktury zewnętrzne od dostawców towarów i usług. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie

fakturami VAT lub rachunkami.

Dostawy środków transportowych, wyposażenia, maszyn i urządzeń przekazywanych do użytku równocześnie z ich odbiorem powinny być udokumentowane fakturami zakupu zgodnie z zamówieniami oraz dołączonymi do faktur dowodami „OT” – przyjęcia środka trwałego. Przy pracach projektowo-kosztorysowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące Wydziału (komórki), której powierzono dokumentację do przechowania.

W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys powykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu umownego). Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Do omawianego protokołu powinny być dołączone dowody OT – przyjęcie środka trwałego, w których  zgodnie z wynikającą z protokołu faktyczną wartością inwestycji – ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Dowody „OT” stanowią podstawę do zaewidencjonowania operacji w zakresie inwestycji zakończonych.

1.        Dowody OT stanowią udokumentowanie:

1)     przychodu nowych środków trwałych z zakupów inwestycyjnych,

2)     przychodu nowych środków trwałych z inwestycji budowlano – montażowych, przychodu środków trwałych używanych nabytych w wyniku zakupów inwestycyjnych,

3)     zwiększenia wartości środków trwałych na skutek ich modernizacji.

2.        Ponadto w obrocie środków trwałych stosuje się następujące dokumenty:

1)     PT – protokół zdawczo – odbiorczy, który wystawiany jest przy: przekazywaniu środka trwałego bezpośrednio z zakupu, nieodpłatnym przekazaniu lub przyjęciu środka trwałego (darowizna),

2)     LT – likwidacja środka trwałego, który wystawiany jest w przypadku; przeznaczenia do likwidacji, sprzedaży środka trwałego.

Dokumenty będące podstawą do ewidencji operacji  sporządzane są przez komórkę merytoryczną;

1)     w przypadku mienia powiatu Biuro Funduszy Pomocowych, Mienia Powiatu i Promocji Powiatu,

2)     w przypadku składników  majątkowych Starostwa Powiatowego Wydział Organizacyjny,

Następnie przekazywane wraz z dokumentem potwierdzającym nabycie na którym naniesiony jest numer inwentarzowy pod którym jest on zarejestrowany (fakturą, protokołem odbioru) do Wydziału Finansowego w celu zaewidencjonowania.

Część IV

Wewnętrzna kontrola dokumentów księgowych

§18. W Starostwie Powiatowym prowadzona jest wewnętrzna kontrola dokumentów księgowych w formie:

1)     kontroli wstępnej prowadzonej  zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych mającej na celu zapobieganie niepożądanym i nielegalnym działaniom na etapie powstawania zobowiązań finansowych,

2)     kontroli bieżące mającej na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych oraz stanu ich zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą,

3)     kontroli  następnej , której zadaniem jest sprawdzenie stanu faktycznego poszczególnych zaszłości i dokumentów odzwierciedlających zaszłości już dokonane.

Na dowód kontroli przeprowadzający ma obowiązek każdorazowo umieszczenia swego podpisu i daty badania na każdym sprawdzanym dokumencie.

Część V

Obsługa bankowa

§19.Dokonywanie płatność odbywa się na podstawie zaakceptowanych do zapłaty dowodów księgowych po uprzednim wprowadzeniu właściwych danych tj. nazwy dokumentu, numeru konta bankowego kontrahenta. Płatności dokonywane są przez pracownika Wydziału Finansowego upoważnionego do obsługi programu, odpowiedzialnego za prawidłowe wprowadzenie danych a szczególności nazwy i numeru konta  kontrahenta, posiadającego nadane przez bank kody PIN i hasła, które stanowią zakodowany podpis elektroniczny uprawniający do dokonywania operacji. Osoba po wprowadzeniu danych dotyczących wczytuje nośniki elektroniczne z podpisami osób uprawnionych do dysponowania rachunkiem bankowym ( Kierownik jednostki i Główny Księgowy) po czym dokonuje się przelewów. W drodze odrębnego zarządzenia Starosty ustalony jest wykaz pracowników uprawnionych do dokonywania operacji zleceń płatniczych. Potwierdzeniem zrealizowanych operacji na rachunkach bankowych, są wydruki wyciągów bankowych dokonywane przez obsługujący bank i przekazywane do starostwa na bieżąco w następnym dniu po dniu dokonaniu operacji. Wyciągi bankowe są wpinane do oddzielnych segregatorów prowadzonych dla każdego rachunku bankowego. Stanowią dowody księgowe będące podstawą do zarejestrowania w księgach rachunkowych.

