Uchwała Nr XX/111/2007

                                                    Rady Powiatu w Kluczborku

z dnia 20 grudnia 2007r.

W sprawie zasad dofinansowania zadań publicznych określonych ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Na podstawie art.11 ust.1 i 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie /Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm./, uchwala się, co następuje:

§ 1 Uchwala się zasady dofinansowania zadań publicznych określające tryb postępowania o udzielenie dotacji związanych z wykonywaniem zadań określonych ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2 Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Powiatu w Kluczborku.

§ 3 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

                                                                                  Przewodniczący Rady

                                                                                    Mariusz Pieńkowski              

Załącznik do Uchwały

Nr XX/111/2007

Rady Powiatu w Kluczborku

z dnia 20 grudnia 2007r.

Zasady dofinansowania zadań publicznych określające tryb postępowania o udzielenie dotacji związanych z wykonywaniem zadań określonych ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r.
o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

§ 1. Postanowienia ogólne

1.      Ilekroć w niniejszych zasadach jest mowa o:

1)     Ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm).

2)     Rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264 z 2005, poz. 2207).

3)     Programie współpracy - rozumie się przez to „Program współpracy powiatu kluczborskiego z organizacjami pozarządowymi” uchwalonym na dany rok.

4)     Organizacji - rozumie się przez to organizacje pozarządowe, osoby prawne i jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

5)     Powiecie - należy przez to rozumieć Powiat kluczborski.

6)     Radzie - należy przez to rozumieć Radę Powiatu w Kluczborku.

7)     Zarządzie Powiatu - należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu w Kluczborku.

8)     Dotacjach - należy przez to rozumieć wydatki budżetu powiatu kluczborskiego przeznaczone na dofinansowanie zadań powiatu zleconych do realizacji organizacjom pozarządowym.

2.      Powiat kluczborski powierza i wspiera realizację zadań własnych powiatu wymienionych w ustawie poprzez:

1)     Powierzenie wykonania zadań publicznych wraz z udzielaniem dotacji na finansowanie ich realizacji.

2)     Wspieranie takich zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.

3.  Powierzanie oraz wspieranie realizacji zadań publicznych dokonywane jest po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert.

§ 2. Zasady organizacji i przeprowadzania otwartych konkursów ofert

1.    Rodzaje publicznych zadań konkursowych:

1)     Obszary współpracy powiatu kluczborskiego z organizacjami, na które zostaną ogłoszone otwarte konkursy, muszą obejmować sfery zadań publicznych określonych w ustawie i programie współpracy uchwalonym na dany rok.

2)     Program współpracy uchwalonym na dany rok, określa również priorytety współpracy Powiatu kluczborskiego z organizacjami w danym roku.

2.      Termin i warunki realizacji zadań konkursowych:

1)     Zadania winny być zrealizowane do 31 grudnia danego roku, w którym ogłaszany jest otwarty konkurs ofert na poszczególne zadania. Termin realizacji w wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach może ulec wydłużeniu. Zmiana terminu wymaga dokonania dodatkowych pisemnych ustaleń.

2)     Kwota przyznanej dotacji nie może przekroczyć 50 % wartości zadania. Wysokość przyznanej dotacji na zadanie może być niższa, niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku wnioskodawca może przejąć zmniejszenie zakresu rzeczowego zadania lub wycofać ofertę. Zmniejszenie nie może jednak spowodować większego niż 50 procentowe dotowanie wartości całego zadania.

3)     Szczegółowe warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie na wykonanie zadania publicznego.

3.      Formy realizacji zadań konkursowych:

1)     Działania promocyjne.

2)     Organizacja imprez dla mieszkańców Powiatu i na jego terenie.

3)     Współorganizowanie imprez.

4)     Upowszechnianie działań z zakresu: kultury, kultury fizycznej i sportu.

5)     Działania wydawnicze - niskonakładowe.

6)     Inne związane z tematem i właściwie uzasadnione formy realizacji zadania.

