Zarządzenie Nr 9/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011r.
w sprawie ustalenia wzorów druków związanych z ewidencjonowaniem akt i ich przechowywaniem.
Na podstawie §40 ust.3, §53 ust.1, §62 ust.2 załącznika nr 1 oraz §14 ust.1, §31 ust.1 załącznika nr 6 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. (Dz. U. Nr 14 poz.67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zgodnie z §13 ust. 2 pkt. 2 lit. a Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku uchwalonego Uchwałą Nr XXVIII/163/2008 Rady Powiatu w Kluczborku z dnia 19 grudnia 2008r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku zarządzam, co następuje:
§1. W celu zapewnienia jednolitego sposobu ewidencjonowania akt i ich przechowywania w Starostwie Powiatowym w Kluczborku ustalam wzory niniejszych druków:
1) „rejestr przesyłek wpływających” – który stanowi załącznik nr1 do niniejszego zarządzenia
2) „spis spraw” - który stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3) „opis teczki aktowej” - który stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
4) „spis zdawczo-odbiorczy akt” - który stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia
5) „karta udostępniania akt”- która stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia
§2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011r.
REJEST PRZESYŁEK WPŁYWAJĄCYCH
|
Lp.
|
Data wpływu
przesyłki |
Nazwa podmiotu |
Treść przesyłki
|
Data widniejąca na przesyłce |
Znak
występujący na przesyłce |
Komu przydzielono przesyłkę/ podpis odbiorcy |
Liczba załączników |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011 r.
SPIS SPRAW
|
………
Rok |
………………
referent |
……………………
symbol kom.org. |
……………………
oznaczenie teczki |
……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….
tytuł teczki wg wykazu akt |
|
Lp. |
Sprawa
(krótka treść) |
Od kogo wpłynęła |
Data |
Uwagi
(sposób załatwienia) |
|
znak pisma |
z dnia |
wszczęcia sprawy |
ostatecznego załatwienia |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik Nr 3
do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011r.
OPIS TECZKI AKTOWEJ
………………………………………………………………………………………………………..
Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej
………………………………………………………… …….……………………………………………
Oznaczenie komórki organizacyjnej Kategoria archiwalna
i symbol klasyfikacyjny z wykazy akt oraz okres przechowywania akt
………………………………………………………………………
Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego
…………………………………………...
Rok założenia teczki aktowej
…………………..
Numer tomu
Załącznik Nr 4
do Zarządzenia Nr 9/2011
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011
...................................................................
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo – odbiorczy akt nr ..............
|
Lp. |
Znak teczki |
Tytuł teczki lub tomu |
Daty
skrajne
od - do |
Kat. arch. |
Liczba teczek |
Miejsce przechowywania akt w składnicy |
Data zniszczenia lub przekazania do arch. |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Przekazujący akta Kierownik Komórki Organizacyjnej Przyjmujący akta
…………………………… ……………………………………………………… …………………………..
Załącznik Nr 5
do Zarządzenia Nr 9/201
Starosty Kluczborskiego
z dnia 31 stycznia 2011
Karta udostępniania akt
Strona 1
|
.............................................
Pieczątka komórki organiz.
Data....................................r. |
Karta udostępniania akt nr........................**) |
|
|
|
|
|
|
**) **) |
Termin zwrotu akt |
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych
w komórce org. ........................................................................z lat..........................................
o znakach ..................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*)
Ob.: ...........................................................................................................................................
Imię, nazwisko
...............................................
Podpis |
|
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
.................................................
Data i podpis |
*) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt
Strona 2
|
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt-tomów.....................................kart..............................
Data: ................/......................200........... Podpis: ........................... |
|
Adnotacje o zwrocie akt:.........................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. |
|
...............................................
Podpis oddającego |
Akta zwrócono
do składnicy
dn. .........../...........200...... |
.........................................
Podpis odbierającego |
Pu-A-32
Strona 2
|
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt-tomów.....................................kart..............................
Data: ................/......................200........... Podpis: ........................... |
|
Adnotacje o zwrocie akt:.........................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. |
|
...............................................
Podpis oddającego |
Akta zwrócono
do składnicy
dn. .........../...........200...... |
.........................................
Podpis odbierającego |
Karta udostępniania akt
Strona 1
|
.............................................
Pieczątka komórki organiz.
Data....................................r. |
Karta udostępniania akt nr........................**) |
|
|
|
|
|
|
**) **) |
Termin zwrotu akt |
Proszę o udostępnienie *) – wypożyczenie *) akt powstałych
w komórce org. ........................................................................z lat..........................................
o znakach ..................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania*) – odbioru*)
Ob.: ...........................................................................................................................................
Imię, nazwisko
...........m....................................
Podpis |
|
Zezwalam na udostępnienie*) – wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt
.................................................
Data i podpis |
*) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt