Zarządzenie Nr 38/ 2017 Starosty Kluczborskiego z dnia 23 sierpnia 2017r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją w Starostwie Powiatowym w Kluczborku projektów systemowych związanych z funduszami europejskimi działając na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2016 poz.1047) zarządzam co następuje: § 1 Wprowadza się dla Starostwa Powiatowego w Kluczborku „Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków z Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku” stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. § 2 Tracą moc następujące Zarządzenia Starosty Kluczborskiego: 1) Zarządzenie Nr 68/2008 Starosty Kluczborskiego z dnia 31 grudnia 2008r. w sprawie wprowadzenia dodatkowych zapisów w polityce rachunkowości Starostwa Powiatowego w Kluczborku oraz zasad rozliczania Programów Operacyjnych Kapitał Ludzki w związku z podpisywaniem umów ramowych o dofinansowywanie projektów systemowych w ramach Programów Operacyjnych Kapitał Ludzki współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego, 2) Zarządzenie Nr 69/2008 Starosty Kluczborskiego z dnia 31 grudnia 2008r. w s w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów związanych z realizacją w Starostwie Powiatowym w Kluczborku projektów systemowych związanych z funduszami europejskimi. § 3 Zarządzanie wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2017r. Załącznik do Zarządzenia Nr 38/2017 Starosty Kluczborskiego z dnia 23 sierpnia 20017r. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacja projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku Postanowienia ogólne § 1 Instrukcja jest aktem wewnętrznym Starostwa Powiatowego w Kluczborku określającym dokładnie co z jakim dokumentem, powstałym w ramach realizacji projektu należy zrobić w celu zapewnienia odpowiedniej realizacji tych projektów, odpowiedniego przygotowania osób zaangażowanych bezpośrednio lub pośrednio w ich realizację oraz właściwego udokumentowania operacji gospodarczych. Obejmuje następujące elementy: 1) rodzaje dokumentów, 2) zasady sporządzania tj. wymogi co do zawartości poszczególnych dokumentów , 3) drogi obiegu dokumentów, 4) osoby uprawnione do przyjmowania, sporządzania oraz podpisywania poszczególnych dokumentów i kontrolowania ich przepływu, 5) instruktaż, jak opisywać dany dokument, ewentualnie jakie stosować skróty i symbole zastępujące nazwy, związanych z realizacją projektów dofinansowywanych ze środków Unii Europejskiej w Starostwie Powiatowym w Kluczborku. § 2 Do podstawowych dokumentów związanych z projektami dofinansowywanymi ze środków Unii Europejskiej należą: 1) wniosek o dofinansowanie, 2) umowa o dofinansowanie, 3) sprawozdanie z realizacji projektu (okresowe, roczne, końcowe), 4) wniosek o płatność, 5) dokumenty potwierdzające zrealizowanie zadania i poniesienie wydatków (wewnętrzne i zewnętrzne). Postanowienia szczegółowe § 3 Podstawą do zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych zwane dalej dokumentami źródłowymi. Rozróżnia się dwie podstawowe kategorie dokumentacji: 1) dokumentację wewnętrzną – tworzoną na wewnętrzne potrzeby danego projektu (np. notatki robocze, ankiety, sprawozdania ze spotkań) 2) dokumentację zewnętrzną – powstającą w trakcie komunikacji jednostki ze światem zewnętrznymi dotyczącą: a)instytucji zaangażowanych we wdrażanie danego programu np. instytucji wdrażającej (obejmujące wnioski, umowy na realizacje projektów, wnioski o płatność, sprawozdania), b)organów państwowych takich jak: Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (deklaracje rozliczeniowe PIT, deklaracje ZUS), c)pozostałych spraw dotyczących realizacji projektów ( obejmujące wszelkie dokumenty finansowo-księgowe). § 4 Etapy realizacji projektu: 1) sporządzenie i złożenie do instytucji