4        W konkursach mogą brać udział podmioty określone w ustawie (art. 11 ust.3).

5        Termin składania ofert.

1) termin składania ofert na zadania ogłoszone w konkursie upływa 30 dnia od ukazania się ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronach serwisu informacyjnego Powiatu: www.powiatkluczborski.pl, na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku i w prasie  o zasięgu lokalnym,

2) treść ogłoszenia otwartego konkursu ofert określa ustawa.

6.      Harmonogram realizacji zadania publicznego w Powiecie Kluczborskim:

1)     Złożenie w siedzibie Starostwa Powiatowego w Kluczborku przez podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu konkursowym, oferty na realizację zadania publicznego, zgodnej ze wzorem rozporządzenia.

a. zawartość oferty jest określona w ustawie,

b.  oferty należy składać w zamkniętych kopertach. Powinny być pod rygorem nieważności, sporządzone na druku ofertowym,

c. oferty nie spełniające warunków formalnych i złożone po terminie zostaną pozostawione bez rozpatrzenia,

  d. druk oferty realizacji zadania publicznego można będzie pobrać z Biuletynu Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Kluczborku lub ze strony serwisu informacyjnego Powiatu a także w merytorycznej dla danej dziedziny komórce Starostwa Powiatowego w Kluczborku,

e. oferent może złożyć tylko jeden wniosek,

f. koperta zawierająca ofertę powinna być odpowiednio opisana, to znaczy powinna zawierać nazwą wnioskodawcy wraz z nazwą konkursu wskazaną w ogłoszeniu.

2) Otwarcie ofert przez Komisję Konkursową i sprawdzenie przy udziale odpowiedniej komórki merytorycznej Starostwa Powiatowego w Kluczborku wniosków pod względem formalnym i skierowanie ich do Komisji Konkursowej.

a.    w ciągu 2 dni od upływu terminu składania ofert, Komisja Konkursowa dokonuje otwarcia ofert, sporządza protokół z otwarcia ofert i ogłasza termin następnego posiedzenia,

b.    w ciągu 7 dni od otwarcia ofert, oferty podlegają zaopiniowaniu przez komórkę w Starostwie Powiatowym w Kluczborku, nadzorującą merytorycznie wykonanie zadania. Opinia ta powinna ustalić zgodność oferty z obowiązującym prawem oraz z warunkami konkursu, a w szczególności stwierdzić czy oferta daje gwarancję realizacji zadań zgodnie ze standardami wymaganymi dla danego zadania.

7.      Procedura opiniowania wniosku przez Komisję Konkursową.

1)      Regulamin pracy Komisji Konkursowej oceniającej oraz jej skład określa Zarząd Powiatu w drodze zarządzenia.

2)      Komisja Konkursowa powołana przez Zarząd Powiatu nie później niż 14 dni od daty otwarcia ofert dokona wyboru oferty, która gwarantuje najwyższą jakość realizacji zadania a następnie przedstawi swój wybór w formie protokołu do akceptacji Zarządowi Powiatu.

3)      Z przebiegu konkursu sporządza się na piśmie protokół dla Zarządu Powiatu, który podejmuje ostateczną decyzję w sprawie przyznania dotacji. Protokół powinien zawierać: imiona i nazwiska członków komisji konkursowej, liczbę zgłoszonych ofert, w tym ofert spełniających warunki określone w ogłoszeniu, wskazanie i uzasadnienie ofert najkorzystniejszych, z uwzględnieniem propozycji kwot przyznania dotacji, ewentualne uwagi członków komisji konkursowej, podpisy członków komisji konkursowej.

4)      Komisję konkursową rozwiązuje się z chwilą rozstrzygnięcia konkursu.

8.      Decyzja w sprawie przyznania dotacji.

1)     Ostateczną decyzję o wyborze oferty oraz o wysokości dotacji podejmuje Zarząd
Powiatu na podstawie protokołu Komisji Konkursowej.

2)     Zarząd Powiatu może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie przyznania dotacji, a tym samym podpisania umowy w przypadkach: gdy okaże się, że rzeczywisty zakres realizowanego zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie lub gdy podmiot lub jego reprezentanci utracą zdolność do czynności prawnych, zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną lub finansową oferenta.

