z dnia 28 grudnia 2017 r.

w sprawie: zmiany Uchwały Zarządu Powiatu w Kluczborku w sprawie przyjęcia instrukcji obiegu dokumentów księgowych dla jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego, których obsługa finansowo-księgowa prowadzona jest przez Wydział Obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego w Starostwie Powiatowym w Kluczborku oraz procedury wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego

Działając na podstawie art.32 ust.1 ustawy o samorządzie powiatowym (tj. Dz.U. z 2017 r. poz.1868) oraz § 3 Uchwały Rady Powiatu w Kluczborku Nr XV/108/2015
z dnia 29.12.2015 r. w sprawie prowadzenia obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych powiatu przez Starostwo Powiatowe w Kluczborku

Zarząd Powiatu w Kluczborku uchwala co następuje: 

§ 1. W Uchwale Nr 45/174/2016 Zarządu Powiatu w Kluczborku z dnia 12 stycznia 2016 r. w sprawie przyjęcia instrukcji obiegu dokumentów księgowych dla jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego, których obsługa finansowo-księgowa prowadzona jest przez Wydział Obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego wprowadza się następujące zmiany:

1. § 14 części III załącznika Nr 1 otrzymuje brzmienie:

„1.Podstawowym dokumentem upoważniającym do wypłaty wynagrodzeń jest lista płac.

Listę płac sporządza się na podstawie:

1)   Umów o pracę,

2)   Umów o pracę zleconą lub o dzieło,

3)   Zmian umów o pracę (aneksy),

4)   Informacji o rozwiązaniu umowy na czas nieokreślony,

5)   Rachunków za wykonane prace na umowę zlecenie lub umowę o dzieło,

6)   Decyzji kierownika jednostki o przyznanych nagrodach,

7)   Decyzji kierownika jednostki o przyznanym urlopie bezpłatnym,

8)   Decyzji kierownika jednostki o wypłacie odprawy emerytalnej lub rentowej, odszkodowania z tytułu rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy,

9)   Decyzji kierownika o wypłacie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

10) Zaświadczenia lekarskiego o częściowej niezdolności do pracy,

11) Opieka ZUS + druk Z15,

12) Decyzji kierownika jednostki o przyznanych świadczeniach z ZFŚS,

13) Decyzji o przyznanych dodatkach do wynagrodzeń tj. dodatek za wychowawstwo, motywacyjny, opiekuna stażu, kierowniczy, funkcyjny, stażowy, specjalny, urlopy okolicznościowe, opieka na dziecko z art.188 kodeksu pracy, premie.

Wszystkie wymienione wyżej dokumenty należy dostarczyć niezwłocznie do Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego

najpóźniej do 20 każdego miesiąca. Natomiast wykazy godzin ponadwymiarowych za bieżący miesiąc kalendarzowy należy dostarczyć dwa dni robocze pod końcem miesiącem. W przypadku ewentualnych korekt wynikających z nieobecności nauczycieli informację taką należy dostarczyć w ostatnim dniu miesiąca do godziny 9.00.

2. Na pracę doraźną, nieprzewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Umowę sporządza jednostka organizacyjna zlecająca pracę w 3 egzemplarzach z zachowaniem przepisów o ubezpieczeniu społecznym:

1)pierwszy egzemplarz dla pracownika

2)drugi egzemplarz dla Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego,

3)trzeci egzemplarz pozostaje w jednostce.

3. Umowę o pracę zleconą/dzieło podpisuje kierownik jednostki lub upoważnione przez niego osoby i zleceniobiorca oraz parafuje Naczelnik Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

4. Rachunki za prace zlecone/dzieło wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie zobowiązań za wykonanie usług, polegających na osobistej pracy. Rachunki za wykonane prace zlecone/dzieło powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie.

5. Wynagrodzenie za prace zlecone i prace wykonywane na podstawie umowy o dzieło wypłacane jest również na podstawie list płac sporządzonych w oparciu o zawarte wcześniej umowy.

6. Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy – dostarcza pracownik na stanowisko do spraw kadr w jednostce organizacyjnej, po rejestracji przekazywane jest ono niezwłocznie do Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

7. Decyzje o przyznanych świadczeniach z ZFŚS do Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego są przekazywane zgodnie z zapisami regulaminu ZFŚS. Na podstawie których Wydział Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego sporządza listy będące podstawą do wypłaty.”

2. załącznik nr 2 otrzymuje brzmienie:

 „Dział I. Przeniesienie danych z ksiąg rachunkowych.

§ 1. Przeniesienie danych z ksiąg rachunkowych z jednostek, w których likwidowana jest obsługa finansowa następuje w formie zagregowanej tj. zestawienia obrotów i sald na dzień 31.12.2017 roku.

§ 2.1. Jednostki, w których likwidowana jest obsługa finansowa, prowadzą samodzielnie rachunkowość za rok 2017.

2. W okresie od 1 stycznia 2018 roku do dnia 31 marca 2018 roku jednostki, w których likwidowana jest obsługa finansowa dokonują wszystkich operacji księgowych za 2017 rok prowadzących do zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2017 rok. tj.:

• uzgadniają i weryfikują salda w księgach rachunkowych,
• sporządzają sprawozdania budżetowe za grudzień 2017 roku do dnia 10 stycznia 2018 roku i przekazują je do Starostwa Powiatowego w Kluczborku,
• sporządzają sprawozdania budżetowe za IV kwartał 2017 roku do dnia 31 stycznia 2018 roku i przekazują do Starostwa Powiatowego w Kluczborku,
• sporządzają sprawozdania do Urzędu Statystycznego,
• sporządzają deklarację VAT za 12.2017 roku i przekazują ją do Starostwa Powiatowego w Kluczborku,
• sporządzają deklarację DRA wraz z imiennymi raportami za 12.2017 i przekazują do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• sporządzają deklaracje PIT 4 R za rok 2017 i przekazują ją do Urzędu Skarbowego w ustawowym terminie,
• sporządzają deklaracje rozliczenia podatku od osób fizycznych PIT 11 za rok 2017 i przekazują w ustawowym terminie pracownikom oraz do Urzędu Skarbowego,
• dokonują naliczenia trzynastki dla pracowników za rok 2017,
• ujmują w księgach rachunkowych wszelkie koszty i należności roku 2017,
• rozliczają inwentaryzację, jeżeli była prowadzona w jednostce na koniec 2017 roku,
• zamykają księgi rachunkowe za 2017 rok,
• sporządzają sprawozdanie finansowe za rok 2017 zatwierdzone przez Kierownika Jednostki i Głównego Księgowego i przedkładają do 31 marca 2018 roku w Starostwie Powiatowym w Kluczborku
• sporządzają zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych na dzień 31 grudnia 2017 roku wraz ze szczegółowym opisem każdego salda. Zestawienie należy przedłożyć wraz ze sprawozdaniem finansowym za 2017 rok.

3. W miesiącu styczniu 2018 r. w terminie do 5 stycznia 2018 roku dokonują wszelkich płatności dotyczących roku 2017 z tytułu dostaw towarów i usług powstałych w 2017 roku oraz składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy, a także bieżących dokumentów, których termin płatności przypada do dnia 5 stycznia 2018 roku. Po tym terminie zostanie zablokowany dostęp do bankowości elektronicznej i płatności będą dokonywane w Wydziale Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.
4. W terminie do dnia 20 stycznia 2018 roku jednostki, w których likwidowana jest obsługa finansowa przekazują do Wydziału Obsługi Finansowo-Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego pracowników zatrudnionych w jednostce, wykaz kont bankowych na które należy dokonywać przelewy wynagrodzeń oraz pozostałe dane niezbędne do naliczenia płac w tym karty wynagrodzeń i karty zasiłkowe za 2017 rok.
5. W terminie do 19 stycznia 2017 roku jednostki w których likwidowana jest obsługa finansowa przekazują do Wydziału Obsługi Finansowo-Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego informacje o kwotach podatku dochodowego od osób fizycznych za miesiąc grudzień 2017 roku, których termin zapłaty przypada na 20 stycznia 2018 roku.
6. W terminie do 10 stycznia 2018 roku przedkładają w Wydziale Obsługi Finansowo-Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego kopię deklaracji VAT 7 za miesiąc grudzień 2017 roku oraz rejestry sprzedaży i zakupów.
7. W terminie do 15 stycznia przedkładają uwierzytelnione kserokopie dokumentów, które wpływają na wynik finansowy roku 2017, a termin ich zapłaty przypada na rok 2018, natomiast niezwłocznie, gdy termin płatności jest wcześniejszy (tj. faktury, umowy itp.) także dokumenty, których płatność została już zrealizowana.
8. Niezwłocznie przekazują oryginały dokumentów, które dotyczą roku 2018.
9. W terminie do 20 stycznia 2018 roku przedkładają kserokopię dokumentacji opisującej zasady rachunkowości w tym zakładowy plan kont, zasady rozliczania kosztów.
10. W terminie do 20 stycznia 2018 roku jednostki, w których likwidowana jest obsługa finansowo-księgowa powiadamiają właściwy urząd o miejscu prowadzenia ksiąg.

