z dnia 1 grudnia 2008 r.

w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Kluczborku kart usług

oraz procedury ich aktualizacji

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.) oraz § 63 pkt. 2 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego  w Kluczborku stanowiącego załącznik do Uchwały Nr IX/144/2007 Rady Powiatu  w  Kluczborku z dnia 16 marca 2007 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Kluczborku, zarządzam, co następuje:

§ 1. 1. W celu ułatwienia interesantom załatwiania spraw w Starostwie Powiatowym w Kluczborku wprowadzam do stosowania karty usług.

2. Karty usług zawierają najbardziej istotne informacje na temat sposobu załatwiania danej sprawy  w Starostwie Powiatowym w Kluczborku.

§ 2. Karta usług zawiera następujące informacje:

1)      pełną nazwę, dane teleadresowe Starostwa oraz dane komórki organizacyjnej załatwiającej daną sprawę,

2)      numer karty oraz datę jej zatwierdzenia,

3)      nazwę sprawy,

4)      informację o dokumentach potrzebnych do załatwienia sprawy,

5)      rodzaj i wysokość opłat związanych z wykonaniem usługi,

6)      czas oczekiwania na załatwienie sprawy,

7)      sposób odbioru dokumentu kończącego sprawę lub opis innego sposobu sfinalizowania sprawy,

8)      przepisy prawne obowiązujące przy postępowaniu w danej sprawie,

9)      informację o sposobie odwołania,

10)  informację o miejscu pobrania wzoru wniosku, druku, formularza,

11)  informacje dodatkowe związane ze specyfiką załatwianej sprawy,

12)  informację o godzinach pracy Starostwa Powiatowego w Kluczborku.

§ 3. 1. Karta usług sporządzana jest przez pracownika komórki organizacyjnej,                         w której załatwiana jest sprawa bądź kierownika tej komórki oraz przez pracownika na samodzielnym stanowisku pracy.

2. Kartę usług zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej.

3. W przypadku sporządzania karty usług przez kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika na samodzielnym stanowisku pracy kartę zatwierdza Sekretarz Powiatu.

4. Osoba sporządzająca kartę usług jest zobowiązana do aktualizowania jej treści zgodnie                  z procedurą aktualizacji kart usług będącą załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

5. Istniejący zbiór kart usług może być uzupełniany o nowe karty w przypadku przydzielenia komórce organizacyjnej nowych zadań oraz na podstawie decyzji kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika na samodzielnych stanowisku pracy o konieczności sporządzenia karty dla sprawy wymagającej opisania w tej formie.  

§ 4. 1. Karty usług publikowane są na stronie internetowej powiatu kluczborskiego pod adresem www.powiatkluczborski.pl.

2. Karty usług w wersji elektronicznej znajdują się w poszczególnych komórkach organizacyjnych załatwiających daną sprawę.

3. Karty usług mogą być udostępniane interesantom poprzez ich wydrukowanie bądź przekazanie w wersji elektronicznej.

4. Zbiór wszystkich kart usług w wersji elektronicznej funkcjonujących w Starostwie Powiatowym w Kluczborku znajduje się na stanowisku Koordynatora ds. Systemu Zarządzania Jakością.

5. Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością przechowuje karty usług na serwerze,                w celu umożliwienia ich okresowej archiwizacji.

§ 5. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 56/2008

Starosty Kluczborskiego

z dnia 1 grudnia 2008 r.

Procedura aktualizacji kart usług

1.        Za nadzór nad aktualnością istniejących kart usług oraz opracowywaniem nowych odpowiedzialny jest kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik na samodzielnym stanowisku pracy.

2.        Aktualizacja kart usług dokonywana jest na bieżąco w przypadku zaistnienia jakichkolwiek zmian wpływających na aktualność karty.

3.        Zmiany w karcie usług nanoszone są przez pracownika, który kartę sporządził.

4.        W przypadku zmiany przepisów prawa wpływających na treść karty usług, kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik na samodzielnym stanowisku pracy, jest zobowiązany do przekazania zaktualizowanej karty usług w wersji elektronicznej Koordynatorowi ds. Systemu Zarządzania Jakością w okresie 14 dni od wejścia                    w życie zmiany.

5.        Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością w porozumieniu z Sekretarzem Powiatu sprawdza, czy karta usług zawiera wszystkie wymagane informacje, określone w §2 zarządzenia.

6.        Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością może wprowadzić w karcie usług zmiany  w celu dostosowania jej do przyjętej formy graficznej.

7.        Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania karty usług z komórki organizacyjnej, przekazuje kartę do komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za prowadzenie i aktualizację strony internetowej powiatu kluczborskiego. Jednocześnie przekazuje wersję karty usług zamieszczoną na w/w stronie  z powrotem do komórki organizacyjnej, która opracowała kartę.

8.        Pracownik komórki organizacyjnej prowadzącej i aktualizującej stronę internetową zamieszcza na niej kartę usług w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania karty od Koordynatora ds. Systemu Zarządzania Jakością.

9.        Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy odpowiedzialni są za prowadzenie w wersji elektronicznej wykazu kart usług sporządzanych w komórce organizacyjnej.

10.    Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością prowadzi w wersji elektronicznej wykaz wszystkich kart usług funkcjonujących w Starostwie Powiatowym  w Kluczborku.