z dnia 22 czerwca 2007 r.

w sprawie  przyjęcia zasad rachunkowości dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku

            Na podstawie art. 4 oraz art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.)  zarządzam co następuje:

 § 1.  Przyjmuje się zasady rachunkowości aby rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy w Starostwie Powiatowym w Kluczborku

1. Rokiem obrachunkowym dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku określa się rok kalendarzowy tj. od 01.01. do 31.12 każdego roku.

2. W skład roku obr4achunkowego Starostwa Powiatowego wchodzi 12 miesięcznych okresów sprawozdawczych natomiast dla roku obrachunkowego budżetu powiatu wchodzi cztery kwartalne okresy sprawozdawcze.

Na dzień bilansowy tj. ostatni dzień każdego roku obrachunkowego sporządza się roczne sprawozdanie finansowe stosując zasady wyceny aktywów i pasywów, które składa się z:

- bilansu

- rachunku strat i zysków

- informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Jednostka jako urząd obsługujący jednostkę samorządu terytorialnego spełniający rolę jednostki dominującej sporządza roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe obejmujące:

- skonsolidowany bilans

- skonsolidowany rachunek strat i zysków

- informacje dodatkowe, obejmujące wprowadzenie do skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Roczne sprawozdanie skonsolidowane podpisuje kierownik jednostki dominującej  oraz inne osoby odpowiedzialne za sporządzenie tego sprawozdania.

Roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający (Radę Powiatu).

Sprawozdawczość finansowa jednostki sporządzana jest w programie komputerowym „BESTIA”.

Sprawozdania finansowe sporządzane w okresach kwartalnych oraz sprawozdania roczne publikowane są w biuletynie informacji publicznej.

3. Ewidencji składników majątkowych w starostwie w księgach rachunkowych dokonuje się w systemie komputerowym w programie SIGID , dla każdego składnika oddzielnie w formie ilościowo-wartościowej na podstawie dokumentów zakupu bądź innych stanowiących podstawę wypisu.

4. Wprowadza się następujące metody wyceny aktywów i pasywów w Starostwie Powiatowym w kLuczborku:

- środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen zakupu lub kosztów ich wytworzenia pomniejszone o odpisy amortyzacji

- nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji według zasad stosowanych dla środków trwałych lub według cen rynkowych bądź określonej wartości godziwej

- środki trwałe w budowie w wysokości poniesionych kosztów

- udziały w innych jednostkach według cen nabycia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne a w jednostkach podporządkowanych według cen określonych metodą praw własności tj.                w cenie nabycia

- inwestycje krótkoterminowe według cen nabycia materiałów i robocizny

- rzeczowe składniki aktywów według cen nabycia

- należności i udzielone pożyczki w kwocie wymaganej do zapłaty

Zobowiązania w kwocie wymaganej do zapłaty

- rezerwy w uzasadnionej wiarygodnie oszacowanej wartości

- udziały własne według cen nabycia

- kapitały własne w wartościach nominalnych

Za cenę nabycia rozumiemy cenę zakupu powiększoną o koszty dostawy, transportu                                    a w przypadku importu dodatkowe koszty o charakterze publiczno-prawnym.

Za wartość godziwą przyjmiemy kwotę za jaką dany6 składnik mógłby zostać wymieniony lub obowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i niepowiązanymi ze sobą stronami.

Wartością godziwą instrumentów finansowych znajdujących się w obrocie stanowi cena rynkowa pomniejszona o koszty związane z przeprowadzeniem transakcji.

Na wycenę aktywów i pasywów składa się:

- wycena początkowa czyli wycena dokonana w momencie ujęcia składnika w księgach rachunkowych

- wycena bilansowa czyli dokonana na dzień bilansowy.

5. Inwentaryzacji aktywów dokonuje się według zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej w Starostwie4 niniejszym zarządzeniem.