Część VI

Ochrona danych 

§20.Księgi rachunkowe, dowody księgowe i sprawozdania finansowe w Starostwie Powiatowym w Kluczborku przechowywane są w należyty sposób, chroniący przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym upowszechnianiem, uszkodzeniem, zniknięciem i zniszczeniem. Warunkiem wiarygodności, a więc mocy dowodowej ksiąg rachunkowych i sporządzanych na ich podstawie sprawozdań finansowych jest – z jednej strony – łatwy dostęp do nich także po upływie lat  i możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanych informacji, z drugiej zaś strony – ich niezmienność i poufność, uzyskiwana dzięki ochronie tych zbiorów.

Ustawa zobowiązuje jednostkę do przechowywania w swojej siedzibie dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oraz opisu przyjętych zasad rachunkowości, sprawozdania finansowego, jak również sprawozdania z działalności w oryginalnej postaci. W porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia  ksiąg, z podziałem na okresy sprawozdawcze ( miesiące).

Archiwowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów z poszczególnych okresów. Gromadzi się je w teczkach zgodnie z ich numeracją, oznacza się nazwa jednostki, datą, numerami dowodów oraz znakiem wskazującym rodzaj dokumentów ( np. listy płac) i symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii archiwalnej.

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego sporządzanego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w archiwum a drugi Wydziale Finansowym.

Zbiory dokumentów księgowych przechowuje się:

1)     księgi rachunkowe przez 5 lat,

2)     karty wynagrodzeń pracowników przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych jednak nie krócej niż 5 lat,

3)     dowody księgowe dotyczące inwestycji , umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objęte postępowaniem karnym albo podatkowym w okresie 5 lat licząc od początku raku następującego po roku obrotowy, w którym transakcje i

4)     postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

5)     dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

6)     pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez okres 5 lat.

Okresy przechowywania zbiorów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą te zbiory.

Zbiory te zaopatruje się nazwą i symbolem roku, ułatwiającym ich odszukanie, oraz początkowym i końcowym numerem zbioru dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, zbiorów księgi głównej i ksiąg pomocniczych, pomocny przy kontroli kompletności danych.

Inne dokumenty aniżeli dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki majątku, znaczących umów, list płac oraz określone jako ważne, przez kierownika jednostki, mogą być – po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego – przeniesione na mikrofilmy, a oryginały zniszczone.

Ochrona danych z ksiąg rachunkowych sporządzanych na nośnikach za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom art. 71 i 72 ustawy o rachunkowości, które umożliwiają przechowywanie danych na nośnikach komputerowych.

Nośniki komputerowe sporządzane są w jednym egzemplarzu i przechowywane są na stanowisku administratora ( informatyk w Wydziale Organizacyjnym).

Zbiory lub ich części mogą być udostępniane osobie trzeciej na terenie jednostki za zgodą kierownika jednostki lub poza siedzibą jednostki za pisemną zgodą kierownika jednostki pod warunkiem pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przyjętych dokumentów.

Zabezpieczenie mienia     

§ 21.Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucze odpowiednio zabezpieczone. Po zakończeniu pracy budynek jednostki ( a także wszystkie jego pomieszczenia) powinien być zamknięty na klucz, a  okna pozamykane i włączony alarm. Przebywanie w budynku po godzinach pracy  odbywa się na zasadach określonych w regulaminie pracy.

Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia jednostki ponosi wyznaczona przez kierownika jednostki osoba.

Sporządziła

Wanda Słabosz