3)     O podjętych decyzjach wszyscy wnioskodawcy powiadamiani są pisemnie.

4)     Zarząd Powiatu jest zobowiązany do uzasadnienia dokonanego przez siebie wyboru oraz musi ustosunkować się do spełnienia przez poszczególnych oferentów wymogów określonych w ustawie i w ogłoszeniu. Konieczność uzasadnienia powstaje nawet w razie złożenia tylko jednej oferty.

5)     Wnioskodawcy nie przysługuje prawo odwołania od decyzji Zarządu.

6)     Postępowanie o udzielenie dotacji prowadzone będzie w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty. Wyniki konkursu ogłasza się w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie serwisu informacyjnego Powiatu: www.powiatkluczborski.pl,  na tablicy ogłoszeń Starostwa Powiatowego w Kluczborku i w prasie – w dzienniku o zasięgu lokalnym.

7)     Zatwierdzenie oferty jest podstawą do zawarcia umowy na wykonanie zadania i otrzymania dotacji w terminie ustalonym przez strony.

9.          Sporządzenie umowy z wnioskodawcą.

1)     Powierzenie wykonania zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy, po podpisaniu stosownej umowy z wyłonionym oferentem.

2)     Dotacja przekazywana będzie po podpisaniu umowy, na rachunek wskazany w umowie. Termin przekazywania dotacji określa umowa.

3)     Warunkiem przekazania dotacji jest zawarcie umowy przed datą rozpoczęcia realizacji zadania wg wzoru z rozporządzenia.

4)     W przypadku przyznania dotacji w wysokości innej niż wnioskowana warunkiem zawarcie umowy jest korekta kosztorysu projektu.

10.      Nadzór nad realizacją zadania i rozliczenie zleceniobiorcy.

1)     Dotowany podmiot zobowiązany będzie do szczegółowego rozliczenia finansowego i rzeczowego poprzez: wyodrębnienie w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy, oraz dostarczenie na wezwanie właściwej komórki organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Kluczborku oryginałów dokumentów (rachunków, faktur) celem kontroli prawidłowości wydatkowania dotacji.

2)     Zadania zawarte w umowie uznaje się za zrealizowane po zaakceptowaniu sprawozdania. Podmiot otrzymujący dotację zobowiązany jest do przedłożenia sprawozdania z realizacji zaleconego zadania w terminie 30 dni po upływie terminu wyznaczonego na realizację zleconego zadania. Wzór sprawozdania określony jest w rozporządzeniu.

3)     W przypadku wykorzystania na realizację zadania tylko części dotacji, niewykorzystana kwota dotacji podlega zwrotowi do 30 dni od zakończenia realizacji zadania.

4)     Podmiot otrzymujący dotację nie może wykorzystać i nie może przeznaczyć środków na inne cele niż określone w umowie.

5)     Środki finansowe przekazane z budżetu powiatu, a wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem podlegają_, zwrotowi wraz z odsetkami ustawowymi w terminie do 31 stycznia następnego roku. Odsetki, o których mowa wyżej, nalicza się odpowiednio od dnia przekazania dotacji, Wykorzystanie środków niezgodnie z przeznaczeniem lub naruszenie postanowień zawartej umowy wyklucza prawo do ubiegania się o dotację w kolejnym roku budżetowym.

6)     W przypadku rezygnacji z przyznanej dotacji podmiot zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania Zarządu Powiatu.

7)     Do obowiązków komórki Starostwa Powiatowego w Kluczborku nadzorującego merytorycznie wykonywane zadanie należy przeprowadzenie kontroli zarówno w trakcie realizacji zadania jak i po jego zakończeniu. Kontrola dotyczy stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania przez organizację, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.

8)     Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który przedstawia się Zarządowi Powiatu.

11.  Termin, tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert:

1)     Rozstrzygnięcie konkursu na realizacje zadań publicznych nastąpi w ciągu 30 dni od ustalonej ostatecznej daty przyjmowania ofert.