6. Odpisów amortyzacyjnych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się:

- od miesiąca następnego po miesiącu w którym dokonano zakupu

- w okresach rocznych lub proporcjonalnych do okresu użytkowania

- według zasad przyjętych zarządzeniem Starosty Kluczborskiego Nr 31/01 z dnia                            28 września 2001 r. w sprawie ustale4nia stawek amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych obowiązujących od 2001 r.

Nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych gruntów i wieczystego użytkowania gruntów.

Odpisów pozostałych środków trwałych w używaniu oraz wartości niematerialnych                   i prawnych o niskiej wartości (poniżej 3.500,00 zł.) dokonuje się w 100% w momencie wpisu do ewidencji księgowej.

7. W okresach kwartalnych dokonuje się aktualizacji należności poprzez dopisywanie należnych odsetek. Następnie po zakończeniu kwartałów dokonuje się korekty zbędnych odpisów aktualizacyjnych. Do należności Powiatowego Funduszu Zasobem Geodezyjnym                     i Kartograficznym odsetki od nieterminowych wpłat liczone są w dacie zapłaty.

8. Na należności długoterminowe tworzy się rezerwy pewne lub w dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłych należności.

9. Kapitały (fundusze) ujmuje się w księgach rachunkowych z podziałem na ich rodzaje:

- fundusz w środkach trwałych- fundusz w środkach obrotowych.

10. Jednostka dokonuje:

- czynnych rozliczeń międzyokresowych dotyczących kosztów przyszłych okresów

- biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących wysokości zobowiązań przypadających na okres sprawozdawczy.

11. W jednostce ustalany jest wynik finansowy netto na który składają się:

- wynik działalności operacyjnej, z tytułu pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych

- wynik operacji finansowych

- wynik operacji nadzwyczajnych.

12. W jednostce tworzy się Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z zapisami ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity                    Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.), na który każdego roku obrotowego dokonuje odpisu.

13. Księgi rachunkowe jednostki prowadzone są w języku polskim i walucie polskiej                     w siedzibie jednostki.

Wykaz stosowanych ksiąg (wydruków) rachunkowych oraz zbiorów w nośnikach czytelnych dla poszczególnych programów.

Obsługa księgowa prowadzona jest w oparciu o system komputerowy przy zastosowaniu programu „SIGID” Pt. „Księgowość budżetowa”.

W jednostce księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrachunkowego a zamyka się na dzień kończący rok obrotowy.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik

- księgę główną

- księgę pomocniczą

- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych- wykaz składników aktywów i pasywów.

Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Zapisy w dzienniku prowadzone są chronologicznie według kolejności dokonanych zdarzeń. Numery kolejne pozycji nadawane są automatycznie przez program.

Do ksiąg rachunkowych wprowadzane jest każde zdarzenie dotyczące danego okresu sprawozdawczego, które miało miejsce w okresie sprawozdawczym lub po jego zakończeniu.

Ewidencja dokumentów księgowych prowadzona jest na podstawie dekretacji., dekretacje dowodów wykonuje się w oparciu o zakładowy plan kont oraz klasyfikację budżetową określoną w rozporządzeniu Minister Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 107 poz. 726).

Obsługa księgowa zbiorczego budżetu Powiatu wg zakładowego planu kont dla budżetu powiatu oraz klasyfikację budżetową ustaloną w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia                        14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w oparciu o system komputerowy przy zastosowaniu programu SIGID

- księgowość budżetowa z podziałem na:

- Dziennik Główny – dla kont organu

- Konta księgi głównej (ewidencji syntetycznej)

