Protokół Nr 4/2003

 

Z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Powiatu w Kluczborku

w dniu 10 czerwca 2003r.

Przewodniczył Przewodniczący Komisji – Paweł Prochota.

Lista obecności w załączeniu.

Ponadto w posiedzeniu uczestniczyli:

1.Maciej Mularczyk – Przewodniczący Rady Powiatu w Kluczborku,

2.Adam Radom – Inspektor ds. kontroli w Wydziale Finansowym Starostwa Powiatowego

w Kluczborku.

Porządek posiedzenia:

1.Otwarcie posiedzenia.

2.Zapoznanie się z ustaleniami z kontroli doraźnej przeprowadzonej w Samodzielnym

Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej ZOZ w Kluczborku w zakresie gospodarki

finansowej i gospodarowania mieniem.

3.Wolne wnioski.

Ad.1.

Przewodniczący Komisji otworzył posiedzenie, powitał radnych i pozostałych zebranych,
a następnie przedstawił porządek obrad w dniu dzisiejszym. Członkowie komisji nie wnieśli uwag do proponowanego porządku posiedzenia i jednogłośnie go przyjęli.

Ad.2.

Pan Adam Radom – Inspektor ds. kontroli z Wydziału Finansowego Starostwa zapoznał członków komisji z wynikami kontroli doraźnej, którą przeprowadził w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej w Kluczborku. Kontrola została przeprowadzona

w dniach od 25.04.2003r. do 23.05.2003r. na wniosek Dyrektora SPZOZ i w związku

z rozstrzygnięciem Zarządu Powiatu w Kluczborku z dnia 14.04.2003r. Kontrolą objęto 2002r. w zakresie: sprawdzenia wewnętrznych aktów prawnych regulujących działalność SPZOZ, prawidłowości gospodarki finansowej w zakresie działań kierownictwa wynikających z obowiązku pracodawcy /umowy o pracę, wynagrodzenia, podróże służbowe/ oraz prawidłowości gospodarowania mieniem z uwzględnieniem zawieranych umów najmów i dzierżaw, umów na usługi oraz stosowania ustawy o zamówieniach publicznych.

W wyniku kontroli ustalono, że:
1.przychody ogółem wyniosły kwotę 10.771.489,63 zł.,

2.kosztów działalności /bez amortyzacji/ ogółem poniesiono na kwotę 16.732.351,34 zł.,

na co składały się:

-koszty materiałów i energii – 2.847.272,71 zł.,

-koszty usług – 1.296.808,39 zł.,

-koszty opłat i podatków – 403.903,40 zł.,

-koszty wynagrodzeń /bez pochodnych/ – 8.110.690,63 zł.,

-koszty finansowe – 1.428.297,53 zł.,

-pozostałe koszty operacyjne – 723.530,33 zł.

3.strata /bez amortyzacji/ wyniosła kwotę 5.960.861,71 zł.

Z ustaleń kontroli wynika, że największy udział w stratach miał Oddział chirurgiczny /21%/

i wewnętrzny /20%/. Natomiast z poradni największe straty przyniosła Poradnia Chirurgii Ogólnej i Ortopedii /3%/. Pomimo wpłat od pacjentów i przychodu z kontraktu, działalność Zakładu Opiekuńczo-Leczniczego w Wołczynie również przyniosła stratę i wyniosła ona kwotę 402.094,-zł.

Inspektor Adam Radom poinformował radnych, że do szczegółowej analizy wybrano następujące składniki kosztów: wynagrodzenia, zakupy procedur medycznych, podróże służbowe, odsetki od zobowiązań wobec firm i pracowników oraz koszty postępowania sądowego. Z analizy tej wynika, że:
-koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi wynosiły 9.656.479,91 zł., co stanowiło 57,5%

wszystkich kosztów oraz 88,9% przychodów. System wynagradzania w SPZOZ zdaniem

kontrolującego jest skomplikowany, jest zbyt wiele składników płacowych ruchomych,

co powoduje brak precyzyjnego określenia wysokości płac przy planowaniu wynagrodzeń
na rok budżetowy. Zastrzeżenia budzą zapisy decyzji tak zwanych “drugich umów”

na pracę w oddziałach pomocy doraźnej, w dokumencie podana jest również nieaktualna

i nieobowiązująca już podstawa prawna. Stwierdzono też, że stawki za dyżury medyczne

są wyższe od ustawowych.

-koszty zakupu procedur medycznych wyniosły 465.649,87 zł., co obejmowało usługi

z zewnątrz na między innymi dodatkowe badania dla pacjentów.

-koszty podróży służbowych wyniosły 40.051,87 zł., w tym 7.323,-zł. wykorzystano

na podróże zagraniczne i 32.728,36 zł. na podróże krajowe. Ogółem w 2002r. wydano

465 delegacji, z tego dla dyrektora 94.

-koszty odsetek od zobowiązań wobec firm i pracowników wyniosły 1.047.909,43 zł.,

z czego nie zapłacono kwoty 461.014,06 zł. Wykazane odsetki wobec pracowników

wynosiły 48.731,-zł. i dotyczyły 251 osób, a odsetki naliczone od zobowiązań wobec
ZUS, Urzędu Skarbowego i dostawców wynosiły 999.178,-zł.

-koszty postępowań sądowych wyniosły 643.635,38 zł. Kwotę tę wypłacono w całości. Łącznie odsetki od zobowiązań i koszty postępowań sądowych wyniosły 1.691.544,81 zł.,

co stanowi 10% wszystkich kosztów i 28% strat.