Dział 2. Zasady prowadzeni wspólnej obsługi finansowo - księgowej jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

§ 3. Dyrektor każdej obsługiwanej jednostki zatwierdza dowody księgowe, projekty i plany finansowe oraz zmiany w planie finansowym.

§ 4. Księgi inwentarzowe wyposażenia, pomocy dydaktycznych pozostają w jednostkach, ich stan uzgadniany będzie w terminach wyznaczonych przez Naczelnika Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

§ 5. Sprawozdania finansowe oraz budżetowe sporządza Wydział Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego, które zatwierdzane są przez Głównego Księgowego i Kierownika Jednostki obsługującej.

§ 6. Sprawozdania statystyczne i SIO sporządza jednostka obsługiwana po otrzymaniu danych finansowych z Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego w terminie umożliwiającym prawidłowe ich wysłanie.

§ 7. Zaświadczenia o zarobkach pracownikach sporządzają jednostki obsługiwane po uzyskaniu danych finansowych z Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

§ 8. Dokumenty finansowo – księgowe w tym również dokumenty płacowe sporządzane do 31 grudnia 2017 roku pozostają w dotychczasowej siedzibie jednostki, w których likwidowana jest obsługa finansowo – księgowa z zastrzeżeniem zapewnienia wglądu do nich pracownikom Wydziału Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego.

§ 9. Jednostki w których dotychczas stosowano do naliczenia płac program Vulcan zobowiązane są do udostępnienia swoich baz danych informatykowi Starostwa Powiatowego w Kluczborku, natomiast pozostałe jednostki muszą przekazać dokumentację niezbędną do zbudowania bazy danych w systemie płacowym.

§ 10. Naliczenie i gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pozostaje w jednostce organizacyjnej. Wydział Obsługi Finansowo – Księgowej Jednostek Organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego na podstawie przedłożonych dokumentów przekazuje środki na wydzielone rachunki bankowe, dokonuje wypłat, sporządza listy płac oraz prowadzi ewidencję księgową.”

§ 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Zarząd Powiatu:

                                          1. Przewodniczący      ...................................................

                                                                                                            Piotr Pośpiech

                                          2.  Członek                   ..................................................

                                                                                                Urszula Pękala- Duda

                                         3.  Członek                   .................................................

    Jakub Goliński

UZASADNIENIE

Niniejszą uchwałą zmienia się zasady obiegu dokumentów księgowych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, a Starostwem Powiatowym w Kluczborku dla których obsługa finansowo-księgowa prowadzona jest przez Wydział Obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych Powiatu Kluczborskiego. Przyjęto procedurę wspólnej obsługi finansowej jednostek organizacyjnych w celu określenia przejrzystych zasad postępowania. Powyższa zmiana spowodowana jest podjęciem Uchwały Nr XXXVIII/237/2017 z dnia 21 grudnia 2017 roku przez Radę Powiatu w Kluczborku w sprawie zmiany uchwały w sprawie prowadzenia obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych powiatu przez Starostwo Powiatowe w Kluczborku, która dotyczy przejęcia obsługi finansowo- księgowej następnych dwóch jednostek Powiatu Kluczborskiego.