- Aktualizacja zbioru kont syntetycznych

- Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie ksiąg pomocniczych

- Sprawozdanie analityczne

Obsługa budżetu jednostkowego przy zastosowaniu kont dla Starostwa Powiatowego

a)      Wydatki – koszty

– prowadzenie kont dziennika księgi głównej dla ewidencji syntetycznej

– prowadzenie kont analitycznych i kosztów wg klasyfikacji budżetowej

– zestawienie zbioru kont analitycznych w układzie planu budżetu

- zestawienie obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych

- sprawozdanie analityczne

b) Dochody – przychody

- – prowadzenie kont dziennika księgi głównej dla ewidencji syntetycznej

– prowadzenie kont analitycznych i kosztów wg klasyfikacji budżetowej

– zestawienie zbioru kont analitycznych w układzie planu budżetu

- zestawienie obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych

- sprawozdanie analityczne

c) Dochody Skarbu Państwa

- listy płatników według rodzajów

- naliczenie zobowiązania pieniężnego

- zestawienie zbiorczego wymiaru

- dziennik obrotów

- okresowe zestawienie księgowań

- rozliczenie łącznego zobowiązania pieniężnego

- rejestr przypisów i odpisów

- konta podatników

- zestawienia bilansowe

- upomnienia.

Naliczenie plac w oparciu o system komputerowy QWARK

a)      rozliczenie płac brutto i netto pracowników

b)      ewidencja dokumentów placowych na podstawie których dokonano obliczeń wynagrodzeń

c)      wydruki zestawień listy plac, pasków do wypłaty, przelewów do banków, polecenia księgowania

d)      rozliczenia zasiłków chorobowych i zasiłków ZUS oraz wydruki tych zasiłków

e)      naliczenie zaliczek podatku od osób fizycznych oraz tworzenia miesięcznej i rocznej kartoteki podatkowej odprowadzanych zaliczek podatków – rozliczenie podatku za rok dla każdego pracownika

f)        tworzenie rocznej kartoteki płacowej dla pracowników

g)      tworzenie wydruków zestawień analitycznych w zakresie składników płacowych

h)      dokonywanie podwyżek na zasadzie listy dodatkowej w miesiącu i dopisanie do kartoteki zarobków

Rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych dokonuje się w programie „PŁATNIK”.

Wszelkie płatności sporządzane są elektronicznie poprzez program bankowy „HOMEBENKING”.

Zgodnie z art. 71 ustawy o rachunkowości, dokumentacja księgowa Starostwa obejmująca:

- księgi rachunkowe

- sprawozdania finansowe

Przechowywana jest w sposób należycie zabezpieczony.

Księgi rachunkowe prowadzone w systemie komputerowym są kopiowane na magnetyczne nośniki komputerowe dziennie na zakończenie dnia pracy w celu zabezpieczenia danych przez utratą, w przypadku uszkodzenia twardego dysku, zniszczenia komputera, kradzieży sprzętu, zniszczenia baz danych przez człowieka, błędnie działającego programu lub wirusy przez osobę odpowiedzialną za ochronę danych systemu informatycznego i programów komputerowych.

 Zbiory dokumentacji księgowej gromadzone na nośnikach magnetycznych przechowywane są w okresach 5 letnich.

Dokumentacja księgowa przechowywana jest w następujący sposób:

- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przechowywane są w archiwum zakładowym zgodnie z rzeczowym wykazem akt jako zbiory grupy „A”

- pozostałe zbiory jako akta grupy „B” przechowywane są:

1. księgi rachunkowe – 5 lat

2. dowody księgowe dotyczące zakupów, sprzedaży, wieloletnich planów inwestycyjnych, pozostała dokumentacja księgowa – 5 lat.

Okresy przechowywania obliczane są od początku roku następnego po roku którego dotyczą.

Dokumentacja płacowa przechowywana jest na nośnikach magnetycznych zgodnie z zapisami rzeczowego wykazu akt dotyczącego zasad przechowywania dokumentacji płacowej.

Udostępnienie dokumentacji osobom trzecim następuje za zgodą kierownika jednostki.

Dokumentacja w jednostce posiada oznakowanie zgodnie z Apisami w rzeczowym wykazie akt.

§ 2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.