Kolejno kontroli poddano prawidłowość dokonywania zakupów i usług zgodnie z ustawą
o zamówieniach publicznych. W 2002r. w zakresie działalności technicznej zorganizowano

3 przetargi nieograniczone i 1 zamówienie z wolnej ręki. Stwierdzono, że procedura organizowania w/w przetargów była prawidłowa i zgodna z ustawa o zamówieniach publicznych. Ponadto w 2002r. organizowano przetargi na zakup materiałów i usług,

z których część była zgodna z w/w ustawą, jednak nabyto część towarów bez przetargu.

Z przeprowadzonej kontroli wynika, że bez przetargu nabyto towary na łączną kwotę 1.938.125,40 zł., co stanowi 46,7% wszystkich zakupów i usług. Inspektor ds. kontroli stwierdził, że takie działania są naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, co wynika
z art.138 ust. 1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych.

Podczas sprawdzania ewidencji środków trwałych stwierdzono niestaranność w prowadzeniu ksiąg inwentarzowych oraz brak aktualnych zapisów.

Kontrolą objęto również najmy i dzierżawy lokali, pomieszczeń i urządzeń. Wynajmowane

i dzierżawione były lokale mieszkalne, pomieszczenia i lokale użytkowe na działalność gospodarczą – medyczna i inną. Zawierano umowy na dzierżawy sprzętu medycznego

dla lekarzy prowadzących własną działalność w obiektach SPZOZ. Stwierdzono,
że na dzierżawę sprzętu stawki opłat były negocjowane z dzierżawcą, z których brak jest dokumentów. Dla określenia stawek czynszowych na pomieszczenia użytkowe sporządzano kalkulacje kosztów, które były obliczane strukturalnie z zasadą dzielenia wszystkich składników przez całą powierzchnię w obiekcie.

W większości umowy zawierane były na okres 3 lat, jednak ustalane opłaty nie były uaktualniane przez wskaźnik inflacji. Przy kalkulacji nie uwzględniano również zysków
z najmów i dzierżaw. Kontrolujący stwierdził, że uwzględniając sytuacje finansową zakładu należało prowadzić analizę zysków z tytułu umów, a w przypadku ustalania opłat po kosztach – uzasadniać takie przypadki.

Z ustaleń końcowych przeprowadzonej kontroli wynika, że ewidencja księgowa prowadzona jest prawidłowo, w systemie informatycznym z rozbudowana analityką. Na straty
z działalności zakładu wpływ miało wiele czynników:

-zbyt małe przychody z kontraktów,

-wysokie koszty działalności,

-spłata części zobowiązań z lat ubiegłych,

-odsetki od zobowiązań wobec firm i pracowników,

-duże koszty sądowe i komornicze,

-niegospodarność kierownictwa /wyższe od ustawowych stawki za dyżury medyczne,

brak organizacji przetargów na większość zakupów i usług, niejasne określenie wysokości

opłat za najmy i dzierżawy/.

Inspektor ds. kontroli stwierdził, że znaczący wpływ na sprawne i racjonalne funkcjonowanie zakładu miała struktura organizacyjna, przepływ informacji oraz brak kontroli wewnętrznej. Ponadto nieaktualna była instrukcja obiegu dokumentów, a pracownicy nie byli rozliczani
z realizacji przydzielonych czynności.

W związku z powyższym, w protokole z przedmiotowej kontroli zostały sporządzone następujące wnioski pokontrolne:

1.Działania dyrekcji SPZOZ w 2002r. można uznać za niegospodarne w związku z:

-wypłacaniem wysokich stawek za dyżury medyczne pomimo strat zakładu,

-dokonywaniem zakupów i usług bez przetargów.

Wobec tego należy:

2.opracować czytelne zasady najmów i dzierżaw mienia,

3.dokonywać zakupów towarów i usług zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,

4.stworzyć sprawny system ewidencjonowania zużycia materiałów związanych
z działalnością podstawową,

5.opracować nowy regulamin wynagradzania,

6.wydać dokumenty związane z zatrudnieniem na podstawie obowiązujących

aktów prawnych,

7.dążyć do zmiany struktury organizacyjnej zakładu,

8.opracować system kontroli wewnętrznej i rozliczania pracowników z realizacji

przydzielonych zadań,

9.zmienić i uaktualnić regulaminy i wewnętrzne dokumenty regulujące działalność zakładu,

10.przeprowadzić inwentaryzację mienia,

11.opracować instrukcję obiegu dokumentów.

Inspektor ds. kontroli podsumowując powyższe informacje stwierdził, że na pewno było wiele niedociągnięć i błędów w zarządzaniu zakładem, ale nie stwierdzono nadużyć, które mogły by kwalifikować się do wszczęcia postępowania na drodze sądowej.

Uczestniczący w obradach komisji Przewodniczący Rady stwierdził, że najważniejsze jest to, że przeprowadzono taką kontrolę i sporządzono wnioski pokontrolne, które zostaną teraz przekazane Dyrekcji SPZOZ.

Radny Wiktor Naumik powiedział, że jego zdaniem kontrola taka powinna objąć szerszy okres czasu działalności SPZOZ. Bardzo ważną sprawą jest również odpowiedni nadzór
nad sprzętem medycznym zakładu. Radny uważa, że jest on nie wystarczający.

Przewodniczący Komisji na zakończenie dyskusji powiedział, że sprawami SPZOZ komisja będzie zajmować się jeszcze na kolejnych posiedzeniach, podczas których radni będą analizować wykonanie zaleceń pokontrolnych przez Dyrekcję zakładu.

Ad.3.

Innych spraw radni nie poruszali. W związku z wyczerpaniem porządku obrad Przewodniczący Komisji podziękował wszystkim za udział w obradach i zamknął posiedzenie komisji w dniu dzisiejszym. Na tym protokół zakończono.

 

 

 

Przewodniczący Komisji:

Paweł Prochota