wdrażającej wniosku sporządzonego zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcji opublikowanej do danego projektu, 2) sporządzenie i podpisanie przez osoby upoważnione umowy na realizację projektu, 3) działania związane z realizacją projektu, 4) sprawozdanie z dokonanych działań – rozliczenie projektu, 5) złożenie wniosku o płatność. § 5 Dokumenty stanowiące podstawę realizacji projektów: 1. Umowa zawiera: 1) numer umowy, 2) nazwę projektu, 3) nazwę wydatków kwalifikowanych zgodnie z budżetem zawartym w projekcie, 4) termin realizacji projektu, 5) kwotę dofinansowania, 6) wysokość wkładu własnego, 7) montaż ( procentowy udział środków z dotacji z funduszy unijnych, z dotacji z Budżetu Państwa oraz z wkładu własnego), 8) zasady opisywania dokumentów potwierdzających wykonanie wydatków związanych z realizacją projektu, 9) treść zapisów stanowiących opisy merytoryczne dokumentów potwierdzające wykonanie zadania, 10) informacje o prawidłowości i poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej opatrzona podpisem sporządzonym w sposób identyfikowalny tj. pełne imię i nazwisko lub pieczęć imienna osoby upoważnionej do tych opisów oraz datę sporządzenia, 11) załączniki do umowy: a) harmonogram dofinansowania, b) plan finansowy, c) wykaz osób upoważnionych do reprezentowania Powiatu do podpisywania dokumentów, dokonywania opisów i akceptacji do wypłaty realizowanych wydatków, d) inne wymagane w danym projekcie dokumenty. 2. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w realizacji projektu - dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie który ewidencjonuje się koszty i wydatki w systemie księgowym jednostki realizującej projekt. 3. Dokumenty finansowo-księgowe obejmują: 1)umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło, 2)deklaracje ZUS ( DRA, RMUA, RZA,RCX), 3)deklaracje PIT, 4)wyciągi bankowe, 5)faktury, Faktury korygujące, noty korygujące, rachunki, 6)noty księgowe, PK- polecenia księgowania, 7)delegacje, 8)bilety na komunikację publiczną, 9)dokumenty potwierdzające używanie samochodów prywatnych pracowników do celów służbowych, 10)umowy zawarte z dostawcami towarów i usług, 11)dokumenty przetargowe jeżeli dany wydatek tego wymaga gdyż został poniesiony zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie – Prawo zamówień publicznych. 4. Oryginały dokumentów wypływają do Starostwa Powiatowego w Kluczborku ewidencjonowane są w Wydziale Organizacyjnym ( punkt obsługi klienta) w dzienniku wpływu korespondencji, następnie Kierownik jednostki lub osoba upoważniona dekretuje, kieruje do właściwej komórki, osoby upoważnionej do opisu merytorycznego. Opis merytoryczny dokonywany jest zgodnie z wytycznymi zawartymi w umowie o dofinansowaniu. Następnie przekazywane są do Wydziału Finansowego gdzie podlegają dekretacji i ewidencji w systemie księgowym (informatycznie program VULCAN finanse). 5. W celu zapewnienia prawidłowego dokumentowania operacji związanych z realizacją każdego projektu prowadzi się wydzielone są rachunki bankowe (dochodów i wydatków). Do każdego rachunku bankowego tworzy się oddzielne dzienniki oznakowane symbolem jednostki oraz skrótem nazwy projektu lub inicjałami z nazwy projektu. Dokumenty finansowo-księgowe poukładane są według kryterium rzeczowego (zgodnie z kategoriami budżetowymi zawartymi we wniosku o dofinansowanie. Dokumenty dotyczące ponoszonych wydatków związanych z realizacja każdego projektu dofinansowywanego ze środków Unii Europejskiej przechowywane są w odrębnych segregatorach , chronologicznie ponumerowane zgodnie z numeracją nadawaną przez program VULCAN oraz zgodnie z kryterium rzeczowo czasowym. W oparciu o dokumentację zarówno rzeczową jak i finansowo- księgową sporządza się sprawozdania okresowe, kwartalne, roczne i końcowe.