2)     Dotowane mogą być tylko zadania realizowane na terenie powiatu i na rzecz jego mieszkańców.

3)     Konkurs unieważnia się, jeżeli postępowanie nie zostanie zakończone wyłonieniem najkorzystniejszej oferty.

4)     Przy ocenie oferty Komisja Konkursowa bierze pod uwagę następujące kryteria:

§ 3. Składanie ofert z własnej inicjatywy

1.    Organizacje z własnej inicjatywy mogą złożyć ofertę realizacji zadań publicznych.

2.    Oferty te podlegają ocenie przez komórkę merytoryczną Starostwa Powiatowego w Kluczborku nadzorującą merytorycznie wykonywane zadanie.

3.    Pierwszeństwo mają oferty dotyczące zagadnień priorytetowych przyjętych w uchwale Rady Powiatu dotyczącej Programu współpracy na dany rok oraz zawierające gwarancję pozyskania na realizację zadania środków zewnętrznych.

4.    Komórka Starostwa Powiatowego w Kluczborku nadzorująca merytorycznie wykonywane zadanie wydaje w ciągu 30 dni od dnia złożenia oferty opinię o celowości realizacji zadania przez organizację oraz o tym, czy zadanie wskazane w ofercie można zrealizować efektywniej w sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych albo proponuje przeprowadzić otwarty konkurs ofert.

5.    Jeżeli oferta uzyskała pozytywną opinię wydziału nadzorującego merytorycznie wykonywane zadanie pod względem celowości jego realizacji przez organizację, Zarząd Powiatu w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy od daty złożenia oferty informuje składającego o trybie zlecenia zadania publicznego, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy. W tym przypadku stosuje się odpowiednio § 2 niniejszego załącznika.

§ 4. Przeprowadzenie konkursu ofert z inicjatywy Zarządu Powiatu

1.         Zarząd Powiatu może w ciągu roku budżetowego wystąpić z inicjatywą ogłoszenia otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadania publicznego, które zostanie sfinansowane z budżetu Powiatu, w tym w drodze przeniesienia wydatków z rezerw budżetowych. W tym przypadku stosuje się odpowiednio § 2 niniejszego załącznika.

§ 5. Postanowienia końcowe

1. Organizacje otrzymujące środki finansowe z budżetu Powiatu są zobowiązane prowadzić w celu ich rozliczenia ewidencję księgową zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2002 r. nr 76. poz. 697 z późniejszymi zmianami). W razie nie prowadzenia takiej ewidencji, organizacja zobowiązana jest do prowadzenia ewidencji księgowej dotyczącej zadania. W przeciwnym wypadku pobrane w danym roku środki finansowe podlegają zwrotowi do budżetu Powiatu.

2.          Uzyskanie środków finansowych przez organizację pozarządową na realizację zadania Powiatu z tytułu dotacji wyklucza możliwość przyznania środków budżetowych na to zadanie z innego tytułu, zaplanowanych w budżecie powiatu.

3.          Powierzenie realizacji zadania w sposób przewidziany w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie może nie nastąpić, jeżeli zadanie może być bardziej efektywnie zrealizowane w oparciu o inne przepisy - m.in. o ustawę o zamówieniach publicznych. Przepisy o zamówieniach publicznych stosuje się do zakupu usług u przedsiębiorców, a więc od podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. O tym czy zlecić organizacjom pozarządowym realizację zadania publicznego, czy też zakupić daną usługę od podmiotów komercyjnych decyduje Zarząd Powiatu.

4.          Realizując zlecane przez Powiat zadania publiczne organizacje są zobowiązane do: zamieszczania we wszystkich materiałach informacyjnych zapisu o dofinansowaniu realizacji zadania z budżetu Powiatu, oraz informowania, poprzez widoczną w miejscu realizacji zadania tablicę lub poprzez ustną informację kierowaną do odbiorców zadania, o fakcie dofinansowania realizacji zadania z budżetu Powiatu.