Zarządzenie Nr 34 /2011
Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011r. w sprawie prowadzenia czynności kancelaryjnych w Starostwie Powiatowym w Kluczborku. Na podstawie §1 ust.3, §2 ust.2 i 3, §40 ust.3, §42 ust.3, §53 ust.1, §62 ust.2 załącznika nr 1 oraz §14 ust.1, §31 ust.1 załącznika nr 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zgodnie z §13 ust. 2 pkt. 2 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku uchwalonego Uchwałą Nr XXVIII/163/2008 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 19 grudnia 2008r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku z późn. zm., zarządzam co następuje: §1. Ustalam system tradycyjny jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwianych spraw, gromadzonej i tworzonej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dla dokumentacji w tej postaci. §2. Wyznaczam Pan Tomasza Dybkę - pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw ogólno – administracyjnych w Wydziale Organizacyjnym jako koordynatora czynności kancelaryjnych do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw. §3.1. Określam listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez kancelarię ogólną: 1) adresowanych imiennie, 2) przesyłek zawierających dokumentacje niejawną, 3) wartościowych, 4) przesyłek, które są adresowane do Wydziału Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Kluczborku. 2. Ustalam, że Zawiadomienia z Sądu Rejonowego w Kluczborku, o założeniu i wpisie/ zmianie w księdze wieczystej, które wpływają do Starostwa Powiatowego będą przekazywane bezpośrednio bez dekretacji do merytorycznego wydziału i nie podlegają rejestracji w rejestrze w kancelarii ogólnej. 3. Kancelaria ogólna potwierdza „zwrotne potwierdzenie odbioru” dla przesyłek wymienionych w §3 ust. 2 §4. Wydział Komunikacji i Transportu Starostwa Powiatowego w Kluczborku prowadzi rejestrację przesyłek, o których mowa w §3 pkt. 4 zgodnie z załącznikiem nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. §5. Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami prowadzi rejestrację przesyłek, o których mowa w §3 ust.2 wpływających bezpośrednio do Wydziału zgodnie z załącznikiem nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. §6. W celu zapewnienia jednolitego sposobu ewidencjonowania akt i ich przechowywania w Starostwie Powiatowym w Kluczborku ustalam wzory niniejszych druków: 1) „rejestr przesyłek wpływających” – który stanowi załącznik nr1 do niniejszego zarządzenia 2) „spis spraw” - który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 3) „opis teczki aktowej” - który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4) „spis zdawczo-odbiorczy akt” - który stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia 5) „karta udostępniania akt”- która stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia §.7. Traci moc zarządzenie Nr 9/ 2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 31 stycznia 2011r. w sprawie ustalenia wzorów druków związanych z ewidencjonowaniem akt i ich przechowywaniem. §.8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 34/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011r. REJEST PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH Lp. Data wpływu przesyłki Nazwa podmiotu Treść przesyłki Data widniejąca na przesyłce Znak występujący na przesyłce Komu przydzielono przesyłkę/ podpis odbiorcy Liczba załączników Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 34/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011 r. SPIS SPRAW ..…… rok ……………… referent …………………… symbol kom.org. …………………… oznaczenie teczki ………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………. tytuł teczki wg wykazu akt Lp. Sprawa (krótka treść) Od kogo wpłynęła Data Uwagi (sposób załatwienia) znak pisma z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 34/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011r. OPIS TECZKI AKTOWEJ ……………………………………………………………………………………………………….. Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej ………………………………………………………… …….…………………………………………… Oznaczenie komórki organizacyjnej Kategoria archiwalna i symbol klasyfikacyjny z wykazy akt oraz okres przechowywania akt ……………………………………………………………………… Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego …………………………………………... Rok założenia teczki aktowej ………………….. Numer tomu Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 34/2011 Starosty Kluczborskiego z dnia 21 czerwca 2011 ................................................................... (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo – odbiorczy akt nr .............. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do arch. 1 2 3 4 5 6 7 8
Przekazujący akta Kierownik Komórki Organizacyjnej Przyjmujący akta
……………… ……………………… …………………………..
Załącznik Nr 5
do Zarządzenia Nr 34/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 21 czerwca 2011
Karta udostępniania akt
Strona 1
|
...................................... Pieczątka komórki organiz. Data............................... |
Karta udostępniania akt nr........................**) | ||
|
|
|
| |
|
|
|
**) **) | |
Termin zwrotu akt | |||
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych
w komórce org. ....................................................................... z lat ....................... o znakach.............................................................................................................. i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*) Pana(ią) ................................................................................................................ Imię, nazwisko .............................................. Podpis | |||
|
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt .............................................. Data i podpis | |||
*) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt
Strona 2
|
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów ..................................... kart .............................. Data ................................................ Podpis ........................... | ||
|
Adnotacje o zwrocie akt ......................................................................................................... ............................................................................................................................ | ||
|
........................................ Podpis oddającego |
Akta zwrócono do składnicy dn. ............................ |
........................................ Podpis odbierającego |
Strona 2
|
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów ..................................... kart .............................. Data ................................................ Podpis ........................... | ||
|
Adnotacje o zwrocie Akt ......................................................................................................... ............................................................................................................................ | ||
|
........................................ Podpis oddającego |
Akta zwrócono do składnicy dn. ............................ |
........................................ Podpis odbierającego |
Karta udostępniania akt
Strona 1
|
..................................... Pieczątka komórki organiz. Data .............................. |
Karta udostępniania akt nr........................**) | ||
|
|
|
| |
|
|
|
**) **) | |
Termin zwrotu akt | |||
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych
w komórce org. ....................................................................... z lat ...................... o znakach ............................................................................................................ i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*) Pana(ią) ................................................................................................................ Imię, nazwisko .............................................. Podpis | |||
|
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt .............................................. Data i podpis | |||
*) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt