Z dnia 31 grudnia 2008r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją w Starostwie Powiatowym w Kluczborku projektów systemowych związanych z funduszami europejskimi

działając na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy  z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zarządzam co następuje:

§ 1 Wprowadza się dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku „Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków z Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku” stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2 Zarządzanie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik Nr 1

Do zarządzenia Nr 69/2008

Z dnia 31 grudnia 2008r.

Starosty Kluczborskiego

Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacja projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

Postanowienia ogólne

§ 1 Instrukcja jest aktem wewnętrznym Starostwa Powiatowego w Kluczborku określającym dokładnie co z jakim dokumentem, powstałym w ramach realizacji projektu należy zrobić w celu zapewnienia odpowiedniej realizacji tych projektów, odpowiedniego przygotowania osób zaangażowanych bezpośrednio lub pośrednio w ich realizację oraz właściwego udokumentowania operacji gospodarczych.

Obejmuje następujące elementy:

1.      rodzaje dokumentów,

2.      zasady sporządzania tj. wymogi co do zawartości poszczególnych dokumentów ,

3.      drogi obiegu dokumentów,

4.      osoby uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania

               poszczególnych dokumentów i kontrolowania ich przepływu,

               instruktaż, jak opisywać dany dokument, ewentualnie jakie stosować 

               skróty i symbole zastępujące nazwy,

związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§ 2 Do podstawowych dokumentów związanych z projektami dofinansowywanymi   ze środków Unii Europejskiej należą:

1.      wniosek o dofinansowanie,

2.      umowa o dofinansowanie,     

3.      sprawozdanie z realizacji projektu (okresowe, roczne, końcowe),

4.      wniosek o płatność,

5.      dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków (wewnętrzne i zewnętrzne).

Postanowienia szczegółowe

§ 3 Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych zwane dalej dokumentami źródłowymi.

Rozróżnia się dwie podstawowe kategorie dokumentacji:

1.      dokumentację wewnętrzną – tworzoną na wewnętrzne potrzeby danego projektu

     ( np. notatki robocze, ankiety, sprawozdania ze spotkań)

2.      dokumentację zewnętrzną – powstającą w trakcie komunikacji jednostki ze światem zewnętrznymi dotyczącą:

a)     instytucji zaangażowanych we wdrażanie danego programu np. instytucji wdrażającej (obejmujące wnioski, umowy na realizacje projektów, wnioski o płatność, sprawozdania),

b)     organów państwowych takich jak: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (deklaracje rozliczeniowe PIT, deklaracje ZUS),

c)     pozostałych spraw dotyczących realizacji projektów ( obejmujące wszelkie dokumenty finansowo-księgowe).

§ 4 Etapy realizacji projektu:

1.      sporządzenie i złożenie do instytucji wdrażającej wniosku sporządzonego zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcji opublikowanej do danego projektu,

2.      sporządzenie i podpisanie przez osoby upoważnione umowy na realizację projektu,

3.      działania z wiązane z realizacją projektu,

4.      sprawozdanie z dokonanych działań – rozliczenie projektu,

5.      złożenie wniosku o płatność.

§ 5 Dokumenty stanowiące podstawę realizacji projektów:

      1. Umowa zawiera:

a)     numer umowy,

b)     nazwę projektu,

c)     nazwę wydatków kwalifikowanych zgodnie z budżetem zawartym w projekcie,

d)     termin realizacji projektu,

e)     kwotę dofinansowania,

f)       wysokość wkładu własnego,

g)     montaż ( procentowy udział środków z dotacji z funduszy unijnych, z dotacji z Budżetu Państwa oraz z wkładu własnego),

h)     zasady opisywania dokumentów potwierdzających wykonanie wydatków związanych z realizacją projektu,

i)        treść zapisów stanowiących opisy merytoryczne dokumentów potwierdzające wykonanie zadania,

j)       informacje o prawidłowości i poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej opatrzona podpisem sporządzonym w sposób identyfikowalny tj. pełne imię i nazwisko lub pieczęć imienna osoby upoważnionej do tych opisów oraz datę sporządzenia,

k)      jako załączniki do umowy:

1)     harmonogram dofinansowania,

2)     plan finansowy,

3)     wykaz osób upoważnionych do reprezentowania Powiatu do podpisywania dokumentów, dokonywania opisów i akceptacji do wypłaty realizowanych wydatków,

4)     inne wymagane w danym projekcie dokumenty.

       2.Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w realizacji projektu -

     dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie który ewidencjonuje się koszty i

     wydatki w systemie księgowym jednostki realizującej projekt.

     Dokumenty finansowo-księgowe obejmują:

1.      umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło,

2.      deklaracje ZUS ( DRA, RMUA, RZA,RCX),

3.      deklaracje PIT,

4.      wyciągi bankowe,

5.      faktury VAT, Faktury korygujące VAT, noty korygujące VAT, rachunki,

6.      noty księgowe, PK- polecenia księgowania,

7.      delegacje,

8.      bilety na komunikację publiczną,

9.      dokumenty potwierdzające używanie samochodów prywatnych pracowników  do celów służbowych,

10.  umowy zawarte z dostawcami towarów i usług,

11.  dokumenty przetargowe jeżeli dany wydatek tego wymaga gdyż został poniesiony zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie – Prawo zamówień publicznych.

Dokumenty finansowo-księgowe poukładane są według kryterium rzeczowego (zgodnie z kategoriami budżetowymi zawartymi we wniosku o dofinansowanie.

Oryginały dokumentów wypływają do Urzędu Starostwa Powiatowego w Kluczborku ewidencjonowane są w Wydziale Organizacyjnym w dzienniku wpływu korespondencji następnie kierowane są do Kierownika jednostki ( Starosty lub Wicestarosty bądź Sekretarza) w celu akceptacji poczym trafiają do odpowiedniej upoważnionej osoby do opisu merytorycznego zgodnego z wytycznymi zawartymi w umowie w zakresie kwalifikowalności, po opisaniu przekazywane są do Wydziału Finansowego gdzie podlegają dekretacji i ewidencji w systemie księgowym (informatycznie program SIGID).

W celu zapewnienia prawidłowego dokumentowania operacji związanych z realizacją   każdego projektu prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa.

Dokumenty dotyczące ponoszonych wydatków związanych z realizacja każdego projektu dofinansowywanego ze środków Unii Europejskiej przechowywane są w odrębnych segregatorach , chronologicznie ponumerowane zgodnie z numeracją nadawaną przez program SIGID oraz zgodnie z kryterium rzeczowo czasowym.

W oparciu o dokumentację zarówno rzeczową jak i finansowo- księgową sporządza się sprawozdania okresowe, kwartalne, roczne i końcowe.